Lean Office dauerhaft umsetzen – aber wie?
Erfolgsgeheimnisse einer nachhaltigen Lean Office Implementierung
Inputgeberin: Anwendungsbeispiel Geschäftsführerin, Service-Dienstleister
Das mittelständische Unternehmen „Young GmbH“ beschäftigt derzeit etwa 580 Mitarbeiter. Rund ein Drittel der Belegschaft ist in den administrativen Abteilungen tätig. Die Geschäftsführerin, Catherine Young, ist stolz auf ihr Unternehmen und dessen Umsatz, möchte diesen künftig jedoch weiterhin steigern und die Arbeitsabläufe ihres gesamten Teams verbessern. Lies weiter, um zu erfahren, wie Frau Young Lean Management dauerhaft in ihrer Administration umsetzen konnte.
1. Was war die Problemstellung bzw. die Herausforderung?
Frau Young hatte von anderen Unternehmerkollegen gehört, dass die erfolgreichen Lean Management Methoden auch in der Administration angewandt werden können, um positive Ergebnisse zu erzielen. Sie entschloss sich, diesen Schritt zu wagen, aber ihr fehlte ein klarer Plan zur dauerhaften Umsetzung.
2. Warum wurde die Problemstellung bzw. Herausforderung bisher nicht gelöst?
Obwohl Frau Young sich eingehend mit Lean Management befasst hatte, erkannte sie, dass eine dauerhafte Umsetzung nur mit aktiver Einbindung und Mitgestaltung der Mitarbeiter möglich ist. Diese Erkenntnis erlangte sie bei einer Informationsveranstaltung des Lean Service Instituts.
3. Was war plötzlich neu bzw. anders?
Frau Young besuchte eine Informationsveranstaltung, auf der das „Lean Office Multiplikatorenausbildungsprogramm“ vorgestellt wurde. Sie war sofort von diesem Ansatz begeistert, da es deutlich machte, wie wichtig es ist, dass Mitarbeiter aktiv an den Veränderungen beteiligt sind und diese selbst mitgestalten.
In einem Beratungstermin erklärten die Experten des Lean Service Instituts den Ablauf des Programms und wie ausgebildete Multiplikatoren zur dauerhaften Einhaltung der Lean Methoden beitragen können. Es wurde empfohlen, dass 5-10 % der Mitarbeiter freiwillig an der Ausbildung teilnehmen sollten. Diese Gruppe, die „Lean Support-Organisation“, fungiert nach ihrer Ausbildung als Antrieb bei der Durchsetzung der Lean Prinzipien und unterstützt Kollegen bei Fragen und Problemen.
4. Wie sah die konkrete Lösung aus?
Frau Young erstellte eine interne Stellenausschreibung für die Teilnahme am Ausbildungsprogramm zum Lean Office Multiplikator. Begeisterte und interessierte Mitarbeiter meldeten sich schnell. Nach einer zweitägigen Schulung und praktischer Begleitung verbringen die Multiplikatoren künftig 10-20 % ihrer Arbeitszeit mit der Umsetzung von Prozessverbesserungen.
Nach den ersten drei Monaten stieg die Mitarbeiterzufriedenheit spürbar an, und es herrschte ein besseres Arbeitsklima. Die Durchsetzung von Prozessverbesserungen etablierte sich im gesamten Unternehmen. Nach zwei Jahren konnte die Young GmbH stolz auf ihre Veränderungen und Verbesserungen zurückblicken. Ein ständiger Fortschritt war erkennbar, der auch andere Unternehmen aufhorchen ließ.
Frau Young fasst das Erfolgsgeheimnis ihrer Firma kurz und bündig zusammen: „Eine regelmäßige Wertschätzung meiner Mitarbeiter hat für mich höchste Priorität. Nur mit ihrem Engagement und ihrer tatkräftigen Unterstützung ist die anhaltende Durchsetzung möglich!“
Kurzüberblick
Lean Office dauerhaft umsetzen – aber wie?
- Herausforderung: Dauerhafte Umsetzung von Lean Management in der Administration
- Lösung: Einführung eines Ausbildungsprogramms für Lean Office Multiplikatoren
- Nutzen: Verbesserte Arbeitsabläufe, erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit, kontinuierlicher Fortschritt
- Empfehlung: Ausbildung von Lean Office Multiplikatoren und Online-Termin vereinbaren
5. Was können wir Dir empfehlen?
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