Die richtigen Dinge richtig tun!
In den Büroräumen der Firma „Besser Leben AG“ ist immer etwas zu tun. Das Unternehmen läuft gut und die knapp 25 Angestellten in der Administration sind arbeitstechnisch immer gut ausgelastet. Die anfallende Arbeit ist unter den Kollegen aufgeteilt, sodass sie normalerweise innerhalb eines regulären Arbeitstages vollständig erledigt werden könnte. In der Realität sieht das jedoch oftmals anders aus. Ganz egal wie fleißig und engagiert die Mitarbeiter der Firma bei der Arbeit auch sein mögen, diverse Ablenkungen, die im Büro lauern, beeinträchtigen die Produktivität jedes Einzelnen. Der Geschäftsführer des Unternehmens hat das Problem erkannt und engagiert einen Coach, der dem gesamten Team wichtige und nützliche Tipps für eine schnellere, effizientere und produktivere Arbeitsweise vermitteln soll. Bei einem Meeting mit der gesamten Belegschaft in dem firmeneigenen Konferenzraum hält eine Experte im Bereich der Lean-Methoden einen interessanten Vortrag. Hierbei hebt der Coach 10 wertvolle Tipps hervor:
1. Ziele klar definieren
Besonders wichtig für eine produktive und zügige Arbeitsweise ist es, sich selbst die wichtigsten Ziele abzustecken und diese konsequent zu verfolgen. Hilfreich kann es beispielsweise sein, vor Bearbeitung eines Projekt eine klare Struktur zu entwickeln, die sowohl die zu erreichenden Ziele, als auch die notwendigen Schritte hierzu enthält. Eine solche Struktur dient als solider Leitfaden und kann eine unterstützende Position einnehmen.
2. Erreichbarkeit einschränken
Um sich auf die zu erledigenden Arbeiten konzentrieren zu können, müssen Sie Ihre Kommunikationsmittel manchmal einfach beiseiteschaffen. Es ist in unserer heutigen Gesellschaft zwar untypisch, dennoch aber äußerst effektiv, das Handy oder Telefon während der Arbeit einfach Mal abzuschalten. Eine ständige Erreichbarkeit lenkt enorm von der Arbeit ab und stört den Ablauf der regulären Arbeitsprozesse erheblich.
3. Prioritäten setzen
In den meisten Büros gibt es immer jede Menge zu tun. Viele Dinge sind jedoch nur von zweitrangiger Bedeutung und können warten. Wägen Sie daher ab, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und erledigen Sie diese stets zuerst.
4. Lernen, „nein“ zu sagen
Einsatz- und Hilfsbereitschaft sind zwar tolle Eigenschaften, können Ihrer Produktivität jedoch erheblich schaden. Es ist nicht besonders effizient, wenn Sie Ihren Kollegen jeden noch so winzigen Gefallen tun und sich als Freiwilliger für die Übernahme jeder Aufgabe bereiterklären. Stattdessen Sollten Sie lernen, auch mal Nein zu sagen und anderen den Vortritt lassen. Nur so gelingt es Ihnen, Ihren gesetzten Zielen näherzukommen.
5. Fokus festlegen
Ihre Ziele sind klar definiert, nun kommt es nur noch auf den richtigen Fokus an. Wenden Sie all Ihre Aufmerksamkeit den Dingen zu, die sie auch wirklich verdienen und lassen Sie sich nicht von Kleinigkeiten aus dem Konzept oder von Ihrem Zeitplan abbringen.
6. Meetings zeitlich begrenzen
Meetings sind regelrechte Zeitfresser. Zwar sind regelmäßige Besprechungen mit den Kollegen wichtig für eine funktionierende Zusammenarbeit, oftmals werden diese jedoch unendlich in die Länge gezogen. Auf diese Weise geht viel wertvolle Zeit verloren. Sinnvoll ist es, bereits vor dem Meeting einen zeitlichen Rahmen festzulegen, der sodann auch eingehalten wird, um die Produktivität der Mitarbeiter nicht zu gefährden.
7. Ausreichend Wasser trinken
Ein sehr simpler Trick ist es, während der Arbeit viel Wasser zu sich zu nehmen. Dies fördert die Konzentration, wirkt Müdigkeit und Erschöpfung entgegen und steigert die Leistungsfähigkeit.
8. Arbeiten im Home Office
Ein weiterer wertvoller Tipp für eine rund um zielführende und schnellere Arbeitsweise kann das Arbeiten im Home Office darstellen. Die meisten Menschen arbeiten im Home Office weitaus besser und konzentrierter als im Büro. Grund hierfür ist vermutlich, dass es in den eigenen Wänden weniger Ablenkungen durch den normalen Büroalltag gibt. Eine vollständige Umstellung auf das ausschließliche Arbeiten im Home Office ist jedoch nicht für jeden geeignet und daher auch nicht zu empfehlen. Am besten eignet sich eine gelungene Mischung zwischen dem Arbeiten im Büro und dem Arbeiten von zu Hause.
9. Pausen machen
Regelmäßige Pausen sind enorm wichtig, um dem Körper etwas Erholung zu gönnen und neue Lösungsansätze und Ideen zu entwickeln. Studien belegen sogar, dass Sie leistungsfähiger und fokussierter Arbeiten, wenn Sie hin und wieder Pausen einlegen.
10. Bewegung in den Alltag einbauen
Ein Tag im Büro ist oftmals nicht sehr bewegungsreich. Damit sowohl der Kreislauf in Schwung kommt, als auch der Körper einen Ausgleich erhält, sollten Sie versuchen, mehr Bewegung in Ihren Arbeitsalltag zu bringen. Für Spaziergänge an der frischen Luft eignen sich die Mittagspausen beispielsweise hervorragend. Versuchen Sie so oft wie möglich von Ihrem Stuhl aufzustehen und nicht alle Aufgaben ausschließlich im Sitzen zu verrichten.
Nach dem gemeinsamen Meeting ist das gesamte Team der Besser Leben AG davon beeindruckt, mit welchen simplen Tricks und Tipps die Arbeitsweise verbessert werde kann. Der Vortrag ist ein regelrechter Ansporn für alle Mitarbeiter und die meisten beginnen unmittelbar damit, den einen oder anderen Tipp in der Praxis anzuwenden.
Sie möchten Ihre persönliche Arbeitsweise effizienter und schneller gestalten oder vielleicht sogar einige Ihrer Kollegen mit ins Boot holen, dann rufen Sie uns einfach an und erhalten Sie nähere Informationen.
