Die Urlaubsvertretung – wer kümmert sich in Abwesenheit um Ihren Job?

Langsam aber sicher nähern sich die Sommerferien und damit für viele Familien auch die längeren Familienurlaube. Durch die Flure vieler Unternehmen hallt deshalb der Ruf „Wer übernimmt meine Urlaubsvertretung?“.

Mit unserem heutigen Blogartikel geben wir Ihnen eine Übersicht über die verschiedenen Vertretungslösungen, listen Vor- und Nachteile auf und wie sie sich auf diese vorbereiten. Denn je nach Lösung gibt es unterschiedliche Dinge zu beachten und vorab zu klären.

Urlaubsvertretungs-Lösung 1: Die Kollegen

Die Kollegen müssen in deutschen Unternehmen wohl am häufigsten als Urlaubsvertretung „herhalten“. Die Vorteile sind dabei klar ersichtlich:

– Aufgrund der Nähe kann sehr früh mit der Übergabe begonnen werden
– Für das Unternehmen fallen keine weiteren Kosten an
– Der Kollege ist mit den internen Abläufen bereits vertraut
– Berechtigungen und Passwörter müssen nur erweitert, jedoch nicht völlig neu vergeben werden

Jedoch gibt es auch Nachteile bei der Urlaubsvertretung durch einen Kollegen:

– In der heutigen Zeit sind viele Arbeitnehmer an der Belastungsgrenze. In ohnehin spärlich besetzten Büros wird da jede zusätzliche Aufgabe zum Problem. Es besteht die Gefahr, dass viele Aufgaben in der Abwesenheit nur halbherzig erledigt werden
– Die Vertretung bedeutet auch: Eine Hand wäscht die andere! Das bedeutet, dass beim nächsten Mal Sie die Vertretung des Kollegen übernehmen werden. Dann liegt die Doppelbelastung bei Ihnen
– Häufig bestehen auch zwischen Kollegen gewisse Konkurrenzsituationen

Urlaubsvertretungs-Lösung 2: Der Azubi

Die Vorraussetzungen für eine Vertretung durch den Azubi sind die folgenden:

– Auch hier fallen keine Kosten für weiteres Personal an
– Es sollte bedacht werden, dass der Azubi von Zeit zu Zeit die Berufsschule besucht
– Auch Auszubildende kennen das Unternehmen und die internen Abläufe
– In der Regel jedoch muss aus Gründen von mangelnder Erfahrung die Übergabe beim Azubi wesentlich genauer erfolgen
– Häufig ist die Herausforderung für den Azubi zu groß. Beachten Sie auch, dass ein Azubi nie als komplett vollwertige Arbeitskraft eingesetzt werden kann – und darf. Bestimmen Sie deshalb also eine Ansprechperson
– Azubis sind noch nicht so an das Arbeitsleben gewöhnt wie Ihre Kollegen. Achten Sie also darauf, dass die Belastung in Ihrer Abwesenheit nicht zu hoch wird!

Urlaubsvertretungs-Lösung 3: Die Aushilfe

Ähnliches gilt auch für Aushilfen, die bereits im Unternehmen mitarbeiten.

– Aushilfen gibt es für viele unterschiedliche Tätigkeiten. Achten Sie darauf, dass die Aushilfe auch für Ihren Bereich geeignet ist und mit jedem Ihrer Kollegen gut zusammenarbeiten kann.
– Bei vielen Aushilfen handelt es sich um Personen, die nicht voll zur Verfügung stehen, beispielsweise Studenten oder Mütter
– Häufig haben Aushilfen bestimmte Auflagen im Arbeitsvertrag, vor allem die Stundenanzahl betreffend. Kann die Aushilfe Ihren Job auch übernehmen, wenn weniger Zeit zur Verfügung steht?

Urlaubsvertretungs-Lösung 4: Die externe Urlaubsvertretung

In den meisten Fällen ist die externe Lösung auch die Beste.

– Ihre Kollegen werden neben ihrer eigentlichen Arbeit nicht weiter belastet
– Jedoch ist die finanzielle Belastung höher
– Legen Sie rechtzeitig fest, welche Qualifikationen und Eigenschaften Ihre Vertretung haben sollte und kommunizieren Sie das klar
– Bei einem externen Dienstleister sollten Sie selbstverständlich mehr Zeit für die Übergabe einplanen, da der Mitarbeiter nicht mit den Abläufen und Prozessen vertraut ist
– Denken Sie daran, dass im Voraus alle Passwörter und Zugänge erstellt werden und zur Verfügung stehen

Urlaubsvertretungs-Lösung 5: Keine

Das ist mit Sicherheit nicht die Ideallösung und sollte unter allen Umständen verhindert. werden, da in diesem Fall in Ihrer Abwesenheit Ihre Arbeit liegen bleibt. Jedoch ist es leider in manchen Situationen (vor allem wenn alle Kollegen bereits überlastet sind und kein Geld für eine externe Lösung da ist) gegeben, dass keine Vertretung gefunden werden kann. Das Problem: Es kann vorkommen, dass Ihre Kollegen oder Ihre Vorgesetzten Sie im Urlaub behelligen. Keine schönen Aussichten für die nächste Reise! Wie Sie sich auf diese Situation vorbereiten:

– Handeln Sie unverzüglich und sprechen Sie ihren Chef auf etwaige Lösungsvorschläge an. Vielleicht können zumindest einige wichtige Aufgaben intern oder extern vergeben werden.
– Strukturieren Sie alle Aufgaben und haben Sie dabei Ihre Abwesenheit im Blick. Was muss unbedingt noch erledigt werden? Können Sie Projekte bereits abschließen?
– Beginnen Sie bereits im Vorfeld damit, Aufgaben langsam aber sicher zu delegieren und scheuen Sie sich nicht, bei neuen Aufgaben auch einmal „nein“ zu sagen
– Legen Sie Zeiten fest, wann Sie auch im Urlaub einmal bei absoluten Notfällen erreichbar sind. Jedoch: Ihre Erholung muss absoluten Vorrang haben!

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