Unsere Bewerbung für den LeanBaseAward

Der LeanBaseAward ist eine Auszeichnung, die von der LeanBase-Community vergeben wird. Der Award würdigt herausragende Projekte, Unternehmen oder Personen, die Lean-Management-Prinzipien besonders erfolgreich anwenden und Innovationen im Bereich Prozessoptimierung vorantreiben. Der Fokus des LeanBaseAwards liegt darauf, die besten Umsetzungen von Lean-Methoden in verschiedenen Branchen hervorzuheben und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Gewinner profitieren von Anerkennung innerhalb der Lean-Community und haben die Möglichkeit, ihre Erfolgsstrategien auf Plattformen wie der LeanBase zu präsentieren.

Warum wir uns für den LeanBaseAward beworben haben

Nach den Erkenntnissen der Corona-Pandemie ist für viele Unternehmen und vor allem Arbeitnehmer klar, dass hybride Arbeitsmodelle wohl die Zukunft sind. Der Arbeitsraum ist im Wandel. Reine Präsenzwochen wird es nach Experteneinschätzung demnach kaum noch geben. Trotzdem bleibt das Büro die zentrale Begegnungsstätte. Damit werden viele weiterhin auf altbekannte Probleme und Herausforderungen treffen. Viele haben über einen langen Zeitraum ihre Nester gebaut und mussten in den letzten beiden Jahren einfach zu viel umstellen. Und wer umstellt, sortiert nicht. Wann gestaltest auch Du es zu Ende?

Unternehmen sind schon im kleinen Rahmen komplexe Konstrukte mit teils unübersichtlichen Prozessen. Je größer eine Firma dabei wird, desto schwieriger gestaltet sich der Überblick. Ein lästiges Nebenprodukt von all dem sind natürlich auch ausufernde Verwaltungsaufgaben, mit denen sich Büroangestellte tagtäglich konfrontiert sehen. Es bleibt immer weniger Zeit für das Wesentliche, weil immer mehr dazukommt. Oft ist der Schreibtisch am Abend noch voller als am Morgen. Ein echtes Fiasko, das früher oder später auf die Stimmung der Belegschaft drückt. Leider hat sich der Großteil der Firmen in den letzten Jahren ausschließlich auf Verbesserungspotenziale in der Produktion konzentriert, den dahinterstehenden Verwaltungstrakt allerdings gänzlich außen vorgelassen. Ewig konnte das nicht gutgehen.

Das Lean Service Institute kennt die zahlreichen Geschichten entnervter Führungskräfte und Mitarbeitenden, die unter dem zunehmenden Produktivitätsverlust leiden. Doch anstatt lediglich zuzuhören, haben wir es uns in den letzten Jahren zur Aufgabe gemacht, praxiserprobte Strategien in Trainings zu packen, damit diese unmittelbar von den Betroffenen dauerhaft und wirksam angewendet werden können. Nach dem Motto: Klares Büro, klarer Kopf, klare Gedanken führen wir über 300 Menschen jährlich durch unser Büro.
Doch warum und wie ist das Ganze entstanden?

IST-Zustand

Im Büro gibt es nun mal gänzlich andere Herausforderungen, als in der Produktion.
Die Büroarbeit ist weniger transparent und es gibt weniger sichtbare Prozesse, sodass man nicht auf den ersten Blick erkennen kann, wo Handlungsbedarf besteht.
Darüber hinaus ist die Arbeit im Büro auch sehr viel individueller als in der Produktion.
Jeder hat seinen Arbeitsplatz und arbeitet dort auch gerne „wie er/sie möchte“, also individuell. In der Produktion gibt es vielmehr haptische Elemente und Standards.

Woher kommt diese Situation in dem Büro?

