Die 3 häufigsten Zeitfresser im Büro

Zeitfresser aufzuspüren und diese zu bekämpfen ist unsere Schlüsselkompetenz und Ihr Weg zu mehr Produktivität.

Der berufliche Alltag verlangt einem viel ab. Kaum jemand möchte da absichtlich trödeln. Es passiert trotzdem und meist ganz unbewusst. Im Büro lauern zahlreiche Zeitfresser, die eigentlich gar nicht sein müssten. Stunden und Minuten vergehen wie im Flug. Plötzlich ist es Nachmittag und eigentlich wurde kaum etwas geschafft. Dabei kann es mit einer einfachen Umstrukturierung so einfach sein. Hier sind die schlimmsten Fallen.

1. Platz: E-Mails
Die größte Falle ist schnell identifiziert. Nicht mal das Schreiben macht den schlimmsten Zeitfresser aus. Beim Lesen privater Mails geraten die eigentlichen Aufgaben schnell in Vergessenheit. Im Büro ist eindeutig der falsche Platz dafür. Im schlimmsten Fall droht Ärger mit dem Chef.

2. Platz: Meetings
Die Organisation fällt in den Bereich des Managers. Wichtige Dinge müssen im Team besprochen werden. Auch die Kooperation zwischen Angestellten funktioniert mit regelmäßigen Treffen viel besser. Nur ist dafür wirklich ein solch großer Zeitaufwand notwendig? Eine unabhängige Studie kam zu dem Ergebnis, das durchschnittlich 4,9 Stunden pro Woche im Meetings verbracht wird. Viele davon dauern sogar mehr als fünf Stunden und das gleich an folgenden Tagen. Das kann ganz schön mürbemachen. Die eigentlichen Aufgaben treten in den Hintergrund. Weniger ist in jedem Fall mehr.

3. Platz: Helfersyndrom
Die Teamarbeit ist wichtig. Eine andere Perspektive kann für die Problemlösung nützlich sein. Jedoch sollte das Helfersyndrom nicht ausgenutzt werden. Wer nicht Nein sagt, macht sich nur unnötig Stress. Mit den eigenen Aufgaben ist schon genug zu tun.

Fazit: Bewusstes Handeln schaltet Zeitfresser aus
Jeder kennt seine persönlichen Zeitfresser wohl am besten. Eine Umstrukturierung des Tagesplans schaltet sie aus. Bewusstes Handeln dient als Methode. Schauen Sie beim Checken der E-Mails ruhig mal auf die Uhr! Vielleicht machen Sie ja auch einen Wettbewerb daraus? Heute sind Sie schon viel schneller, als gestern. Auch eine Liste mit Projekten und Aufgaben kann ganz nützlich sein. Auf diese Weise gehen die wichtigen Dinge nicht verloren. Eine kleine Notiz, wie lange gebraucht wurde, bekämpft die Zeitfresser auch zukünftig. Im schlimmsten Fall liegt der Auslöser in einer Person. Die Kollegen oder der Chef nehmen Sie einfach zu sehr ein. Das eigentliche Problem anzusprechen, fällt gar nicht so einfach. Schließlich möchten Sie niemanden vor den Kopf stoßen. Trotzdem sollten Sie sich überwinden. Im Sinne der Arbeitsatmosphäre gilt es nur, den angemessenen Ton zu wahren. Legen Sie Zeiten fest, in denen Sie nicht gestört werden wollen.

18 Zeitfresser im Büro

Verschwendung von Zeit und Ressourcen im Dienstleistungsbereich oder in der Produktion tragen nicht zur Wertschöpfung bei und werden vom Kunden nicht bezahlt. Verschwendung aufzudecken und ihre Ursachen zu beheben, sind zentrale Aktivitäten des Lean Management.

Die folgenden 18 Formen von Verschwendung bzw. Verlusten konnten wir in unseren Beratungsprojekten im Büro finden:

Unklare Prioritäten
Falsche oder fehlende Priorisierung von Aufgaben, Terminen oder Informationen
Zeitverlust durch Suchen
Suchen von Dokumenten, Informationen, Gegenständen, Kollegen, Programmfunktionen, Büro- und Verbrauchsmaterial
Brachliegendes Mitarbeiterpotenzial
Fehlender Austausch von Ideen, lange Durchlaufzeiten von der Idee bis zur Umsetzung, mangelnde Verbesserung mittels KVP-Workshops
Hohe Bestände
Viele Dokumente, Informationen, E-Mails, hohe Bestände an Rohmaterial und Fertigprodukten
Vermeidbare Arbeitsunterbrechungen
Fehlende Informationen oder Materialien für den weiteren Ablauf; Störungen durch Kollegen, kurzfristige Termine, Geräusche, Licht, Anrufe, unnötige E-Mails, Pop-ups; fehlendes Wissen bzw. Wissensmonopol
Ungünstige Intervalle
Zu viel oder zu wenig Austausch von Dokumenten, Informationen oder Wissen; hohe Meetingfrequenz mit geringem Output
Lange Wartezeiten
Warten auf Dokumente, Informationen, Kollegen, Rückrufe, Entscheidungen, IT-Verfügbarkeit, Büro- und Verbrauchsmaterial
Unvollständige Zuarbeit
Fehlende oder unvollständige Dokumente, Informationen, Materialien, Rückrufe, Antworten oder Entscheidungen; Kollegen nicht verfügbar
Ungesundes Arbeitsumfeld
Fehlende Arbeitsplatzergonomie, Lärm, Enge, Stress, schlechte Beleuchtung, Mobbing
Mangelndes Umweltbewusstsein
Hoher Papier-, Energie- und Büromaterialverbrauch, fehlende Mülltrennung, keine Bildung von Fahrgemeinschaften, mangelndes Bewusstsein für Nachhaltigkeit
Symptombekämpfung als Problemlösungsstrategie
Probleme werden nicht bei ihrer Ursache angepackt und tauchen – mangels nachhaltiger Ansätze – immer wieder auf
Fehlende oder unzureichende Kommunikation
Missverständnisse, unterschiedliche Erwartungshaltungen und Auffassungen, unklare Prioritäten und fehlende Vorgaben
Unzureichende Fehlerkultur
Falsche Stammdaten, Fehler in Dokumenten, schlechte Datenqualität, falsche Unterlagen, keine Einarbeitung, fehlendes Feedback, fehlender Prozess
Unklare Ziele und Messkriterien
Umfangreiche Zielvereinbarung, Statistiken und Auswertungen werden ohne Grund und Zielgruppe geführt und ausgewertet
Fokussierte Abteilungsoptimierung
Innerhalb der Abteilung findet eine funktionsorientierte Optimierung statt. Die Prozessperspektive wird dabei nicht beachtet
Lange Anlauf- und Auslaufzeiten
Lange Durchlaufzeit von der Produktentwicklung bis zur Produktpräsentation und von der Produktabkündigung bis zum Prozessstopp
Unnötige Komplexität
Umfangreiche IT-Systeme, mehrstufiges Genehmigungsverfahren über mehrere Hierarchieebenen, falscher Technologieeinsatz
Unnötige Schnittstellen
Fehlende Prozessbeschreibungen, hohes Abteilungsdenken, Doppeleingaben, Medienbrüche, häufige Übergaben an Kollege

Sebastian ReimerIhr Experte für das Thema Prozessverbesserung im Büro

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