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Lean Management in Administration und Office einführen
Die Abläufe in der Administration sind weniger transparent und weisen weniger Standards auf.
Lean in der Administration ist eine große Herausforderung!
Im Produktionsprozess ist das Lean Management seit vielen Jahren etabliert, denn die Befürworter wissen aus eigener Erfahrung um die offensichtlichen Vorteile und Erfolge. Doch was meinen wir, wenn wir von einer ganzheitlichen Unternehmensphilosophie sprechen? Bestimmt nicht, dass wir uns auf die Produktionsbereiche beschränken sollten. Daher ist es unabdingbar, die Prinzipien des Lean Management auf den wichtigen Bereich der Administration anzuwenden. Denn auch wenn hier nicht mit den gleichen Kriterien an die Entwicklung herangegangen werden kann, sind in der Verwaltung offensichtlich ebenfalls viele Potenziale enthalten, die auf eine Realisierung warten.
Es ist unumstritten: Organisationen, die Lean Management nutzen, sind nachhaltig erfolgreich.
Wie kann Lean Management in der Verwaltung genutzt werden und wie gelingt der Einstieg?
Sie sind nicht selten die Marktführer in ihrer jeweiligen Branche, zeichnen sich durch eine sehr hohe Produktivität aus und haben schnelle Reaktions- und Durchlaufzeiten. Selbst die Qualität ihrer Produkte ist meist höher als die ihrer Konkurrenten.
Viele Unternehmen haben erkannt, dass sich gerade in den indirekten – also den organisatorischen Bereichen – Kosteneinsparpotenziale verstecken. Führende Ökonomen sprechen sogar vom „Schlaraffenland für Verbesserungspotenziale“. Diese zu heben gelingt mit dem Ansatz des Lean Service Managements.
Was unterscheidet Lean Administration von Lean Production?
Trotzdem ist Lean in der Administration sinnvoll und trifft auf großes Potenzial.
In diesen Bereichen der Administration tritt die Verschwendung von Zeit und Ressourcen auf
Überflüssige Informationen, die zu unproduktiven Abläufen führen
Unerledigte Aufgaben
Redundante Aktivitäten
Mangelnder Informationstransfer
Ausstehende Entscheidungen anderer Bereiche
Aufwändige und langwierige Rückfragen
Mangelnde Organisation und Standardisierung der Abläufe
Ungenügende Nutzung der vorhandenen Potenziale der Mitarbeiter
So sehen die Ergebnisse aus, wenn die Grundsätze des Lean sich in der Administration durchsetzen
Produktivität
Verbesserung der Effizienz in der Administration
Geschwindigkeit
Kürzere Durchlaufzeiten
Wertschöpfung
Überflüssige Schnittstellen entfallen
Qualität
Weniger Fehler
Service
Höhere Verbindlichkeit und Verantwortung in der Aufgabenerledigung
Klarheit
Transparente Information und Kommunikation auf Augenhöhe
Zufriedenheit
Die Kundenzufriedenheit steigt sowohl intern als auch extern
Motivation
Damit steigt auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter
Schlanke Prozesse in den administrativen Bereichen mit Hilfe des Lean Managements
Seinen Ursprung hat das Konzept des Lean Management in der Automobilindustrie. Die Fertigung eines Autos ist in viele unterschiedliche Prozessschritte unterteilt. Diese optimal aufeinander abzustimmen, dabei Durchlaufzeiten so kurz wie möglich halten, Liefertreue und Kundenzufriedenheit erreichen bzw. zu erhalten sind die größten Herausforderungen für produzierende Unternehmen. Es liegt auf der Hand: Unternehmen, die wie skizziert agieren, sind erfolgreich und können langfristig konkurrenzfähig bleiben.
Fast alle produzierenden Unternehmen arbeiten nach den Grundsätzen des Lean Managements. Der Grundgedanke dabei ist: Prozesse sollen so schlank wie möglich sein, Verschwendung soll vermieden werden (Lean Thinking). Was in der Produktion so gut funktioniert, ist in der Organisation, also in den verwaltenden Bereichen eines Unternehmens, oft noch reines Wunschdenken. Nach groben Schätzungen werden zwischen 20 und 40 % der Arbeitszeiten in den Büros und Verwaltungen verschwendet. Es ist nicht verwunderlich, dass Unternehmen verstärkt versuchen möchten, auch hier die Prozesse zu optimieren, wertschöpfend zu gestalten und damit Kosten zu sparen.
