Warum KI und Lean zusammengehören, aber nie das Gleiche sind
Lean Management gilt seit Jahrzehnten als bewährtes Prinzip, um Prozesse schlank, effizient und kundenorientiert zu gestalten. Die fünf Lean-Prinzipien: Wert definieren, Wertstrom identifizieren, Fluss erzeugen, Pull-Prinzip nutzen, Perfektion anstreben, bauen auf Beobachtung, Analyse und kontinuierlicher Verbesserung auf.
Doch die Arbeitswelt verändert sich. Mit Künstlicher Intelligenz zieht ein Werkzeug ein, das diese Prinzipien nicht ersetzt, sondern auf eine neue Stufe heben kann.
Was verbindet Lean und Künstliche Intelligenz?
Beide verfolgen dasselbe Ziel: Verschwendung vermeiden, Prozesse verbessern, Mehrwert für den Kunden schaffen. Der Unterschied liegt im „Wie“.
Lean baut auf menschlicher Beobachtung, strukturierter Analyse und Erfahrung. KI ist datengetrieben. Sie erkennt Muster in Sekunden, die ein Mensch erst mühsam zusammensuchen müsste.
Ein Beispiel: Während früher Wertströme von Teams per Post-it und Prozessanalyse sichtbar gemacht wurden, kann KI heute aus ERP- oder CRM-Daten automatisch ein Bild zeichnen. So wird aus der klassischen Wertstromanalyse ein dynamisches Process Mining.
Wie verändern sich Lean-Methoden durch KI?
Kaizen:
Kontinuierliche Verbesserung bleibt das Herzstück. Mit KI bekommen Teams datenbasierte Impulse für KVP-Workshops. Wer mag, lässt sich Verbesserungsvorschläge auf Knopfdruck liefern, prüft sie gemeinsam und setzt um.
Poka Yoke:
Der klassische „Fehler-Vermeider“ funktioniert jetzt auch digital. Eine KI erkennt fehlerhafte Dateneingaben sofort und stoppt sie, bevor sie weiterverarbeitet werden.
Kanban:
Mit KI werden Aufgaben automatisch priorisiert. Engpässe fallen schneller auf. Das Team kann mit diesen Informationen den Fluss verbessern, statt nur zu reagieren.
Wertstromanalyse:
Process Mining-Tools machen Ist-Prozesse sichtbar. Muster, Engpässe und Verschwendung zeigen sich auf einen Blick. Teams sparen Zeit in der Analyse und können mehr Zeit in Lösungen investieren.
5S:
Die klassische Ordnung am Arbeitsplatz gibt es jetzt auch digital. KI hilft, Dateien automatisch richtig abzulegen, erinnert an Aufräumaktionen oder unterstützt visuell mit smarten Ablagesystemen.
Praktische Beispiele, die heute schon funktionieren
In unserem Unternehmen erleben wir die Verbindung von Lean und KI täglich. Einige Beispiele:
Wir nutzen ChatGPT für Meetingvorbereitungen, Protokolle oder Entwürfe.
Mit Power Automate automatisieren wir wiederkehrende Abläufe, wie die Weiterleitung von E-Mails nach festen Regeln.
Fireflies.ai protokolliert Besprechungen, erkennt Entscheidungen und sortiert sie.
Process Mining deckt in Echtzeit auf, wo Verschwendung im Prozess steckt.
Welche Herausforderungen gibt es?
Die Verbindung von KI und Lean klingt einfach. In der Praxis tauchen immer wieder Stolpersteine auf.
Sozial:
Viele Menschen haben Angst vor Jobverlust oder fühlen sich überfordert. Ohne Qualifizierung kann das nicht funktionieren.
Wirtschaftlich:
Die Kosten für gute KI-Lösungen sind da. Wer keinen klaren Nutzen kennt, tut sich mit einer Investition schwer.
Technologisch:
Datenqualität ist der Knackpunkt. Ohne saubere Daten kann die beste KI nur raten. Schnittstellen und Sicherheit müssen stimmen.
Politisch:
Datenschutz und die Einhaltung der DSGVO sind wichtig. Firmen müssen Regeln kennen und einhalten.
Ökologisch:
KI braucht Energie. Große Modelle sind Stromfresser. Auch hier gilt: Nicht alles muss KI sein, wenn eine schlanke Lösung reicht.
Was ist zuerst dran: Lean oder KI?
Ganz klar: Erst schlank machen, dann automatisieren.
Wenn Prozesse nicht klar sind, wird nur Verschwendung digitalisiert. Das schafft keinen Nutzen. Lean bringt Struktur, Klarheit und Transparenz. KI kann genau darauf aufbauen.
Viele Firmen springen zu schnell. Sie wollen KI, bevor sie wissen, wo sie stehen. Das führt zu Frust und teuren Insellösungen. Deshalb gilt: Erst das Warum klären, dann mit KI das Wie lösen.
Was ist zuerst dran: Lean oder KI?
Ganz klar: Erst schlank machen, dann automatisieren.
Wenn Prozesse nicht klar sind, wird nur Verschwendung digitalisiert. Das schafft keinen Nutzen. Lean bringt Struktur, Klarheit und Transparenz. KI kann genau darauf aufbauen.
Viele Firmen springen zu schnell. Sie wollen KI, bevor sie wissen, wo sie stehen. Das führt zu Frust und teuren Insellösungen. Deshalb gilt: Erst das Warum klären, dann mit KI das Wie lösen.
Wo steckt das größte Potenzial?
Großes Potenzial liegt in den administrativen Prozessen. Hier verschwenden viele Teams täglich Zeit mit Routineaufgaben, die KI leicht übernehmen kann.
Auch bei Meetings zeigt KI ihre Stärke. Sie bereitet vor, schreibt Protokolle und sammelt To-dos.
Im Wissensmanagement kann KI helfen, Antworten zu finden oder FAQs zu generieren.
Kundenfeedback lässt sich mit KI schneller auswerten. Trends zeigen sich früh, Reaktionen werden gezielter.
So entsteht ein echter Wettbewerbsvorteil: schnellere Entscheidungen, zufriedenere Mitarbeitende, weniger Monotonie und ein Vorsprung bei der Innovation.
Meine Empfehlung für Dich
KI wird Lean nicht ersetzen. Sie wird es beschleunigen. Wer Lean denkt, kann KI wirksam nutzen. Die beiden ergänzen sich perfekt, wenn das Fundament stimmt.
Ich bin überzeugt, dass wir in den nächsten Jahren mehr Lean-KI-Manager sehen werden. Menschen, die beide Welten verstehen.
Meine Empfehlung: Starte nie mit KI allein. Prüfe zuerst, ob deine Prozesse schlank, sauber und klar sind. Frage dich, ob du die richtigen Daten hast. Und mach dir bewusst: KI ist nur so gut wie die Menschen, die sie nutzen.
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KI ist kein Ersatz für Lean, sondern ein Beschleuniger.
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Erst Prozesse verschlanken, dann automatisieren.
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Saubere Daten und klare Ziele machen KI wirksam.
Hier geht es zum Podcast
Sebastian Reimer erklärt, wie Künstliche Intelligenz im Unternehmen praktisch wirkt, statt nur Hype zu sein.
Im Gespräch mit Alexander Pokorny berichtet er, wie ein Zwei-Tages-Seminar ihn zum KI-Potenzial brachte, daraus ein Buch entstand – und warum er heute mit 19 KI-Avataren arbeitet.
