Lean Office dauerhaft umsetzen – aber wie?
Das mittelständische Unternehmen „Young GmbH“ beschäftigt derzeit etwa 580 Mitarbeiter. Rund ein Drittel der Belegschaft ist in den administrativen Abteilungen tätig. Die Geschäftsführerin, Catherine Young, ist stolz auf Ihr Unternehmen und dessen Umsatz, möchten diesen künftig jedoch weiterhin steigern und die Arbeitsabläufe Ihres gesamten Teams verbessern. Von anderen Unternehmerkollegen hat Sie davon gehört, dass die beliebten und erfolgversprechenden Lean Management Methoden auch in der Administration angewandt werden und somit positivere Ergebnisse erzielen können.
Frau Young entschließt sich dazu, den Schritt in eine fortschrittlichere Zukunft zu wagen und Ihr Team an Büromitarbeitern künftig nach den Richtlinien der Lean Methodik arbeiten zu lassen. Nachdem sie sich eingehend mit fachkundigen Lektüren beschäftigt hat, ist sie der Auffassung, dass die dauerhafte Umsetzung des Lean Management recht einfach in Ihr Unternehmen zu integrieren sei. Bevor Sie eigenhändig mit der Umstellung beginnt, besucht Frau Young eine Informationsveranstaltung des Lean Service Instituts, auf der die Veranstalter ihr „Lean Office Multiplikatorenausbildungsprogramm“ vorstellen. Aus dem Vortrag wird deutlich, dass Lean-Prinzipien nur dann dauerhaft funktionieren können, wenn die Mitarbeiter aktiv in das Geschehen und die Veränderungen eingebunden werden und diese selbst miterschaffen. Frau Young ist von diesem Ansatz und dem Ausbildungsprogramm auf Anhieb begeistert und lässt sich die Kontaktdaten des Instituts geben. Noch am selben Nachmittag vereinbart Frau Young einen Beratungstermin mit dem Institut, um die genauen Abläufe und die Funktionsweise des Ausbildungsprogramms in Erfahrung zu bringen.
In dem gemeinsamen Termin erklären die Experten Frau Young Schritt für Schritt den Ablauf des Programms und erläutern sogleich, inwiefern ausgebildete Multiplikatoren zur dauerhaften Einhaltung der Lean Methoden beitragen können: Ca. 5 – 10 % Prozent der im Unternehmen tätigen Mitarbeiter sollten sich freiwillig dazu bereiterklären, an einer entsprechenden Ausbildung zum Multiplikator teilzunehmen. Hierbei ist es von besonderer Bedeutung, dass die Mitarbeiter ein grundsätzliches Interesse an einer solchen Weiterbildung mitbringen und nicht lediglich von Ihrem Vorgesetzten dazu „genötigt“ werden. Diese Voraussetzung ist von erheblicher Bedeutung für einen späteren Erfolg in der Umsetzung. Bezeichnet wird die sodann entstehende Gruppe an Trainees als „Lean Support- Organisation“. Dieses Team fungiert nach ihrer Aus- und Einarbeitung als zusätzlicher Antrieb bei der Durchsetzung der Lean Prinzipien, unterstützt den Aufbau der neuen Prozesse aktiv und steht anderen Kollegen bei Fragen und Problemen zur Seite.
In der darauffolgenden Woche erstellt die engagierte Geschäftsführerin eine interne Stellenausschreibung für die Teilnahme an dem Ausbildungsprogramm zum Lean Office Multiplikator. Schnell finden sich genügend begeisterte und interessierte Mitarbeiter, die Lust haben, das Ausbildungsprogramm zu absolvieren und ihren Teil zu der Verbesserung der Arbeitsabläufe und Prozesse im Unternehmen beizutragen. Nach einer zweitägigen Schulung und einer daran anschließenden Begleitung in der praktischen Umsetzung, werden die Multiplikatoren künftig ca. 10 bis 20 % ihrer Arbeitszeit mit der Umsetzung von Prozessverbesserungen verbringen.
Nachdem die ersten drei Monate seit Beginn der Einführung der Lean Methoden samt Multiplikatoren verstrichen sind, zieht das Unternehmen eine erste Bilanz: Die Mitarbeiterzufriedenheit ist spürbar angestiegen und es herrscht ein besseres Arbeitsklima. Gleichzeitig hat sich die Durchsetzung von Prozessverbesserungen regelrecht im gesamten Unternehmen etabliert.
Die Young GmbH arbeitet weiter hart an der Umsetzung der Lean Prinzipien und kann nach zwei Jahren stolz auf ihre bisherigen Veränderungen und Verbesserungen zurückblicken. Dem Unternehmen ist es gelungen, die eingeführten Lean Methoden im Office beizubehalten. Ein ständiger Fortschritt ist erkennbar, der auch andere Unternehmen aufhorchen lässt. Frau Young beschreibt das Erfolgsgeheimnis Ihrer Firma kurz und bündig: „Eine regelmäßige Wertschätzung meiner Mitarbeiter hat für mich höchste Priorität. Nur mit ihrem Engagement und ihrer tatkräftigen Unterstützung ist die anhaltende Durchsetzung möglich!“
Sie möchten die Lean Prinzipen auch in Ihrem Büro künftig langfristig einsetzen oder haben diese bereits eingeführt nur mangelt es an eine dauerhaften Umsetzung? Dann entscheiden auch Sie sich jetzt dafür, Mitarbeiter zu Lean Office Multiplikatoren auszubilden und auf diese Weisen gemeinsam neue Erfolge zu verzeichnen. Vereinbaren Sie einen Online-Termin mit uns.