Die Verschlankung der Prozesse
Hauptziel ist die Vereinfachung und Optimierung der Abläufe. Wie in der Produktion ist dazu die Einbeziehung jedes einzelnen Mitarbeiters erforderlich. Dazu gehört die effiziente Organisation der Verwaltungsarbeit durch die Durchsetzung der Firmenphilosophie, die es ermöglicht, auf sich ändernde Strukturen und Anforderungen des Marktes schnell und richtig zu reagieren. Das funktioniert auf die Dauer umso besser, je mehr die Mitarbeiter gemeinsam mit der Führung bestehende Strukturen und Prozesse hinterfragen und optimieren.
Das Schaffen struktureller Rahmenbedingungen
Das bedeutet zunächst die Analyse besonderer Komplexitätstreiber. Aufträge mit einer geringen Stückzahl erfordern einen weitaus höheren Aufwand im ganzen Unternehmen. Das kann dazu führen, dass hier keinerlei Wertschöpfung mehr stattfindet. In solchen Fällen sollte über eine Bereinigung im Vorfeld nachgedacht werden. Das trägt von vornherein zur Vereinfachung und Effektivierung bei. Außer einer solchen Betrachtung sind die Organisationsstrukturen, die Sortimentspalette sowie die erforderlichen Investitionen von Bedeutung.
Der Startschuss für die Etablierung der Lean Administration
Unter dem Leitstern der Erfüllung der Anforderungen der Kunden und des Marktes gilt es sich über die vorhandenen Potenziale klar zu werden. Je klarer das Wissen definiert ist über
- die angestrebten Ziele,
- die Prozesse, die optimiert werden sollen,
- die Methoden, die Lean Management zur Verfügung stellt,
desto erfolgreicher kann dieses bei der Kommunikation über die Umsetzung verwendet werden.
Erstaunliche Fortschritte mithilfe von Lean Administration sind statistisch belegt.
Wir haben in unseren Seminaren zum Lean Management eine Studie des Fraunhofer IPT vorgestellt. Hauptergebnis der Studie ist, dass in den untersuchten Unternehmen durch die Implementierung des Lean Management eine Erhöhung der Effizienz um 34 % erreicht worden ist. Das kann sich im betrachteten Zeitraum von nur zwei Jahren wahrlich sehen lassen.
Zu erreichen ist diese durch optimal gestaltete Abläufe, die täglich gelebt werden. Sowenig Schnittstellen wie möglich, transparente Kommunikation und (selbst)disziplinierte Teamarbeit sind die Eckpunkte einer täglichen Verbesserungskultur. Die kontinuierliche Durchführung eines exakten Performancemanagement gewährleistet die Aufdeckung von Mängeln und damit eine stetige Optimierung.
Wo könnten Einsparpotenziale in der Verwaltung liegen?
Nehmen wir einmal die viel zitierte E-Mail-Flut. Zwar liegen keine genauen Zahlen vor, es kann aber davon ausgegangen werden, dass ein typischer Büromitarbeiter 1-2 Stunden täglich mit dem Sortieren und Lesen von Mails zubringt, die für seine primären Aufgaben nicht relevant sind. Ähnlich verhält es sich mit der „Schnittstellenproblematik“ – es zeigt sich immer wieder, dass aufgrund von schlecht abgestimmten Zuständigkeiten Arbeiten doppelt verrichtet werden und damit Kapazitäten gebunden werden, die an anderer Stelle fehlen.
Genau hier setzen wir mit unserem Know-how an. Wir optimieren Geschäftsprozesse in den Büros von Unternehmen, die auch in den administrativen Bereichen effektiver arbeiten und Kosten sparen möchten. Wir sind die Experten in Lean Service Management – in Theorie und Praxis!
Wie unterscheidet sich Lean Administration bzw. Lean Service Management von anderen Methoden, die Prozesse in der Verwaltung zu optimieren versprechen?
Unsere Informationen richten sich neben allen, die an Lean Service Management interessiert sind, vornehmlich an KAIZEN®- und Lean-Manager, CEOs und Führungskräfte.
Diese Fragen beantworten wir auf unseren Seiten. Wir stellen für unsere Leser aktuelle und hilfreiche Informationen zusammen und arbeiten – ganz im Sinne des Lean Service Management – kontinuierlich daran, unser Wissen aktuell zu halten und hier aufbereitet zusammenzustellen. Wir geben außerdem Hinweise auf weiterführende Literatur und Quellen.
Erlauben Sie uns ein offenes Wort am Schluss: Es liegt in der Natur des Menschen, dass Veränderungen als bedrohlich wahrgenommen und daher meist – zumindest innerlich – abgelehnt werden. Mitunter versuchen Mitarbeiter sogar, durch „Killerphrasen“ die Veränderungen, die mit den Lean Service Methoden umgesetzt werden sollen, zu torpedieren. Wir geben Ihnen daher den Tipp, Ihren Lean-Prozess professionell begleiten zu lassen!
Wir stehen Ihnen gerne für ein Gespräch zur Verfügung.