Wie entwickle ich eine Prozesslandkarte?

Die Entwicklung der Prozesslandkarte ist das erste Ergebnis beim Aufbau eines Prozessmanagements nach der Identifikation der Kern-, Support- und Managementprozesse. Sie ist außerdem die Basis für alle weiteren Aktivitäten zur Beschreibung, Modellierung und Optimierung der Teilprozesse und damit ein zentrales Element im Unternehmen. Alle Prozessdokumentationen werden schrittweise von dieser Prozesslandkarte abgeleitet. Dadurch lassen sich Zusammenhänge und Wechselbeziehungen erkennen. Hier sind ein paar Empfehlungen, wie Sie beim Aufbau Ihrer Prozesslandkarte am besten vorgehen?

  • Festlegen der Geschäfts- und Wettbewerbsstrategie
    Die Unternehmensstrategien bestimmen die Kernprozesse und deren Komplexität.
  • Definition der Kunden-Lieferanten-Beziehungen
    Wenn Zielmärkte und Kundengruppen bekannt sind, müssen noch alle weiteren Geschäftspartner festgelegt werden, die an den Prozessen beteiligt sind. In der Regel sind das Lieferanten von Dienstleistungen oder Rohmaterialien zur Herstellung der Produkte. Die Leistungen und Beziehungen untereinander werden im Groben festgelegt. Weiterhin ist das Ergebnis zu berücksichtigen, das dem Kunden am Ende geliefert werden soll. Hierbei werden die Produktvarianten ersichtlich, die möglicherweise auch unterschiedliche Prozessvarianten aufzeigen.
  • Identifikation der Hauptprozesse
    Im nächsten Schritt werden die Hauptprozesse benannt, die sich aus der Übersicht von Kernkompetenz, Kunden und Lieferanten ergeben. An dieser Stelle muss nicht unbedingt zwischen Kern- und Supportprozess differenziert werden. Wichtig ist hier, dass alle wesentlichen Prozesse benannt sind. Das Ergebnis ist eine unkategorisierte Übersicht.
  • Bestimmung der strategischen Bedeutung und des Kundennutzens
    Die identifizierten Prozesse werden nun nach ihrer strategischen Bedeutung bewertet. Liefert der Prozess beim Kunden einen Mehrwert durch die erbrachte Kernleistung, so wird daraus ein Kernprozess entstehen.

In der Regel ergeben sich ein bis drei Kernprozesse, die einen wahrnehmbaren Kundennutzen aufweisen und einen direkten Bezug zur Kernkompetenz besitzen. Haben die Prozesse Qualitäts- und Kontrollaufgaben zur Sicherung des Unternehmenserfolgs zum Zweck, werden sie als Managementprozesse eingeteilt.

Für Supportprozesse wird die Frage nach Eigenfertigung oder Fremdbezug geprüft. Bei Eigenfertigung müssen der Wettbewerbsvorteil und die eigene Kernkompetenz geprüft werden.

Prozesse beschreiben

  1. Kernprozesse, Managementprozesse und Supportprozesse top-down beschreiben
    Sobald die Hauptprozesse des Unternehmens identifiziert und in einer Prozesslandkarte visualisiert sind, müssen die Kernprozesse, Managementprozesse und Supportprozesse top-down bis auf Bearbeitungsebene beschrieben werden. Die Schnittstellen zu anderen Prozessen sind aufzuzeigen.
  2. Prozesse detaillieren und ggf. in Unterprozesse gliedern
    Die Prozessschritte werden in eine zeitliche und logische Reihenfolge gebracht. Bei komplexen Bearbeitungsvorgängen ist eine Gliederung der Prozesse in Unterprozesse sinnvoll. Unterprozesse erhöhen die Übersichtlichkeit.
  3. Prozesse dokumentieren
    Die Prozessabläufe werden um eine formale Prozessdokumentation ergänzt. Diese liefert Informationen über Prozessverantwortliche und Prozesskennzahlen. Die visualisierten Prozesse werden zusätzlich mit allen erforderlichen Dokumenten versehen, die zur Bearbeitung des Objekts notwendig sind. Außerdem können Formulare und Checklisten hinterlegt werden, die zu einer effizienten Arbeit beitragen.

Wozu braucht man eine Prozesslandkarte?

Bei einer Prozesslandkarte (teilweise auch Prozesslandschaft genannt) handelt es sich um die grafische Darstellung der Wechselwirkung der Unternehmensprozesse.

Im Kapitel 4.2.2 der ISO 9001 ist gefordert, dass das Qualitätsmanagementhandbuch eine „Beschreibung der Wechselwirkung der Prozesse“ enthalten muss. In der Praxis geschieht dies über die Prozesslandkarte.

In ihr sind die einzelnen Prozesse, untergliedert in Managementprozesse, Unterstützungsprozesse und Kernprozesse, aufgeführt.

Die Erstellung der Prozesslandkarte erfolgt bei einer Neueinführung eines Qualitätsmanagementsystems in der Regel nach Abschluss der Erarbeitung der unterschiedlichen Unternehmensprozesse. Bei Veränderungen im Unternehmen mit Einfluss auf die Prozesse (Prozesse fallen weg, bzw. neue kommen hinzu) wird sie überarbeitet.

Die Prozesslandkarte unterliegt wie alle anderen Dokumente auch der Dokumentenlenkung im Qualitätsmanagementsystem.