Human Ressources nutzt Lean Management
Carolina König ist eine von vielen qualifizierten Mitarbeitern bei dem bekannten und renommierten Unternehmen „Clear Star GmbH“. Frau König arbeitet seit ca. 3 Jahren im Bereich „Personalmanagement“ und hat hart für diese Position gekämpft und geschuftet. Obwohl sie beruflich an dem bisherigen Höhepunkt ihrer Karriere angelangt ist, ist Frau König mit ihrem Arbeitsplatz längst nicht voll zufrieden. Ihre Arbeit im HR-Bereich ist zwar grundsätzlich spannend und fordernd, erhält von den anderen Unternehmensabteilungen jedoch nur wenig Unterstützung und Wertschätzung.
Die meisten Prozesse innerhalb ihrer Abteilung sind unorganisiert und werden von engstirnigen, oftmals festgefahrenen Führungskräften bestimmt. Frau König bekommt nicht die Gelegenheit, ihre Fähigkeiten und ihr Talent in das Unternehmen einzubringen und sich frei zu entfalten. Mangelnde Identifikation mit dem Unternehmen, geringes Engagement, Lustlosigkeit und ein spürbar schlechtes Arbeitsklima sind die Folge. Derartige Folgen wirken sich schließlich negativ auf die Produktivität und die jeweiligen Arbeitsleistungen Frau Königs aus, sodass es immer häufiger zu Fehlern, schlecht oder nur kurzzeitig berücksichtigten Entscheidung oder Rückständen in der Bearbeitung und damit einhergehenden erhöhten Kosten für das Unternehmen kommt. Ganz besonders in den Bereichen „Talent Management“ und „Recruiting“ gehen Frau König und ihre Teamkollegen schlicht falsch vor. Sie passen sich den heutigen, stark von der Technologie geprägten Vorgehensweise und Prozessen nicht an und können daher keine soliden Ergebnisse mehr erzielen. Die Methoden und Denkweisen in den Köpfen der Mitarbeiter sind veraltet und nicht mehr zeitgemäße – Erfolge bleiben daher aus. Zudem ist die gesamte Organisation der Abteilung schwammig und unstrukturiert. Von einer sinnvollen und effektiven digitalen Unterstützung der jeweiligen Prozesse wird ebenfalls kein Gebrauch gemacht. Stattdessen werden beispielsweise äußerst komplizierte Business-Systeme verwendet, die eine problemlose, einfache und nutzerfreundliche Benutzung schier unmöglich machen.
Vielen Kollegen geht es ähnlich wie Frau König. Die Einstellung vieler qualifizierter Arbeitnehmer gegenüber dem Unternehmen als Arbeitgeber gestaltet sich daher zunehmend schwieriger. Unzufriedene Mitarbeiter, die mit den hohen Anforderungen, dem geforderten Arbeitspensum und den oftmals chaotischen Arbeitsbedingungen nicht zurechtkommen, melden sich daher häufiger krank und sammeln viele Fehltage. Sie können dem Druck und der zunehmenden Unzufriedenheit nicht standhalten und erkranken nicht selten an psychischen, langandauernden Beschwerden. Diese ziehen oftmals wochenlanges Fernbleiben vom Arbeitsplatz nach sich. Andere Kollegen von Frau König haben sich unmittelbar dazu entschieden, die Clear Star GmbH zu verlassen und ihre Arbeitsverhältnisse gekündigt. Derartige Vorgehensweisen haben negative Auswirkungen auf die finanzielle und wirtschaftliche Situation des Unternehmens. Zwar bleiben derartige Probleme und dessen Folgen nicht unentdeckt, dennoch hat sich bislang keiner der Führungskräfte um eine Verbesserung der Lage bemüht.
Um den andauernden Problemen entgegenzuwirken, nimmt Frau König schließlich all ihren Mut zusammen und wendet sich an den Leiter der Firma. Sie schildert dem Geschäftsführer in einem persönlichen Gespräch die aus ihrer Sicht bestehende Problematik samt hieraus resultierender Konsequenzen. Gleichzeitig hat sich Frau König jedoch auch einen Lösungsvorschlag überlegt, den Sie ebenfalls erläutert. Sie bittet den Geschäftsführer, die ihm bekannten Lean Methoden auch in den HR-Bereichen einzuführen. Was in dem Produktionsbereich des Unternehmens bereits bestens funktioniert, ist nach der Auffassung von Frau König auch in ihrer Abteilung umsetzbar. Der Geschäftsführer reagiert zunächst skeptisch, erklärt sich aber dazu bereit, dieses Konzept unter sorgfältiger Anleitung auszuprobieren.
Nach einigen Wochen der intensiven Information, Diskussion und Umstrukturierung ihrer Abteilung kommen mit der Einführung der Lean Methoden viele Veränderungen auf das Team der HR-Abteilung zu. Das klare und funktionierende Konzept hierbei lautet: Mit weniger Energie, Kosten, Zeitaufwand und Arbeitskraft zu einem optimalen Ergebnis zu gelangen. Klar definierte Arbeitsabläufe sollen festgelegt werden und jeder Mitarbeiter feste Verantwortungsbereiche und Aufgaben zugeteilt bekommen, um eine effizientere Arbeitsweise zu gewährleisten. Ein ganz besonderes Augenmerk soll hierbei auf die sorgfältige Organisation und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern gelegt werden. Diese, so weiß auch Frau König, lässt sehr zu wünschen übrig und muss für ein besseres Arbeitsklima und produktiveres Arbeiten unbedingt verbessert werden. Langfristig betrachtet ist das Ziel der angewandten Lean Methoden außerdem, schneller, flexibler und effizienter auf sich ändernde Marktanforderungen und Kundenwünsche eingehen zu können. Dies ist eine ganz erhebliche Voraussetzung um künftig konkurrenzfähig und erfolgreich bleiben zu können.
Die großen Veränderungen und Fortschritte innerhalb des HR-Abteilung motivieren die vormals unzufriedenen Mitarbeiter und wecken ihr Interesse. Mehr Freiraum bei der eigenen Arbeit und Umsetzung der persönlichen Ideen treibt die Mitarbeiter sichtlich an. Sie wirken zufrieden und ausgeglichen, leisten durchweg bessere Arbeit und entwickeln sich ständig weiter. Dies macht sich bereits nach den ersten Monaten bemerkbar.
Frau König konnte mit der Umsetzung ihres Vorschlags viel bewegen und fühlt sich an ihrem Arbeitsplatz nun endlich gebraucht und wertgeschätzt. Durch ihr Engagement hat Frau König es geschafft, ihre Abteilung an schlankere Prozesse und eine bessere Ressourcennutzung heranzuführen. Auf diese Weise hat sich die gesamte Arbeit der Abteilung verändert. Die Zufriedenheit der Kunden ist rasant angestiegen, es gibt weniger Beschwerden und grundsätzlich wird weniger Arbeitszeit mit belanglosen Dingen verschwendet. Die Mitarbeite gehen mit Elan und guter Laune täglich frisch ans Werk und es gibt spürbar weniger Krankmeldungen und Kündigungen.
Wir haben mit dieser Geschichte Ihr Interesse geweckt und Sie möchten mehr über die Funktionsweisen der Lean Methoden im HR-Bereich erfahren? Dann besuchen Sie doch einfach unseren gleichnamigen Workshop!
