Wie organisieren wir unsere Personalarbeit?

Ist unser HR-Bereich wirklich ein guter Dienstleister? Was leisten die eigentlich…und wie unterstützt HR den Unternehmenserfolg? Wie kann HR helfen, gerade in der Krise?

Interview mit Stefan Oelker, HR ARTiSts.
Ihr habt Euch als HR ARTiSts zu Beginn des Jahres formiert und habt euch mit eben diesen Fragen intensiv auseinandergesetzt Herausgekommen ist Euer Serviceportfolio als externer Dienstleister für HRFunktionen in KMUs. Ready to take off.

Krise kennt HR schon lange, nämlich die eigene! Durch die anhaltenden Diskussionen um diese Unternehmensfunktion seit der Jahrtausendwende und den Auswirkungen der uns umgebenden Megatrends reichte es einfach nicht mehr, einfach nur fehlerfrei Gehälter abzurechnen und schicke Personalakten in die Ablage zu sortieren. HR sollte, musste und wollte letztendlich auch selbst einen strategischen Beitrag leisten. Das Gute ist also: HR ist langjährig und immer wiederkehrend krisenerfahren und damit grundsätzlich veränderungsbereit und-fähig! HR kann Krise!

Ansatzpunkt nun für diese Krise, eine völlig disruptive und einmalige Situation: Wie muss sich HR erneut verändern, um seinen Wert für das Unternehmen zu unterstreichen, gar zu sichern?
GENAU da kommen wir ja ins Spiel: Wir haben uns bereits vorher mit der Frage beschäftigt, wie HR noch besser wirken kann. Unser Thema ist und bleibt: Wirksames Personalmanagement!!!
Deshalb bremst uns diese Krise gar nicht aus, sondern wirkt auf alle Unternehmen wie auch auf uns als ein Brennglas. Wenn es bislang eher eine Kann-Entscheidung war, über die Funktion HR im Unternehmen munter zu reflektieren (nach dem Motto: Wann wollen wir es denn mal wieder tun?), so ist es nun ein absolutes MUSS! Druck an allen Ecken, Neuausrichtung, Kosten sparen, Kunden gewinnen … Da hilft nur eins: Geschwindigkeit aufnehmen, besser werden, professionell agieren! Oder wie ich es auf den Nenner bringen würde: Mit Dienst Erfolg leisten.
Es geht, nun erst recht, nicht mehr um SchiSchi .. Hier ein nettes Programm, da ein nettes Tool. Es geht eher um „Besser und günstiger“. Im Klartext: Kosten senken und Performance erhöhen. Dazu unsere 3 Punkte:

1. Eigene Haltung: HR muss sich dringend in Klausur begeben, sofern noch nicht geschehen! Hierbei können wir als externe Kraft und mit unserem (unterstellt neuen) Blick gut unterstützen und moderieren. Kernfrage: Was und wie haben wir es bisher- zu welchen Kosten- wozu gemacht? Was davon war gut, was ist verbesserungswürdig? Was kann weg? Was muss neu dazu bei den jetzigen Herausforderungen? Eine Art Neuanfang muss her mit klarer Fokussierung und Aufträgen aus der Unternehmensstategie.Alles andere kann nur brotlose Kunst sein und eben nicht wirken oder gar Erfolg unterstützen!

2. Machen! HR musste und muss gerade jetzt vorweg gehen. Es geht um die Menschen im Unternehmen. Wer kommt (überhaupt?), wer bleibt, wer muss sich wie entwickeln, wer muss sogar gehen. Wie verändert sich unsere Führung? Der vielzitierte MA-Lebenszyklus rückt unter einem ganz besonderen
Corona-Gesichtspunkt und mit einer rasenden Geschwindigkeit in den betrieblichen Fokus. Stichwort: Neuausrichtung! Neuaufstellung! Alles neu .. Bitte bis morgen Klarheit! Wenn die HR-Funktion jetzt nicht als Sparringpartner und Gestalter dieser ureigenen Profession proaktiv an das Management ran
rückt, dann … ja dann: Wirksamkeit und Funktion nahe 0! Wo bliebe der strategische Mehrwert?

