Große Aufgaben strukturiert angehen – Unsere sieben Schritte zur Aufgabenbewältigung

Häufig bekommen wir von unseren Vorgesetzten große und zeitintensive Aufgaben, deren Ausmaß uns schier zu „erschlagen“ droht und bei welchen wir gar nicht recht wissen, wo wir anfangen sollen. Welcher Schritt kommt zuerst? Was ist überhaupt sinnvoll? Wo finde ich die benötigten Informationen? Solche Fragen tauchen in diesen Situationen ganz automatisch auf und wir finden einfach nicht den richtigen Einstieg. Doch wenn Sie große Aufgaben mit der nötigen Struktur angehen, wird es einfacher, das gewünschte Ergebnis zu liefern.

Entscheidend ist vor allem, dass der Auftrag zu Beginn korrekt geklärt wird. Die weiteren Schritte ergeben sich somit häufig bereits automatisch. Sinnvoll ist es in jedem Fall bevor Sie mit der eigentlichen Arbeit beginnen, die Aufgabe Schritt für Schritt zu analysieren und dann jedes ToDo einzeln und je nach Priorität anzugreifen.

1. Klären Sie den Auftrag korrekt ab!

Sein Sie an dieser Stelle einmal ehrlich zu sich selbst – Wissen Sie bei jedem Auftrag oder jeder Aufgabe immer sofort, was zu tun ist? Vermutlich nein. Denn viele Vorgesetzte formulieren ihre Ideen oder Pläne nur sehr vage. Dies liegt natürlich auch am Zeitdruck, unter denen Führungskräfte stehen.

Sie sollten speziell die folgenden Punkte nachfragen:

– Welcher Zweck wird mit der Aufgabe eigentlich erfüllt?
– Wer ist der Kunde oder wer sind die Kollegen, die an dem Auftrag mitarbeiten sollen?
– Welchen Anforderungen muss das Ergebnis letztendlich entsprechen?
– Woran wird das Ergebnis final gemessen (Quantität, Qualität….)

2. Formulieren Sie Ziele!

Sofern die oben genannten Fragen beantwortet sind, so lässt sich aus diesen das Ziel der Aufgabe ableiten, z.B.: Vergleich von drei unterschiedlichen Softwareherstellern für Rechnungswesen bis zum 15. Juli, o.Ä.

3. Sammeln Sie Informationen!

Sammeln Sie anschließend alle relevanten Informationen zum Auftrag. Zum Beispiel:

– Was muss ich über den Kunden wissen?
– Welche Chancen ergeben sich?
– Welche Risiken bestehen?
– Welche Mittel stehen zur Aufgabenerfüllung zur Verfügung?

4. Stellen Sie einen Plan auf!

Einfacher gesagt: Wer macht was womit und bis wann? Fixieren Sie diesen Plan schriftlich und teilen Sie diesen mit allen Beteiligten!

5. Gehen Sie in die Umsetzung!

Wenn festgehalten wurde, wer welche Aufgaben bis wann zu erledigen hat und vor allem in welcher Reihenfolge diese zu erledigen sind, dann können Sie an die eigene Umsetzung Ihres Plans herangehen! Wichtig dabei: gehen Sie Schritt für Schritt vor und erledigen Sie die Aufgabe in kleinen und kontinuierlichen Etappen! Zu Beginn schient Ihnen der Aufwand sehr groß, doch nach und nach werden Sie sehen, dass sich die Gesamtaufgabe wie ein Puzzle zusammensetzt. Nach Ihren Vorüberlegungen können Sie nun viel zielgerichteter und effektiver Ihrer Arbeit nachgehen. Auch das Risiko, am gewünschten Gesamtergebnis „vorbeizuarbeiten“ ist damit deutlich gesunken.

6. Führen Sie Kontrollen durch!

Am Ende sollten Sie das Erreichte noch mit Ihrer Zieldefinition vergleichen. Haben Sie alles in der gewünschten Qualität und Quantität erreicht und können das Ergebnis präsentieren? Kann der Vorgesetzte Ihre Gedankengänge und Vorgehensweise nachvollziehen?

7. Sammeln Sie immer mehr Erfahrung!

Lernen Sie aus diesem Auftrag! Es wird nicht der letzte sein. Was lief besonders gut? Womit hatten Sie die meisten Probleme und was können Sie beim nächsten mal besser machen? Notieren Sie sich Ihre Überlegungen und fragen Sie auch Ihren Vorgesetzten nach seiner Einschätzung! So werden Sie immer besser und besser und werden im Ihrem Unternehmen mehr und mehr Wert stiften – und somit nicht zuletzt auch sich selbst!