Ablage mit System

Die ständig wachsende Informationsflut ist zwar beeindruckend, doch überwältigen muss sie Sie nicht. Mit einer einfachen Systematik behalten Sie den Überblick und alle Dateien und Dokumente im Griff. Und gewinnen jede Menge Zeit für kreatives und konzentriertes Arbeiten. Viele virtuelle Schreibtische unter Windows & Co. sind mit Dateien, Ordnern und Icons überfrachtet. Das lenkt ab und erschwert ein systematisches Finden. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz signalisiert dagegen Ordnung und Übersichtlichkeit, was die Konzentration auf das Wesentliche erleichtert. Wer einem Firmennetzwerk angeschlossen ist, riskiert zudem Datenverlust, denn die Ordner und Dateien auf der PC-Arbeitsfläche werden in der Regel nicht von der zentralen Datensicherung erfasst.

Mit einem Rechtsklick auf den Desktop und dem Befehl Desktopsymbole anzeigen leeren Sie die Arbeitsfläche in einem Durchgang. Wenn Ihnen das zu radikal ist, legen Sie auf dem Desktop lediglich Verknüpfungen zu den Programmen ab, mit denen Sie täglich arbeiten. Doch wohin mit den bereits vorhandenen Dokumenten? Markieren Sie alle und verschieben Sie sie in einen neuen Ordner. Den sehen Sie anschließend durch und legen die Dateien endgültig ab.

Drei Ordner genügen für perfekte Ordnung

Ein dicht bestückter Desktop ist meist ein Zeichen für ein verbesserungswürdiges Dateimanagement. Auf dem zentralen Datei-Server des Unternehmens mag es eine perfekt nach Kunden oder Projekten gegliederte Struktur geben. Aber wo lassen Sie Dokumente, die Sie gerade bearbeiten?

Wo legen Sie zum Beispiel die Ergebnisse einer Recherche ab? Der Desktop scheint sich hier anzubieten. Generell sollten Sie so wenige Dateien wie möglich lokal auf Ihrem Rechner sichern. Wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten, speichern Sie alle Dokumente, die für den Prozess zur Dokumentation notwendig und die für Kollegen von Interesse sind, zentral auf dem Server. Dort landen auch Ihre privaten Dateien, sofern Ihr Administrator jedem Nutzer ein persönliches Verzeichnis auf dem Server eingerichtet hat. Ob Verlust des Notebooks oder Hardware-Defekt: Dateien, die Sie lediglich lokal auf Ihrem Computer speichern, sind in aller Regel nicht gesichert.

Eine zweite wichtige Regel: Arbeiten Sie möglichst immer mit Verknüpfungen. Wenn es aus Ihrer Sicht erforderlich ist, dass eine Datei an zwei Orten abgelegt wird, legen Sie an den weiteren Speicherplätzen lediglich einen Verweis auf das Original an. Ein verblüffend einfaches System für die Organisation von Dateien kommt mit lediglich drei Ordnern aus: doc, tmp und archiv. Wenn Sie sich einmal mit der Systematik vertraut gemacht haben, werden Sie feststellen, dass Sie damit viel Zeit sparen und den Überblick behalten. Im Ordner doc landen alle Dateien und Dokumente, an denen Sie aktuell arbeiten. Schreiben Sie an einem Bericht, so legen Sie diesen hier ab. Das Verzeichnis darf durchaus weitere Unterordner enthalten. So können Sie für jeden Kunden oder jedes aktuelle Projekt ein separates Verzeichnis anlegen. Bedenken sollten Sie allerdings, dass Sie umso mehr Zeit benötigen, um ein Dokument abzulegen, je verschachtelter Ihre Verzeichnisstruktur ist.

Das Verzeichnis tmp (für „temporär“) ist für alle Dateien und Objekte gedacht, die Sie kurzfristig benötigen, von denen aber nicht sicher ist, ob sie später erneut gebraucht werden. Hier legen Sie zukünftig die Dateien ab, die vorher auf dem Desktop lagerten, beispielsweise die Dateianhänge Ihrer E-Mails, die Sie zwischendurch ansehen wollten. Auch Downloads aus dem Internet oder ähnliche flüchtige Dokumente sind ideal an diesem Ort untergebracht.

Wie die Bezeichnung nahelegt, ist archiv der richtige Platz für alle Elemente, die Sie dauerhaft aufheben wollen. Abgeschlossene Projekte und Unterlagen dazu, erledigte Korrespondenz, kurzum alles, was Sie aufbewahren wollen oder müssen, landet im Archiv. Auch diesen Ordner passen Sie durch Unterordner an Ihre Bedürfnisse an. Möchten Sie alle Briefe in einem Ordner ablegen, geht dies natürlich genauso wie die Ablage nach Projekten.

