Ablage im Griff mit dem 7-Ordner-System

Wie oft werden wir im Büroalltag fast zur Verzweiflung getrieben, wenn wir ein bestimmtes Dokument in der elektronischen Ablage suchen. Ich weiß genau, dass es da ist; und wenn nicht, hat es jemand anders gelöscht, um mich zu mobben. Wir selbst kommen bei der Klärung der Schuldfrage erstaunlich selten vor. Wie kann das sein? Und was lehrt uns die Realität? Wir sind grundsätzlich einer dieser Gruppen zuzuordnen: Die eine richtet für fast jedes Dokument einen eigenen Ordner ein, die andere Gruppe stopft Hunderte von Dokumenten, egal in welchem Format, in drei bis vier Ordner. Dass man dann nach einem Jahr vor lauter Ordnern das Dokument nicht mehr sieht, liegt bei nüchterner Betrachtung auf der Hand. Ganz Pfiffige speichern neue Dokumente gerne auf dem Desktop, weil sie diese ja eh demnächst lesen wollen. Deren Desktop wird in kurzer Zeit die Dokumente nicht mehr fassen können, da bekannterweise immer „etwas dazwischen kommt“. Außerdem ist ein den Rahmen des Bildschirm sprengender Desktop keine adäquate Grundlage für eine sinnvolle Prioritätensetzung.

Der sekretaria-Experte Milon Gupta hat sich als wirksames Gegenmittel das 7-Ordner-System überlegt. Damit erreicht man eine Ordnung, die es ermöglicht, mit genau drei Mausklicks das passende Dokument zu finden, ohne unsere Nerven zu strapazieren. Wenn Sie sein Prinzip nutzen, werden Sie nie wieder wertvolle Zeit auf der Suche nach dem einen Dokument vergeuden. Doch schauen wir zunächst, welche Anforderungen ein solches System erfüllen muss. Dann wird auch schnell der Sinn des 7-Ordner-Systems klar.

Übersichtlichkeit heißt in diesem Zusammenhang, dass man auf einen Blick übersehen kann, welche Ordner auf einer Ebene der Ordnerhierarchie gelistet sind. Wer erst in einer langen Liste von Ordnern rauf und runter scrollen muss, hat schon den Überblick verloren. Vielleicht wird er im schlimmsten Fall sogar dadurch vom eigentlichen Vorhaben abgelenkt, weil er in einem der Ordner ein lange gesuchtes Dokument vermutet. Dann geht nicht nur wertvolle Suchzeit auf die Verlustseite. Diese Ablenkung kann zu großen Verzögerungen eines Prozesses führen.

Nachvollziehbarkeit will sagen: Die Struktur und die Namen der Ordner müssen nicht nur für mich selbst, sondern auch für andere Nutzer nachvollziehbar sein. Wie soll jemand anderes sich in meiner Ordnerstruktur zurechtfinden, wenn ich selber schon Schwierigkeiten habe? In Fällen von Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen kann die Suche wichtiger Dokumente zu immensen Problemen führen. Eindeutige Strukturen mit wohlüberlegten Namen erleichtern das Finden von Dokumenten enorm. Manche Firmen gehen sogar dazu über, eine verbindliche Ordnerstruktur für jeden Mitarbeiter zu entwerfen und diese auf zentralen Laufwerken verfügbar und auf wuchernde Verzeichnisse kontrollierbar zu machen.

Schnelligkeit: Das Hauptziel einer effektiven Ordnerstruktur ist das Tempo des Auffindens der relevanten Dokumente. Daher wird angestrebt, jedes Objekt mit höchstens drei Klicks zu erreichen. Das hat die Konsequenz, dass es höchstens drei Ordnerebenen geben darf, um dieses Tempo zu erreichen.

Unter der o. g. Voraussetzung, dass nur drei Ebenen existieren sollen, gibt es auf jeder dieser Ebenen der Ordnerhierarchie höchstens 7 einzelne Ordner. Das heißt also, dass jeder Hauptordner über 7 Unterordner verfügt. Demnach existieren auf Ebene 1 maximal 7 Ordner, auf Ebene 2 sind es 7 x 7 = 49 Ordner, worauf Ebene 3 über 7 x 49 Ordner = 343 Ordner verfügt. Bei eindeutiger Benennung sowohl der Ordner als auch der Objekte ist so das schnelle Auffinden gewährleistet.

Um zum guten Schluss noch einmal darauf zurückzukommen: Ebenso wenig wie einzelne Dokumente gehören die Ordner auf den Desktop. Eigene Verzeichnisse und Ordner, die sich nicht mit Anwendungen und Apps vermischen können, sind auf jeden Fall das Mittel der Wahl.