Warum das Lean Performance Office besuchen?
Unternehmen sind schon im kleinen Rahmen komplexe Konstrukte mit teils unübersichtlichen Prozessen. Je größer eine Firma wird, desto schwieriger gestaltet sich der Überblick. Ein lästiges Nebenprodukt von all dem sind ausufernde Verwaltungsaufgaben, mit denen sich Büroangestellte tagtäglich konfrontiert sehen. Es bleibt immer weniger Zeit für das Wesentliche, weil immer mehr dazukommt. Oft ist der Schreibtisch am Abend noch voller als am Morgen. Ein echtes Fiasko, das früher oder später auf die Stimmung der Belegschaft drückt. Leider hat sich der Großteil der Firmen in den letzten Jahren ausschließlich auf Verbesserungspotenziale in der Produktion konzentriert, den dahinterstehenden Verwaltungstrakt allerdings gänzlich außen vorgelassen. Ewig konnte das nicht gutgehen.
Verständnis der Herausforderungen:
Das Lean Service Institute kennt die zahlreichen Geschichten entnervter Führungskräfte und Mitarbeitenden, die unter dem zunehmenden Produktivitätsverlust leiden. Doch anstatt lediglich zuzuhören, haben wir es uns in den letzten Jahren zur Aufgabe gemacht, praxiserprobte Strategien in Trainings zu packen, damit diese unmittelbar von den Betroffenen dauerhaft und wirksam angewendet werden können. Nach dem Motto: Klares Büro, klarer Kopf, klare Gedanken führen wir über 300 Menschen jährlich durch unser Büro.
Unterschiedliche Herausforderungen im Büro:
Im Büro gibt es nun mal gänzlich andere Herausforderungen als in der Produktion. Die Büroarbeit ist weniger transparent und es gibt weniger sichtbare Prozesse, sodass man nicht auf den ersten Blick erkennen kann, wo Handlungsbedarf besteht.
Darüber hinaus ist die Arbeit im Büro auch sehr viel individueller als in der Produktion. Jeder hat seinen Arbeitsplatz und arbeitet dort auch gerne „wie er/sie möchte“, also individuell. In der Produktion gibt es vielmehr haptische Elemente und Standards.
Warum Lean Office nicht überall verankert ist
Wir haben selbstverständlich eine Ursachenanalyse mit unseren Kunden durchgeführt, da auch wir dem Problem auf den Grund gehen wollten.
Größter Faktor war – wie überall im Leben – die fehlende Zeit, sich mit dem Thema Lean im Büro zu beschäftigen. Hinzu kommt das fehlende Wissen, was Lean im Büro überhaupt bedeutet und was es dem Unternehmen bringen kann. Veränderungen fallen Menschen grundsätzlich schwer, wenn sie aber den Sinn hinter einer Veränderung nicht kennen, sehen sie keinen Anlass dafür, es zu versuchen. Weitere Themen sind fehlende Kapazitäten und der direkte 1-zu-1-Transfer von Produktion auf die Verwaltung.
Unsere Befragung zeigt, dass häufig in der Führungsetage die Vorstellungskraft fehlt, dass Lean Büro wirklich einen Mehrwert bringt.
Häufige Aussagen und Missverständnisse
Mehrfach haben wir die Aussage gehört: „Der Fokus liegt auf der Produktion, denn wir müssen liefern. Hier verdienen wir unser Geld und das hat Priorität.“ Das Büro läuft quasi nur nebenbei. Ein Verbesserungspotenzial wird selten erkannt und wenn, stellt sich meist die Frage, ob es denn „wirklich sein muss“, weil es doch bisher auch so geklappt hat.
Dienstleistungsunternehmen und Lean Office:
Anders ist es in Dienstleistungsunternehmen. Hier liegt die Wertschöpfung nicht in der Produktion. Hier stellt sich eher die Frage: Was ist hier die Wertschöpfungskette? Oder anders gesagt: Wie können wir unserem Kunden einen noch höheren Mehrwert bieten? Somit müssen wir auch hier am Bewusstsein arbeiten.
Das Musterbüro als Lösung
Zur Umsetzung des Lean Office benötigen wir ein Musterbüro. Wir wollen damit die Ergebnisse für die Kunden „sichtbar“ machen. Damit wir Menschen für das Thema Lean Office begeistern können, ist es wichtig, dass nicht nur graue Theorie erzählt wird, sondern auch die Umsetzung in der Praxis direkt „begreifbar“ gemacht wird. Ein Büro „zum Anfassen“ sozusagen.
Direkte Umsetzungsbeispiele und Austausch:
Wir möchten in diesem Musterbüro direkte Umsetzungsbeispiele – zur Anwendung im eigenen Unternehmen – liefern. Weiters dient das Musterbüro dann auch zum Austausch zwischen Lean-Office-Interessierten und bereits Lean-Office-Verwendern. Wir möchten einen Treffpunkt für alle bieten.
Ziele des Lean Performance Office:
Ziel ist es, den Menschen wieder mehr Zeit zurückzugeben, indem wir ihnen zeigen, wie sie die Zeitfresser im Büro minimieren können. Wir möchten die Umsetzung begleiten und stehen jederzeit mit Rat und Tat, sozusagen als „Umsetzungspartner“, zur Seite. Unser Bestreben ist es, dass die Menschen ihre tägliche Arbeit wieder mit mehr Spaß und Leichtigkeit erledigen können, weil sie den Sinn dahinter erkennen und die Abläufe strukturierter sind.
Motivationsschub für Teilnehmer:
Wir möchten allen Teilnehmern der Lean-Office-Touren einen ordentlichen Motivationsschub mitgeben, damit sie direkt am nächsten Tag mit der Umsetzung in ihrem Unternehmen starten.
Entstehung des Lean Performance Office:
Wir haben lange darüber nachgedacht, wie wir am besten eine Lösung herbeiführen könnten und haben dann unser Lean Performance Office ins Leben gerufen. Unsere Kunden haben uns ihr Leid darüber geklagt, dass die Produktivität verloren gegangen ist und das zu genervten und unmotivierten Mitarbeitern und Führungskräften geführt hat. Das hat uns dazu gebracht, dass wir diese Situation ändern wollen. Wir haben in den letzten Jahren Strategien entwickelt, diese dann in der Praxis geprobt und schlussendlich in Trainings verpackt, welche von den Betroffenen direkt angewendet werden können.
Unser Angebot…
Jährlich führen wir über 300 Menschen durch unser Büro und bringen ihnen unser Motto „Klares Büro – klarer Kopf – klare Gedanken“ näher.
Unser Lean Performance Office erstreckt sich auf 161 Quadratmeter und bietet dort alles, was das (Büro-)Herz begehrt. Wir überzeugen mit schlanken Strukturen, effektiven Prozessen und vor allem einer übersichtlichen Verwaltung aller zu erledigenden Aufgaben. Die Teilnehmer dürfen sich hier austoben. Wir gestatten den Interessierten auch Fotos zu machen, damit sie die erworbenen Eindrücke direkt mitnehmen können.
Die anschließende Umsetzung im eigenen Unternehmen ist nur der logische nächste Schritt – den wir gerne mit begleiten.