Dabei sei selbstverständlich auch zu erwähnen: Alles andere, also das eher traditionelle „Personalem“, eben die eher bürokratischen Prozesse laufen derweil weiter. Eher kommen noch Dinge dazu -Stichwort: Administration von Kurzarbeit. Ergo knirscht es an allen Ecken des Arbeitsvolumens im HR-Bereich, einige Kollegen versuchen sich dazu etwaig noch am Thema Homeschooling .. Wie soll das alles geschafft werden? Unsere Einschätzung an der Stelle: HR braucht schnell flexible Unterstützung durch eine externe Kraftquelle – also Menschen wie wir! Bevor man etwas gar nicht tut, auf der letzten Felge oder gar verbrennt: Es ist keine Schande, sich (gerade jetzt!!!) Hilfe und Unterstützung ins Haus zu holen. Gerade kleine und neue Unternehmungen haben keine riesigen Personal-Ressorts und wollen dennoch die Zukunft bauen. Was kostet unter Umständen noch mehr als unser Einsatz? Wir wollen gerade für den Mittelstand Partner sein, sind ebenso bodenständig und deswegen schnell im Thema! Auch die administrativen Prozesse sind nun zu analysieren und zu verbessern. Stichworte: Dienstleistung und Effizienz.

3. Reinfühlen: HR trägt das „human“ nicht nur im Namen mit sich rum! Die Situation ist auch psychologisch maximal herausfordernd. Wir alle wurden aus unseren persönlichen Routinen gerissen, von heute auf morgen. Vieles wird sich verändern, die Verunsicherung steigt merklich. Lösungen müssen her, zur Not auch ganz unbürokratisch! Individuell kann sogar das Gefühl von blanker Angst bis hin zu Panik entstehen. Wenn wir uns vorstellen, dass ein Kollege mit diffuser oder auch konkreter Angst Höchstleistungen abliefern soll, dann wird klar: Es gibt eine Vielzahl von Themen, die gemeinsam bearbeitet werden MÜSSEN.

Stichwort: Vertrauen und Sicherheit. Ein nicht zu unterschätzender Wert, auch oder gerade im Arbeitsumfeld. Hier geht es ans Eingemachte, an das Einkommen. Existenz. Klassisches Handlungsfeld der Führungskräfte im Unternehmen. Dennoch ist es (originärer) Auftrag von HR, die Führung an sich
mitzugestalten und die Führungskräfte konkret bei Ihrer Arbeit zu unterstützen. Noch viel wirksamer wird es allerdings noch, wenn HR die Verantwortung für „gute“ Führung übernimmt! Gut vorstellbar, dass augenblicklich einer Führungskraft irgendwo zwischen Neuausrichtung, Management und vermehrten Mitarbeitergesprächen die Kraft ausgeht.

Damit verliert sie nicht nur den einen Teil ihres Titels, sondern es entstehen konkret Performanceverluste im Unternehmen. Und somit durchaus signifikante Kosten. Hier kann und muss dann HR proaktiv einspringen. Darüber hinaus kann es natürlich auch der Fall sein, dass entweder HR oder die
Führungskraft (oder beide) kompetenzbasiert an ihre Grenzen stoßen. Zeit zum „Schulen“ bleibt gerade nicht, die Themen müssen auf und vom Tisch, damit die Leistung ein Thema bleibt! Diese Zeit verschärft etwaige Mängel, so dass unser Angebot gerade jetzt für unsere Zielunternehmen eine Lösung sein kann. Wir sind HRplus, d.h. neben der fachlichen Expertise haben wir noch Zusatzrollen erlernt, die wir gerne täglich einsetzen: Beraten, Coachen, Streitschlichten. Auch von Letzterem ist einiges an Existenz in den Unternehmen denkbar, wenn ich an die aktuellen Wochen denke! Gespräche sind wichtig, anspruchsvoll und deswegen geht aktuell kein Weg an ihnen vorbei.

Welcher Trend wird sich weiter verschärfen im HR der KMU?

Klarheit und Verantwortung: HR oder Personalmangement, wie ich es treffender für mich nenne, war (auch in meiner demnächst 20-jährigen Arbeitswelt) und ist teilweise heute noch „Mädchen für Alles“, schließlich steht da ja „Mensch“ dran! Und „Mensch“ ist beinahe alles im Unternehmen … Gerade
in kleine(re)n Unternehmen. Wie soll man sich da professionell weiterentwickeln? Sind das nicht zum Teil auch ganz unterschiedliche Rollen? Ja klar. Es hilft nur eins: Klare Trennung von Aufgaben und Verantwortung im ganzen!!! Unternehmen.

