So bereiten Sie Meetings richtig vor

Meetings vorzubereiten gehören zu Ihren Aufgaben als Führungs- oder Fachkraft. Doch für viele ist ein Meeting oder eine Besprechung aufgrund der Häufigkeit und der Dauer eine Qual. Denn statt zielführend und kurz die geplanten Themen zu besprechen, ufern Meetings häufig aus und werden als unnötig lang oder uninteressant empfunden.

Das zeige leider auch Statistiken: Laut Studien verbringen wir 15 % unserer Arbeitszeit in Meetings, Führungskräfte sogar häufig wesentlich mehr. Jährlich werden im schnitt 37 Milliarden US-Dollar durch lange und schlecht vorbereitete Meetings verschwendet.

Das Problem dabei sind nicht die Besprechungen an sich, sondern vor allem eine schlechte Durchführung. 

Damit Besprechungen zeitsparend und vor allem effizient abgehalten werden können, ist eine professionelle und zielgerichtete Vorbereitung und Auswertung im Unternehmen unerlässlich. So führt das nächste Meeting zu einem raschen und guten Ergebnis.

In unserem Ratgeber möchten wir Ihnen 7 Tipps mit auf den Weg geben, um Sie zum Helden jedes zukünftigen Meetings zum machen:

1. Ist ein Meeting überhaupt der richtige Weg?

Meetings haben viele Vorteile, doch manchmal sind sie schlicht überflüssig. Bevor eine Anfrage zum Meeting verschickt wird, sollte genau hinterfragt werden, ob das Thema sich dafür eignet, im Rahmen eines Meetings besprochen zu werden. Vieles im Unternehmen lässt sich auch „auf dem kurzen Dienstweg“ per Mail oder Telefon abklären.

2. Die Wahl der Gäste – Weniger ist mehr!

Machen Sie sich im Vorfeld darüber Gedanken, welche Gäste zur Besprechung eingeladen werden. Zu große Gruppen sind häufig nicht zielführend und können das Meeting unnötig aufblähen. Denken Sie also auch an den wirtschaftlichen Aspekt beim Meeting!

Steve Jobs war beispielsweise dafür bekannt, nur wenige relevante Personen zu Meetings einzuladen. 

3. Die Agenda – Die Tagesordnung im Meeting

Eine gut durchdachte und organisatorisch geplante Tagesordnung schafft bei Ihnen als Sitzungsleiter vor allem Sicherheit. Versuchen Sie in Ihrer Planung auch mögliche Störungen, Einwände, Kritikpunkte oder Fragen Ihrer Gesprächspartner ein und überlegen Sie sich im Vorfeld Entgegnungen auf diese.

Teilen Sie im Vorfeld des Meetings die offizielle Agenda. So kann sich jeder Teilnehmer vor Beginn des Meetings auf die Themen und die Dauer des Meetings einstellen. Auch der Ablauf, bzw. die Prioritäten sollten gewichtet werden. Beginnen Sie mit den wichtigsten Themen und enden Sie mit den unwichtigsten!

4. Vorgehen zur Problemlösungen

Häufig werden Meetings einberufen, um Lösungen für anspruchsvolle oder strategische Probleme zu finden. Deshalb empfiehlt es sich, nach festen Strukturen vorzugehen.

Hierfür möchten wir Ihnen unsere Checkliste für Problemlösungen ans Herz legen:

4.1 Ihre Checkliste für Problemlösungen

1. Die Problemanalyse
– Das Problem muss ausführlich und eindeutig beschrieben werden
– Die Ursache des Problems muss ermittelt werden
– Die Zielrichtung für Vorschläge zur Problemlösung sollen festgelegt werden
– Terminierung des Ziels

2. Entwickeln von Vorschlägen zur Problemlösung
– Entwickeln und Sammeln von Lösungsvorschlägen
– Ordnen und Weiterentwickeln von Ideen
– Ideen und Vorschläge sollten auf die Realisierbarkeit überprüft werden
– Sind die Lösungsalternativen realistisch und machbar?

3. Bewertung der Ideen und Lösungsalternativen
– Festlegen der Kriterien für die Gewichtung
– Gewichtung der Kriterien
– Bewertung der Lösungsalternativen auf Basis der festgelegten Kriterien
– Erstellung einer Rangfolge

4. Wählen der richtigen Problemlösung
– Auswahl der Variante, die realisiert werden soll
– Plausible Begründung für die Auswahl
– Risiken festhalten
– Dokumentieren von Entscheidungsverfahren

5. Planen der Maßnahmen
– Erstellung eines Maßnahmenkatalogs für die gewählte Problemlösung
– Ablauf- und Zeitplan festlegen
– Planung der erforderlichen Finanzen, Personal und Sachmittel
– Planen von Kontrollmaßnahmen und Kontrollterminen

5. Das richtige Zeitmanagement

Gutes Zeitmanagement ist essenziell für Besprechungen. Achten sie darauf, dass Ihre Meetings möglichst pünktlich beginnen und die im Vorfeld eingeplante Zeit eingehalten wird. 

Unser Tipp: Falls es sich um Meetings handelt, die zeitlich kurz geplant sind, halten Sie diese im Stehen ab! Diese auf Dauer unbequeme Haltung führt dazu, dass sich dir Beteiligen kurz und knapp halten.

6. Die richtige Moderation

Eine gute Moderation zeichnet sich auch dadurch aus, dass Sie bei längeren oder nicht zielführenden Diskussionen „rettend“ eingreifen. Denn neben der guten Vorbereitung ist auch eine gute Moderation für ein Meeting der Schlüssel zur Effizienz. Weisen Sie Störenfriede zurecht und lassen Sie auch stille Teilnehmer, z.B. durch direkte Ansprache oder Fragen zur Rede kommen! Geben Sie die Besprechungsschwerpunkte bekannt und verweisen Sie auf die geplante Dauer des Meetings. So gibt es für alle Teilnehmer keine bösen Überraschungen!

7. Protokollieren – Ergebnissicherung!

Meetings sollten gut protokolliert werden, um die Ergebnisse und das Besprochene für die Zukunft schriftlich festzuhalten!  Keine Besprechung im Unternehmen sollten stattfinden, ohne dass getroffene Vereinbarungen nicht anschließend schriftlich festgehalten werden und sei es nur als Besprechungsnotiz.

Bei vielen Meetings ist es allerdings ausreichend, das reine Besprechungsergebnis zu protokollieren, zum Beispiel das Festlegen von Verantwortlichkeiten („Wer tut was“)

Unser Tipp: Bei längeren Gesprächen, oder bei sehr wichtigen Themen ist es durchaus sinnvoll, Tonaufnahmen zu machen und diese im Nachgang an die Besprechung schriftlich zu fixieren. So ist gewährleistet, dass garantiert nichts wichtiges Vergessen wird. Solche Tonaufnahmen lassen sich heutzutage problemlos und einfach mit jedem Smartphone festhalten. Wichtig ist hierbei, dass alle Anwesenden mit der Tonaufnahme einverstanden sind!

Falls Sie als protokollführender Teilnehmer an der Besprechung eine Aussage nicht verstanden haben, fragen Sie direkt nach, um das Gesagte zu notieren. So vermeiden Sie, dass der Betroffene sich an seine Aussage im Nachgang unter Umständen selbst nicht mehr erinnert.

Wie das Protokollieren in der Praxis funktioniert und welche Arten von Protokollen es gibt, erfahren Sie in unserem nächsten Post.