18 Zeitfresser im Büro
Verschwendung von Zeit und Ressourcen im Dienstleistungsbereich oder in der Produktion tragen nicht zur Wertschöpfung bei und werden vom Kunden nicht bezahlt. Verschwendung aufzudecken und ihre Ursachen zu beheben, sind zentrale Aktivitäten des Lean Management.
Im Lean Management werden 18 Formen von Verschwendung unterschieden:
Unklare Prioritäten
Falsche oder fehlende Priorisierung von Aufgaben, Terminen oder Informationen
Zeitverlust durch Suchen
Suchen von Dokumenten, Informationen, Gegenständen, Kollegen, Programmfunktionen, Büro- und Verbrauchsmaterial
Brachliegendes Mitarbeiterpotenzial
Fehlender Austausch von Ideen, lange Durchlaufzeiten von der Idee bis zur Umsetzung, mangelnde Verbesserung mittels KVP-Workshops
Hohe Bestände
Viele Dokumente, Informationen, E-Mails, hohe Bestände an Rohmaterial und Fertigprodukten
Vermeidbare Arbeitsunterbrechungen
Fehlende Informationen oder Materialien für den weiteren Ablauf; Störungen durch Kollegen, kurzfristige Termine, Geräusche, Licht, Anrufe, unnötige E-Mails, Pop-ups; fehlendes Wissen bzw. Wissensmonopol
Ungünstige Intervalle
Zu viel oder zu wenig Austausch von Dokumenten, Informationen oder Wissen; hohe Meetingfrequenz mit geringem Output
Lange Wartezeiten
Warten auf Dokumente, Informationen, Kollegen, Rückrufe, Entscheidungen, IT-Verfügbarkeit, Büro- und Verbrauchsmaterial
Unvollständige Zuarbeit
Fehlende oder unvollständige Dokumente, Informationen, Materialien, Rückrufe, Antworten oder Entscheidungen; Kollegen nicht verfügbar
Ungesundes Arbeitsumfeld
Fehlende Arbeitsplatzergonomie, Lärm, Enge, Stress, schlechte Beleuchtung, Mobbing
Mangelndes Umweltbewusstsein
Hoher Papier-, Energie- und Büromaterialverbrauch, fehlende Mülltrennung, keine Bildung von Fahrgemeinschaften, mangelndes Bewusstsein für Nachhaltigkeit
Symptombekämpfung als Problemlösungsstrategie
Probleme werden nicht bei ihrer Ursache angepackt und tauchen – mangels nachhaltiger Ansätze – immer wieder auf
Fehlende oder unzureichende Kommunikation
Missverständnisse, unterschiedliche Erwartungshaltungen und Auffassungen, unklare Prioritäten und fehlende Vorgaben
Unzureichende Fehlerkultur
Falsche Stammdaten, Fehler in Dokumenten, schlechte Datenqualität, falsche Unterlagen, keine Einarbeitung, fehlendes Feedback, fehlender Prozess
Unklare Ziele und Messkriterien
Umfangreiche Zielvereinbarung, Statistiken und Auswertungen werden ohne Grund und Zielgruppe geführt und ausgewertet
Fokussierte Abteilungsoptimierung
Innerhalb der Abteilung findet eine funktionsorientierte Optimierung statt. Die Prozessperspektive wird dabei nicht beachtet
Lange Anlauf- und Auslaufzeiten
Lange Durchlaufzeit von der Produktentwicklung bis zur Produktpräsentation und von der Produktabkündigung bis zum Prozessstopp
Unnötige Komplexität
Umfangreiche IT-Systeme, mehrstufiges Genehmigungsverfahren über mehrere Hierarchieebenen, falscher Technologieeinsatz
Unnötige Schnittstellen
Fehlende Prozessbeschreibungen, hohes Abteilungsdenken, Doppeleingaben, Medienbrüche, häufige Übergaben an Kollegen
Zeitfresser aufzuspüren und diese zu bekämpfen ist unsere Schlüsselkompetenz und Ihr Weg zu mehr Produktivität.
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