Ablage mit System

Ein dicht bestückter Desktop ist meist ein Zeichen für ein verbesserungswürdiges Dateimanagement. Auf dem zentralen Datei-Server des Unternehmens mag es eine perfekt nach Kunden oder Projekten gegliederte Struktur geben. Aber wo lassen Sie Dokumente, die Sie gerade bearbeiten?

Wo legen Sie zum Beispiel die Ergebnisse einer Recherche ab? Der Desktop scheint sich hier anzubieten. Generell sollten Sie so wenige Dateien wie möglich lokal auf Ihrem Rechner sichern. Wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten, speichern Sie alle Dokumente, die für den Prozess zur Dokumentation notwendig und die für Kollegen von Interesse sind, zentral auf dem Server. Dort landen auch Ihre privaten Dateien, sofern Ihr Administrator jedem Nutzer ein persönliches Verzeichnis auf dem Server eingerichtet hat. Ob Verlust des Notebooks oder Hardware-Defekt: Dateien, die Sie lediglich lokal auf Ihrem Computer speichern, sind in aller Regel nicht gesichert.

Eine zweite wichtige Regel: Arbeiten Sie möglichst immer mit Verknüpfungen. Wenn es aus Ihrer Sicht erforderlich ist, dass eine Datei an zwei Orten abgelegt wird, legen Sie an den weiteren Speicherplätzen lediglich einen Verweis auf das Original an. Ein verblüffend einfaches System für die Organisation von Dateien kommt mit lediglich drei Ordnern aus: doc, tmp und archiv. Wenn Sie sich einmal mit der Systematik vertraut gemacht haben, werden Sie feststellen, dass Sie damit viel Zeit sparen und den Überblick behalten. Im Ordner doc landen alle Dateien und Dokumente, an denen Sie aktuell arbeiten. Schreiben Sie an einem Bericht, so legen Sie diesen hier ab. Das Verzeichnis darf durchaus weitere Unterordner enthalten. So können Sie für jeden Kunden oder jedes aktuelle Projekt ein separates Verzeichnis anlegen. Bedenken sollten Sie allerdings, dass Sie umso mehr Zeit benötigen, um ein Dokument abzulegen, je verschachtelter Ihre Verzeichnisstruktur ist.

Das Verzeichnis tmp (für „temporär“) ist für alle Dateien und Objekte gedacht, die Sie kurzfristig benötigen, von denen aber nicht sicher ist, ob sie später erneut gebraucht werden. Hier legen Sie zukünftig die Dateien ab, die vorher auf dem Desktop lagerten, beispielsweise die Dateianhänge Ihrer E-Mails, die Sie zwischendurch ansehen wollten. Auch Downloads aus dem Internet oder ähnliche flüchtige Dokumente sind ideal an diesem Ort untergebracht.

Wie die Bezeichnung nahelegt, ist archiv der richtige Platz für alle Elemente, die Sie dauerhaft aufheben wollen. Abgeschlossene Projekte und Unterlagen dazu, erledigte Korrespondenz, kurzum alles, was Sie aufbewahren wollen oder müssen, landet im Archiv. Auch diesen Ordner passen Sie durch Unterordner an Ihre Bedürfnisse an. Möchten Sie alle Briefe in einem Ordner ablegen, geht dies natürlich genauso wie die Ablage nach Projekten.

Wichtig ist lediglich, dass Sie einmal pro Woche die beiden Ordner tmp und doc durchsehen. Dinge, die Sie löschen können, legen Sie dann in den Papierkorb. Erledigte Projekte und Dokumente verschieben Sie in das Archiv. Unter Windows spielt der Ordner Eigene Dokumente eine wichtige Rolle. Viele Anwendungen nutzen diesen als Standardverzeichnis. Damit die davon betroffenen Dateien automatisch in Ihrem neuen Arbeitsverzeichnis landen, ändern Sie einfach den Dateipfad. Klicken Sie dazu etwa unter Windows auf Start und dann Ihren Benutzernamen. Sie befinden sich jetzt in Ihrem persönlichen Verzeichnis. Mit einem Rechtsklick auf Eigene Dokumente rufen Sie die Eigenschaften auf. Wechseln Sie in das Verzeichnis Pfad. Drücken Sie Verschieben, um Ihr neues Verzeichnis auszuwählen. Nach der Bestätigung wandern Ihre Dateien komfortabel an den neuen Ort.