Die Möglichkeiten entdecken: IT nutzt Potenziale

Das Programm ‘KVP@IT’ ist ganzheitlich angelegt und umfasst alle Bereiche.

Viel Verbesserungspotenzial haben die Mitarbeiter unter der Koordination von Christoph Möller im IT Bereich erschlossen. Die Zentralisierung der Drucker, die Standardisierung der Hardware sowie die Einrichtung einer zentralen Aufbewahrungsstelle für IT-Kabel und Zubehörteile sorgt für Transparenz bei den Beständen. Vorhandene Geräte werden gezielt nach den Anforderungen der Anwender verteilt. So können Neuanschaffungen vermieden, Kosten eingespart und Durchlaufzeiten reduziert werden. Service im Support ist für das IT-Team ein wichtiges Anliegen. Deshalb wurden die Verantwortlichkeiten klar geregelt.

Gleichzeitig fanden Überlegungen statt, wie man den hohen Zeitaufwand in diesem Bereich reduzieren kann. Die Lösung: Durch Standardisierung haben die User die Möglichkeit, viele Dinge über das Intranet direkt in Auftrag zu geben, zum Beispiel das Einrichten von Zugriffsrechten oder das Anlegen neuer Benutzer. Mit Einführung dieser IT Formulare gingen die Supportanfragen um 40 % zurück. Die Erstellung von kurzen und visuellen Bedienungsanleitungen für Geräte wie Fax, Scanner oder Beamer reduzierte die Supporteinsätze erheblich. Die Zeitersparnis schafft Freiräume für die IT-Experten, welche diese Zeit nutzen, um weitere Verbesserungen zu realisieren.

So wurden Regeln und Tipps für den Umgang mit Mails erarbeitet und im gibt es dort einheitliche Formulare für Protokolle und Aktivitätenlisten. Die IT-News werden planmäßig und zielgruppenorientiert verteilt und übersichtlich archiviert.

Sebastian ReimerIhr Experte für das Thema Prozessverbesserung im Büro

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