Das bedeutet zum einen, dass „Personal“ im ganzen Unternehmen schlussendlich stattfindet und diese Aufgabe sinnhaft aufgeteilt gehört (=“Management“) und zum anderen der Abschied von der langsamen, administrativen und unkreativen „Querschnittsfunktion“. Noch immer trägt so manche Abteilung „Personal und Organisation“ auf dem Schild vor dem Büro mit sich. In spezifischen Unternehmensweiten könnte man da gleich „Alles“ dranschreiben. Oder auch die gängige Idee, dass HR gleich noch alle Changethemen mitmacht, schließlich gehts da ja auch um Menschen. Das können
die schließlich.

Sind wir dann alle klar? Wir für uns haben das strikt voneinander getrennt, den es geht letzlieh um Professionaliät. Ein Mädchen für Alles macht eben, wird aber unter Umständen nicht zwingend eine Fach-FRAU. Machen ist schon gut, erfolgeich machen aus unserer Sicht noch besser! Dazu gehören
eben auch Kreativität und Geschwindigkeit, PS auf der Straße. Die Themen Change und Organisationentwicklung (Kompetenzwandler) sind daher andere als Personalberatung und Personaldienstleistung (HR ARTiSts). In der Schnittstelle der Themen arbeiten wir dann eben vernetzt
und gemeinsam. Das große Trendthema auch für die nächsten Jahre sind meiner Meinung nach „Kompetenzen“.

Effizienz: HR ist Dienstleister! Gleich passend die Überleitung. Das kann man „intern“ wie „extern“ verstehen. Das bedeutet, dass HR-Tagesgeschäft, also wiederkehrende Prozesse schlank und digital abzuleisten. An sich also nichts Neues. Die klassischen HR-Arbeitsfelder wie Personaladministration,
Personalabrechnung, Personalbetreuung oder auch die Personalbeschaffung werden als Services gebündelt. Neben der Digitalisierung wird sich der Trend hin zu einer weiteren Verdichtung ergeben.
Das heißt, ich benötige Antworten darauf, wie ich das mengenmäßige „Mehr“ mit der angestrebten „Excellence“ in Einklang bringen kann. Entweder source ich diese Prozesse aus, da ich mich auf eher strategische Personalarbeit fokussiere oder ich biete dieses Services auf dem Markt auch für andere
Unternehmen an. Zu den schon erwähnten Themenfeldern des MA-Circles ist HR daneben aufgerufen, klare Konzepte zu erschaffen, wie Personalbeschaffung oder Personalentwicklung systematisch angegegangen werden unter Berücksichtigung, auch hier, vom digitalen Service-Ansatz. Das ist ein spannendes Feld. Employee-Experience ist da so ein aktuelles Schlagwort.

Effektivität: HR ist Business-Partner! Die strategische Seite ist für uns eher als Projekt zu verstehen. Jedes Projekt braucht einen Auftrag! Hier tauchen wir dann ein ins People-Business. In unserem Verständnis hat HR den generellen Auftrag, die Performance im Unternehmen zu fördern. Das geschieht
konkret über die Arbeit mit den Führungskräften und der Unternehmensleitung. Auch das ist tägliches Doing aber auch eben wiederkehrend zumindest ein Anpassungsprojekt Die größten Aufträge erhält HR aus der Unternehmensstrategie und den Anpassungendes Unternehmens an die Marktgegebenheiten.

An dieser Stelle werden immer wieder Neuerungen von Nöten sein, damit die Ziele erreichbar sind. Gerade in der Ietzigen Zeit ein großes Thema. Anders formuliert geht es hier auch um die Abwendung von Risiken. Im speziellen lässt sich aktuell das gesamte „Pandemie-Manangement“ als gutes Beispiel
anführen. Nun werden auch die letzten Unternehmen den eigenen Notfallkoffer selbst mit Themen befüllen, die vorher als „eher undenkbar“ eingestuft waren. Hier hat uns Corona auch einen Auftrag mitgegeben. Bislang haben wir selbst und auch die gesamte Zunft gutes Feedback erhalten. So schließt
sich der Kreis. HR kann Krisenmanagement und somit Risiken abwenden!

5 Tipps von Stefan Oelker

Auf die jetzt wesentlichen Herausforderungen fokussieren, damit professionalisieren
Eigene Kapazitäten im Abgleich dessen sicherstellen
Saubere Administrationsprozesse liefern
Effektive Dienstleistungen für das Management, für das Erreichen der Unternehmensziele leisten
Führung im Unternehmen noch klarer gestalten, insbesondere die Verantwortung für
Personalarbeit schärfen
Unsicherheit bei Kollegen wahrnehmen und sich individuell Zeit nehmen als Unterstützung der
Führungskräfte

Sebastian ReimerIhr Experte für das Thema Prozessverbesserung im Büro

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