Mit diesen Fragen kommen Sie weiter – Klare Aufgaben definieren

Nur ein klar definierter Auftrag ist auch ein guter. Wissen Sie immer genau, was Ihr Vorgesetzter im Detail von Ihnen will, wenn er eine Aufgabe an Sie weiterleitet? Vermutlich nicht. Stellen Sie im Verlauf der Arbeit immer wieder fest, dass Ihnen wichtige Informationen zur Erledigung fehlen? Vermutlich ja.

Unser Tipp: Stellen Sie die richtigen Fragen, bis Sie genau wissen, welche Ergebnisse von Ihnen erwartet werden.

Nutzen Sie die gängigen W-Fragen:

Stellen Sie oft fest, dass Ihr Chef ein anderes Ergebnis von Ihnen erwartet hat, wenn Sie ihm die fertige Arbeit präsentieren? Dann war es nicht klar, um was es eigentlich ging. Das ist sehr ärgerlich, denn Sie haben vergebens Zeit und Mühe aufgebracht, müssen von vorne anfangen und Ihr Vorgesetzter ist unter Umständen verärgert. Im schlimmsten Fall platzt eine gesetzte Deadline oder ein Kundenauftrag.

Seien Sie also hartnäckig und fragen Sie Ihren Chef alles, was sie wissen müssen – bevor Sie mit der Arbeit beginnen!

Nutzen Sie dafür alle gängigen W-Fragen, um Ihre Ziele genau abzustecken.

1. Was?

Klären Sie genau ab, um was es in dem Auftrag exakt geht. Fragen Sie dabei auch nach, wie detailliert die Ergebnisse vorliegen müssen oder in welcher Qualität. Das ist für Ihre Zeitplanung entscheidend. Je genauer Sie diese Fragen klären, desto zielgerichteter können Sie sich an Ihre Aufgaben machen.

2. Wann?

Klären Sie, bis zu welchem Zeitpunkt die Ergebnisse vorliegen sollen. Denn zu jedem klar definierten Ziel gehört auch eine eindeutige Deadline. Bei umfangreichen Aufgaben macht es durchaus Sinn, Teilschritte zu definieren, die wiederum in Deadlines aufgeteilt sind. Schauen Sie sich hierzu unseren Blogeintrag zur Salamitaktik an.

Unser Tipp: Lassen Sie sich nicht abspeisen mit einer ungenauen Terminvorgabe! So vermeiden Sie auch Nachfragten wie „Wie weit sind Sie mit diesem Projekt?“

3. Wie?

Fragen Sie, in welcher Art Ihr Chef die Ergebnisse präsentiert haben möchte.

Häufig wird es ausreichen, wenn Sie Ihre Ergebnisse in einer kurzen Notiz zusammenfassen und sie an Ihren Vorgesetzten senden. Es kann aber auch sein, dass Ihre Ergebnisse für eine Präsentation vor Kunden vorliegen muss. Das müssen Sie selbstverständlich im Voraus wissen, da Sie diese Zeit entsprechend einplanen müssen.

4. Wer?

Fragen Sie nach, welche Personen in den Auftrag mit einbezogen werden sollten.

Oft ist es leider viel zu spät, dass Informationen bei Ihnen landen. Denn manchmal arbeiten Kollegen bereits an Ihrem Projekt oder haben bereits Informationen und Daten, die Ihnen bei der Erledigung der Aufgabe helfen.

Fragen Sie deshalb Ihren Chef oder direkt in Ihrem Kollegenkreis.

– Gibt es schon vergleichbare Projekte, die bereits erledigt sind oder deren Vorlagen Sie verwenden können?
– Welche Kollegen haben sich damit bereits beschäftigt?
– Woher können Sie Informationen erhalten?
– Mit wem sollten Sie sich über das Projekt unterhalten?

Diese Frage kann Ihnen die Arbeit am Projekt immens vereinfachen!

Schlechte Aufgabendefinitionen sind eine häufige Folge mangelhafter unternehmerischer Planung.

Lassen Sie uns Ihnen dabei helfen!