Wichtig ist lediglich, dass Sie einmal pro Woche die beiden Ordner tmp und doc durchsehen. Dinge, die Sie löschen können, legen Sie dann in den Papierkorb. Erledigte Projekte und Dokumente verschieben Sie in das Archiv. Unter Windows spielt der Ordner Eigene Dokumente eine wichtige Rolle. Viele Anwendungen nutzen diesen als Standardverzeichnis. Damit die davon betroffenen Dateien automatisch in Ihrem neuen Arbeitsverzeichnis landen, ändern Sie einfach den Dateipfad. Klicken Sie dazu etwa unter Windows 7 auf Start und dann Ihren Benutzernamen. Sie befinden sich jetzt in Ihrem persönlichen Verzeichnis. Mit einem Rechtsklick auf Eigene Dokumente rufen Sie die Eigenschaften auf. Wechseln Sie in das Verzeichnis Pfad. Drücken Sie Verschieben, um Ihr neues Verzeichnis auszuwählen. Nach der Bestätigung wandern Ihre Dateien komfortabel an den neuen Ort.

Digital und analog im Einklang

Ein Feind dauerhafter Ordnung ist der Einsatz mehrerer unterschiedlicher Systematiken. Kommt es zwischen ihnen zu einem Bruch, ist das Ergebnis schnell ein inkonsistentes System, in dem sich niemand mehr auskennt. Deshalb sollte man sich bei der Organisation der elektronischen Ablage nach einer bereits bestehenden Ordnung richten. Werden in Ihrem Haus die Akten nach Kunden abgelegt, nutzen Sie die gleiche Systematik sowohl für das Archiv als auch für Ihre eigenen Arbeitsdokumente. Sofern noch nicht vorhanden, überlegen Sie sich ein persönliches System für die Bezeichnung von Dateien. Bewährt hat sich hier eine Kombination aus Datumsangaben, der Art des Dokuments und einem Datum, zum Beispiel „2011- 10-01-ang-meder.doc“. Damit wird deutlich, dass es sich um das Angebot an die Firma Meder handelt. Liegen bereits viele Dokumente vor, die nachträglich in ein solches System eingegliedert werden sollen, helfen Ihnen kostenlose Programme weiter, die auch größere Dateimengen umbenennen können, etwa der kostenlose „Bulk Renamer“ (www.bulkrenameutility.co.uk). Es berücksichtigt dabei etwa auch das Erstellungsdatum einer Datei. Damit konvertieren Sie in kürzester Zeit die Dateinamen.

Automatisieren, wann immer es geht

Nutzen Sie, wann immer es geht, die Möglichkeit, den Computer automatisch Dokumente, Dateien oder Nachrichten ablegen zu lassen. Viele Optionen bietet das kostenpflichtige Programm „Hygeia“ (www.purllow.com/). Es entfaltet seine Stärken insbesondere bei der Verwaltung von Bilddateien, da es Aufnahmen nach dem in der Datei enthaltenen Aufnahmedatum sortieren und bearbeiten kann. Auch in Outlook können Sie eine Menge automatisieren. Dies beginnt mit dem automatischen Sortieren eingehender Nachrichten und reicht bis zur Nutzung von Erweiterungen, die den Umgang mit dem Mailbestand vereinfachen. Das Programm „Attachment Save Add-In“ (www.sperrysoftware.com) speichert, ebenfalls in Abhängigkeit von Regeln, die Dateianhänge der E-Mails. Diese wandern in das Dateisystem und runden Ihre Dateiverwaltung ab. Da die häufig sehr großen Dateianhänge abgelegt sind, verkleinert sich die Datengröße des Postfachs und Outlook arbeitet schneller.

Intelligent finden statt zu suchen

Wenn Sie digitale Ablage und das System für die Organisation von Akten aufeinander abgestimmt haben, sehen Sie sich einer ausgefeilten Struktur gegenüber. Jeder Nutzer des Systems weiß, wohin ein Dokument gehört und wie er es abzulegen hat. Das ist zweifellos einer der wesentlichen Vorteile einer ausgefeilten Systematik. Andererseits benötigen Sie pro Vorgang, den Sie speichern, aber auch immer mehr Mausklicks, bis Sie innerhalb der Ordnerhierarchie den gewünschten Ort gefunden haben. Auf den Festplatten der meisten Computer schlummern heute mehr Daten und Informationen als in den Anfangstagen des World Wide Web. Was die Suchmaschinen für das Internet sind, kann die lokale Suchfunktion Ihres Rechners für Ihren Computer werden.

Online-Seminare und Online-Workshops besser strukturieren