Verbesserungspotenzial im administrativen Bereich der Ablage-Organisation

Große Zeitverluste entstehen häufig bei der Dokumenten-Ablage bzw. bei dem Zugriff auf bereits abgelegte Informationen. Die unnötige Suche nach dringend für die Bearbeitung benötigten Dokumenten frisst täglich viel zu viel Arbeitszeit. Wer für seine Ablage auch noch herkömmliche Akten-ordner benutzt, verschwendet aufgrund der Rückenbreite zudem noch wertvollen Platz, wenn die Ordner z. B. nur halb gefüllt sind. Fehlende Ordnungsstrukturen und mangelnde Übersicht erhöhen die Such- und Zugriffszeiten – dies führt zwangsläufig auch zu steigenden (Arbeits-)Kosten. Zudem stresst ein zäher Informationsfluss im turbulenten Arbeitsalltag und kostet unnötig Energie, die wir für wichtigere Aufgaben benötigen.

MAPPEI-Methode
Mit der MAPPEI-Methode können Sie im administrativen Bereich alle diese Verschwendungsarten vermeiden und enormes Verbesserungspotenzial ausschöpfen. Die Organisation und Ablage von Vorgängen geht mit dieser Methode besonders schnell und bedarf nur weniger Handgriffe. Einfach eine Ordnungsmappe nehmen, diese mit dem Inhalt beschriften und alle zugehörigen Papierdokumente lose hineinlegen – so einfach geht „Sofort-Ordnung“. Die Methode ist sehr platzsparend, da jeder Vorgang bzw. jede Ordnungsmappe quasi nur so dick ist, wie der eingelegte Inhalt. Die Ablage-Organisation basiert auf einem Aktenplan bzw. einer Farbstruktur, der bzw. die alle Dokumente (für einen Arbeitsplatz, eine Abteilung oder das ganze Unternehmen) systematisch ordnet und die nötige Transparenz schafft, dass Informationen auch im Vertretungsfall reibungslos fließen.

Ordnung in Farbe
Das Besondere der Methode ist die farbige und eindeutige Kennzeichnung einzelner Themenbereiche und Vorgänge. Dies bringt maximale Übersicht und Ordnung. Im Aktenplan legen Sie für jedes Hauptthema eine Farbe fest (z.B. Kunden = Gelb) und kennzeichnen anschließend alle dazugehörigen Vorgänge mit gelben Reitern. So lassen sich durch die Signalwirkung der Farben verschiedene Themen sofort optisch unterscheiden. Eine treffende und eindeutige inhaltliche Kennzeichnung der Ordnungsmappen macht die Ordnung perfekt. Die einzelnen Mappen werden anschließend anhand der Stichwörter systematisch und alphabetisch in eine Ordnungsbox eingestellt. So behalten Sie immer alle Vorgänge im Blick und können bei Bedarf jederzeit schnell darauf zugreifen.

Flexibel und erweiterbar
Das MAPPEI-Ablagesystem ist zudem sehr flexibel und passt sich den individuellen Bedürfnissen an. Es gibt Ordnungsmappen für Vorgänge mit geringem bis großem Blattumfang, flexibel mitwachsende Mappen, Fächermappen und andere Möglichkeiten der Gliederung (z.B. Registerblätter) Ihrer Vorgänge. Die einmal geschaffene Ordnung ist nicht starr, sondern lässt sich nach den individuellen Anforderungen flexibel erweitern. Kommen neue Themen zu einem Bereich hinzu, können weitere Farben oder zusätzliche Kennzeichnungen der Vorgänge eingesetzt werden.

Die flexible Nutzung der Akten am Arbeitsplatz, im Home Office oder im Außendienst bei Kundenterminen zeigt, wie mobil diese Art der Aktenführung einsetzbar ist. Auch die Archivierung wichtiger Akten und die spätere Vernichtung gelingen besonders einfach. Denn von der Entstehung des Vorgangs, über die Bearbeitung, bis hin zur Archivierung bleibt der Vorgang in einer Mappe. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist lässt sich die Mappe ohne großen Aufwand und meist vor allem sortenrein entsorgen.

Der enorme Vorteil der MAPPEI-Methode besteht darin, dass Sie

• das richtige Dokument
• am richtigen Ort
• in kürzester Zeit
• zu den niedrigsten Kosten

ablegen und wiederauffinden können. Im Vergleich zu anderen Ordnungssystemen gewährleistet diese Arbeits-Methode einen wesentlich schnelleren Zugriff durch eine besonders übersichtliche und platzsparende Aktenorganisation. Sie reduzieren die notwendigen administrativen Aufgaben auf ein Minimum. So bleibt Ihnen mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

Praxistipp: Kombinieren Sie die MAPPEI-Methode mit dem 7-Ordner-Prinzip.