18 Zeitfresser im Büro

Verschwendung von Zeit und Ressourcen im Dienstleistungsbereich oder in der Produktion tragen nicht zur Wertschöpfung bei und werden vom Kunden nicht bezahlt. Verschwendung aufzudecken und ihre Ursachen zu beheben, sind zentrale Aktivitäten des Lean Management. 

Im Lean Management werden 18 Formen von Verschwendung unterschieden:

Unklare Prioritäten

Falsche oder fehlende Priorisierung von Aufgaben, Terminen oder Informationen

Zeitverlust durch Suchen 

Suchen von Dokumenten, Informationen, Gegenständen, Kollegen, Programmfunktionen, Büro- und Verbrauchsmaterial

Brachliegendes Mitarbeiterpotenzial 

Fehlender Austausch von Ideen, lange Durchlaufzeiten von der Idee bis zur Umsetzung, mangelnde Verbesserung mittels KVP-Workshops

Hohe Bestände

Viele Dokumente, Informationen, E-Mails, hohe Bestände an Rohmaterial und Fertigprodukten

Vermeidbare Arbeitsunterbrechungen

Fehlende Informationen oder Materialien für den weiteren Ablauf; Störungen durch Kollegen, kurzfristige Termine, Geräusche, Licht, Anrufe, unnötige E-Mails, Pop-ups; fehlendes Wissen bzw. Wissensmonopol

Ungünstige Intervalle 

Zu viel oder zu wenig Austausch von Dokumenten, Informationen oder Wissen; hohe Meetingfrequenz mit geringem Output

Lange Wartezeiten

Warten auf Dokumente, Informationen, Kollegen, Rückrufe, Entscheidungen, IT-Verfügbarkeit, Büro- und Verbrauchsmaterial

Unvollständige Zuarbeit

Fehlende oder unvollständige Dokumente, Informationen, Materialien, Rückrufe, Antworten oder Entscheidungen; Kollegen nicht verfügbar

Ungesundes Arbeitsumfeld

Fehlende Arbeitsplatzergonomie, Lärm, Enge, Stress, schlechte Beleuchtung, Mobbing

Mangelndes Umweltbewusstsein

Hoher Papier-, Energie- und Büromaterialverbrauch, fehlende Mülltrennung, keine Bildung von Fahrgemeinschaften, mangelndes Bewusstsein für Nachhaltigkeit

Symptombekämpfung als Problemlösungsstrategie

Probleme werden nicht bei ihrer Ursache angepackt und tauchen – mangels nachhaltiger Ansätze – immer wieder auf

Fehlende oder unzureichende Kommunikation 

Missverständnisse, unterschiedliche Erwartungshaltungen und Auffassungen, unklare Prioritäten und fehlende Vorgaben

Unzureichende Fehlerkultur 

Falsche Stammdaten, Fehler in Dokumenten, schlechte Datenqualität, falsche Unterlagen, keine Einarbeitung, fehlendes Feedback, fehlender Prozess

Unklare Ziele und Messkriterien

Umfangreiche Zielvereinbarung, Statistiken und Auswertungen werden ohne Grund und Zielgruppe geführt und ausgewertet 

Fokussierte Abteilungsoptimierung

Innerhalb der Abteilung findet eine funktionsorientierte Optimierung statt. Die Prozessperspektive wird dabei nicht beachtet

Lange Anlauf- und Auslaufzeiten

Lange Durchlaufzeit von der Produktentwicklung bis zur Produktpräsentation und von der Produktabkündigung bis zum Prozessstopp

Unnötige Komplexität

Umfangreiche IT-Systeme, mehrstufiges Genehmigungsverfahren über mehrere Hierarchieebenen, falscher Technologieeinsatz

Unnötige Schnittstellen

Fehlende Prozessbeschreibungen, hohes Abteilungsdenken, Doppeleingaben, Medienbrüche, häufige Übergaben an Kollegen