So steigern wir unsere Effizienz: 10 Geheimtipps für mehr Produktivität bei Besser Leben AG

Die richtigen Dinge richtig tun!

In unseren Büroräumen der Firma „Besser Leben AG“ ist immer etwas zu tun. Unser Unternehmen läuft gut und die knapp 25 Angestellten in der Administration sind arbeitstechnisch immer gut ausgelastet. Die anfallende Arbeit ist unter uns Kollegen aufgeteilt, sodass sie normalerweise innerhalb eines regulären Arbeitstages vollständig erledigt werden könnte. In der Realität sieht das jedoch oftmals anders aus. Ganz egal wie fleißig und engagiert wir bei der Arbeit auch sein mögen, diverse Ablenkungen, die im Büro lauern, beeinträchtigen die Produktivität jedes Einzelnen. Unser Geschäftsführer hat das Problem erkannt und engagiert einen Coach, der uns allen wichtige und nützliche Tipps für eine schnellere, effizientere und produktivere Arbeitsweise vermitteln soll. Bei einem Meeting mit der gesamten Belegschaft in unserem firmeneigenen Konferenzraum hält ein Experte im Bereich der Lean-Methoden einen interessanten Vortrag. Folgende 10 Tipps haben wir mitgenommen und umgesetzt.

  • Ziele klar definieren Besonders wichtig für eine produktive und zügige Arbeitsweise ist es, sich selbst die wichtigsten Ziele abzustecken und diese konsequent zu verfolgen. Hilfreich kann es beispielsweise sein, vor Bearbeitung eines Projekts eine klare Struktur zu entwickeln, die sowohl die zu erreichenden Ziele als auch die notwendigen Schritte hierzu enthält. Eine solche Struktur dient als solider Leitfaden und kann eine unterstützende Position einnehmen.
  • Erreichbarkeit einschränken Um uns auf die zu erledigenden Arbeiten konzentrieren zu können, müssen wir unsere Kommunikationsmittel manchmal einfach beiseiteschaffen. Es ist in unserer heutigen Gesellschaft zwar untypisch, dennoch aber äußerst effektiv, das Handy oder Telefon während der Arbeit einfach mal abzuschalten. Eine ständige Erreichbarkeit lenkt enorm von der Arbeit ab und stört den Ablauf der regulären Arbeitsprozesse erheblich.
  • Prioritäten setzen In den meisten Büros gibt es immer jede Menge zu tun. Viele Dinge sind jedoch nur von zweitrangiger Bedeutung und können warten. Wir wägen daher ab, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und erledigen diese stets zuerst.
  • Lernen, „nein“ zu sagen Einsatz- und Hilfsbereitschaft sind zwar tolle Eigenschaften, können unserer Produktivität jedoch erheblich schaden. Es ist nicht besonders effizient, wenn wir unseren Kollegen jeden noch so winzigen Gefallen tun und uns als Freiwillige für die Übernahme jeder Aufgabe bereiterklären. Stattdessen sollten wir lernen, auch mal Nein zu sagen und anderen den Vortritt lassen. Nur so gelingt es uns, unseren gesetzten Zielen näherzukommen.
  • Fokus festlegen Unsere Ziele sind klar definiert, nun kommt es nur noch auf den richtigen Fokus an. Wir wenden all unsere Aufmerksamkeit den Dingen zu, die sie auch wirklich verdienen, und lassen uns nicht von Kleinigkeiten aus dem Konzept oder von unserem Zeitplan abbringen.
  • Meetings zeitlich begrenzen Meetings sind regelrechte Zeitfresser. Zwar sind regelmäßige Besprechungen mit den Kollegen wichtig für eine funktionierende Zusammenarbeit, oftmals werden diese jedoch unendlich in die Länge gezogen. Auf diese Weise geht viel wertvolle Zeit verloren. Sinnvoll ist es, bereits vor dem Meeting einen zeitlichen Rahmen festzulegen, der sodann auch eingehalten wird, um die Produktivität der Mitarbeiter nicht zu gefährden.
  • Ausreichend Wasser trinken Ein sehr simpler Trick ist es, während der Arbeit viel Wasser zu sich zu nehmen. Dies fördert die Konzentration, wirkt Müdigkeit und Erschöpfung entgegen und steigert die Leistungsfähigkeit.
  • Arbeiten im Home Office Ein weiterer wertvoller Tipp für eine rundum zielführende und schnellere Arbeitsweise kann das Arbeiten im Home Office darstellen. Die meisten Menschen arbeiten im Home Office weitaus besser und konzentrierter als im Büro. Grund hierfür ist vermutlich, dass es in den eigenen Wänden weniger Ablenkungen durch den normalen Büroalltag gibt. Eine vollständige Umstellung auf das ausschließliche Arbeiten im Home Office ist jedoch nicht für jeden geeignet und daher auch nicht zu empfehlen. Am besten eignet sich eine gelungene Mischung zwischen dem Arbeiten im Büro und dem Arbeiten von zu Hause.
  • Pausen machen Regelmäßige Pausen sind enorm wichtig, um dem Körper etwas Erholung zu gönnen und neue Lösungsansätze und Ideen zu entwickeln. Studien belegen sogar, dass wir leistungsfähiger und fokussierter arbeiten, wenn wir hin und wieder Pausen einlegen.
  • Bewegung in den Alltag einbauen Ein Tag im Büro ist oftmals nicht sehr bewegungsreich. Damit sowohl der Kreislauf in Schwung kommt als auch der Körper einen Ausgleich erhält, sollten wir versuchen, mehr Bewegung in unseren Arbeitsalltag zu bringen. Für Spaziergänge an der frischen Luft eignen sich die Mittagspausen beispielsweise hervorragend. Wir versuchen so oft wie möglich, von unserem Stuhl aufzustehen und nicht alle Aufgaben ausschließlich im Sitzen zu verrichten.

Info

Nach dem gemeinsamen Meeting sind wir alle davon beeindruckt, mit welchen simplen Tricks und Tipps die Arbeitsweise verbessert werden kann. Der Vortrag ist ein regelrechter Ansporn für uns alle und die meisten beginnen unmittelbar damit, den einen oder anderen Tipp in der Praxis anzuwenden.