Größter Faktor war –wie überall im Leben –die fehlende Zeit sich mit dem Thema Lean im Büro zu beschäftigen. Hinzu kommt das fehlende Wissen, was Lean im Büro überhaupt bedeutet und was es dem Unternehmen bringen kann. Veränderungen fallen Menschen grundsätzlich schwer, wenn sie aber dann den Sinn hinter einer Veränderung nicht kennen, sehen sie keinen Anlass dafür, es zu versuchen.Weitere Themen sind fehlende Kapazitäten und der direkte 1zu1-Transfer von Produktion auf die Verwaltung.
Unsere Befragung hat gezeigt, dass häufig in der Führungsetage die Vorstellungskraft fehlt, das Lean Büro wirklich einen Mehrwert bringt.Mehrfach haben wir die Aussage gehört: „Der Fokus liegt auf der Produktion, denn wir müssen liefern. Hier verdienen wir unser Geld und das hat Priorität.“Das Büro läuft quasi nur nebenbei. Ein Verbesserungspotenzial wird selten erkannt und wenn, stellt sich meist die Frage, ob es denn „wirklich sein muss“, weil es doch bisher auch so geklappt hat.
Anders ist es in Dienstleistungsunternehmen. Hier liegt die Wertschöpfung nicht in der Produktion. Hier stellt sich eher die Frage: Was ist hier die Wertschöpfungskette? Oder anders gesagt: Wie können wir unserem Kunden einen noch höheren Mehrwert bieten? Somit müssen wir auch hier am Bewusstsein arbeiten.

Welchen Zielzustand streben wir an?

Zur Umsetzung des Lean Office benötigen wir ein Musterbüro. Wir wollen damit die Ergebnisse für die Kunden „sichtbar“ machen. Damit wir Menschen für das Thema Lean Office begeistern können, ist es wichtig, dass nicht nur graue Theorie erzählt wird, sondern auch die Umsetzung in der Praxis direkt „begreifbar“ gemacht wird. Ein Büro „zum Anfassen“ sozusagen.
Wir möchten in diesem Musterbüro direkte Umsetzungsbeispiele –zur Anwendung im eigenen Unternehmen –liefern. Weiters dient das Musterbüro dann auch zum Austausch zwischen Lean-Office-Interessierten und bereits Lean-Office-Verwendern. Wir möchten einen Treffpunkt für alle bieten.
Ziel ist es, den Menschen wieder mehr Zeit zurück zu geben, indem wir ihnen zeigen, wie sie die Zeitfresser im Büro minimieren können. Wir möchten die Umsetzung begleiten und stehen jederzeit mit Rat und Tat, sozusagen als „Umsetzungspartner“ zur Seite. Unser Bestreben ist es, dass die Menschen ihre tägliche Arbeit wieder mit mehr Spaß und Leichtigkeit erledigen können, weil sie den Sinn dahinter erkennen und die Abläufe strukturierter sind. Wir möchten allen Teilnehmern der Lean-Office-Touren einen ordentlichen Motivationsschub mitgeben, damit sie direkt am nächsten Tag mit der Umsetzung in ihrem Unternehmen starten.

Wie sieht die Lösung konkret aus?

Wir haben lange darüber nachgedacht, wie wir am Besten eine Lösung herbeiführen könnten und haben dann unser Lean Performance Office ins Leben gerufen.

Unsere Kunden haben uns ihr Leid darüber geklagt, dass die Produktivität verloren gegangen ist und das zu genervten und unmotivierten Mitarbeitern und Führungskräften geführt hat. Das hat uns dazu gebracht, dass wir diese Situation ändern wollen. Wir haben in den letzten Jahren Strategien entwickelt, diese dann in der Praxis geprobt und schlussendlich in Trainings verpackt, welche von den Betroffenen direkt angewendet werden können.

Jährlich führen wir über 300 Menschen durch unser Büro und bringen ihnen unser Motto „Klares Büro -klarer Kopf -klare Gedanken“ näher.

Unser Lean Performance Office erstreckt sich auf gesamt 161m² und bietet dort alles, was das (Büro-)Herz begehrt. Wir überzeugen mit schlanken Strukturen, effektiven Prozessen und vor allem einer übersichtlichen Verwaltung aller zu erledigenden Aufgaben. Die Teilnehmer dürfen sich hier austoben. Wir gestatten den Interessierten auch Fotos zu machen,damit sie die erworbenen Eindrücke direkt mitnehmen können.

Die anschließende Umsetzung im eigenen Unternehmen ist nur der logische nächste Schritt, -den wir gerne mit begleiten.

Das Lean Performance Office mit der Lean Office Tour besichtigen

  • Die Lean Office Tour wird von uns in Präsenz und online angeboten.
  • Wir führen die Kunden kompetent und leicht verständlich durch die wunderbare Welt des Lean Management.
  • Gestartet wird mit einem spannenden Impulsvortrag, gefolgt von sieben Stationen mit Umsetzungsbeispielen, die auf einen Praxisansatz warten.
  • Der ergänzende E-Learning-Kurs soll das erworbene Wissen und die neu gewonnenen Kenntnisse bei den Teilnehmern erweitern und festigen.
  • On top bieten wir auch ein exklusives 1:1 Online-Coaching an. Hier wird dann ein individueller Anwendungsplan –unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen und Bedürfnisse -gemeinsam mit dem Kunden angefertigt.

Wie gelingt die nachhaltige Umsetzung?

Wir haben einige unterschiedliche Qualifikationsprogramme entwickelt. Wir lassen unsere Kunden nicht „im Regen stehen“. Wir begleiten unsere Kunden weiterhin in Form von Lean-Sprechstunden, dem Lean-Glossar sowie der Lean-Office-Mastermind.

Wie haben wir den Kundennutzen/Kundenwunsch/-bedarf ermittelt und berücksichtigt?

  • Seit nunmehr 10 Jahren führen wir eine fortlaufende Statistik darüber, welche Themen für unsere Kunden interessant sind.
  • Durch diese Statistik sind wir auch auf das Thema „Zeitfresser“ aufmerksam geworden. Daher haben wir den Fokus dann darauf gelegt herauszufinden, welche Zeitfresser die Menschen im Büro und Service beschäftigen und wie viel Zeit in der Praxis dabei verloren geht.
  • Dabei passen wir unser Angebot kontinuierlich an die gewonnenen Ergebnisse aus dieser Statistik an.

Wie sieht die Lösung konkret aus?

Wir haben lange darüber nachgedacht, wie wir am Besten eine Lösung herbeiführen könnten und haben dann unser Lean Performance Office ins Leben gerufen.

Unsere Kunden haben uns ihr Leid darüber geklagt, dass die Produktivität verloren gegangen ist und das zu genervten und unmotivierten Mitarbeitern und Führungskräften geführt hat. Das hat uns dazu gebracht, dass wir diese Situation ändern wollen. Wir haben in den letzten Jahren Strategien entwickelt, diese dann in der Praxis geprobt und schlussendlich in Trainings verpackt, welche von den Betroffenen direkt angewendet werden können.

Jährlich führen wir über 300 Menschen durch unser Büro und bringen ihnen unser Motto „Klares Büro -klarer Kopf -klare Gedanken“ näher.

Unser Lean Performance Office erstreckt sich auf gesamt 161m² und bietet dort alles, was das (Büro-)Herz begehrt. Wir überzeugen mit schlanken Strukturen, effektiven Prozessen und vor allem einer übersichtlichen Verwaltung aller zu erledigenden Aufgaben. Die Teilnehmer dürfen sich hier austoben. Wir gestatten den Interessierten auch Fotos zu machen,damit sie die erworbenen Eindrücke direkt mitnehmen können.

Die anschließende Umsetzung im eigenen Unternehmen ist nur der logische nächste Schritt, -den wir gerne mit begleiten.

Das Lean Performance Office mit der Lean Office Tour besichtigen

  • Die Lean Office Tour wird von uns in Präsenz und online angeboten.
  • Wir führen die Kunden kompetent und leicht verständlich durch die wunderbare Welt des Lean Management.
  • Gestartet wird mit einem spannenden Impulsvortrag, gefolgt von sieben Stationen mit Umsetzungsbeispielen, die auf einen Praxisansatz warten.
  • Der ergänzende E-Learning-Kurs soll das erworbene Wissen und die neu gewonnenen Kenntnisse bei den Teilnehmern erweitern und festigen.
  • On top bieten wir auch ein exklusives 1:1 Online-Coaching an. Hier wird dann ein individueller Anwendungsplan –unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen und Bedürfnisse -gemeinsam mit dem Kunden angefertigt.
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