Die Hoshin Kanri Methode

Gibt es Visionen und Ziele, die dir schon lange im Kopf herumschwirren und nur darauf warten, in deinem Unternehmen umgesetzt zu werden? Du weißt jedoch noch nicht, wie du vorgehen sollst und suchst nach einer effektiven Möglichkeit, die deine Mitarbeiter mit einbezieht und effizient zum Ziel führt? Dann solltest du dich für die Hoshin Kari Methode entscheiden.

Was ist die Hoshin Kanri Methode?
„Hoshin“ kommt aus dem Japanischen und heißt übersetzt „Kompassnadel“. „Kanri“ ist die Bezeichnung für „Management“. Hoshin Kanri wird nicht nur in Japan erfolgreich angewandt, sondern zählt inzwischen weltweit zu den wichtigsten Methoden des Lean Managements zur Umsetzung von Strategien und Prozessoptimierung in Unternehmen.

Das Besondere an diesem Planungs- und Steuerungssystem ist, dass nicht nur die Führungskräfte eingebunden werden, sondern alle Mitarbeiter*innen. Die neu festgesetzten Unternehmensziele werden gemeinsam erarbeitetet und die Strategien konsequent umgesetzt.

Was zeichnet die Hoshin Kanri Methode aus?
Die Hoshin Kanri Methode unterscheidet sich in einem wesentlichen Punkt von anderen Strategieumsetzungsmethoden. Die neuen Prozesse und Ziele werden nicht allein von der Führungsebene festgelegt bzw. vorgegeben, sondern gemeinsam mit den Mitarbeitern erarbeitet. Jedes einzelne Team wird dadurch motiviert, fühlt sich wertgeschätzt und kann sich mit dem Unternehmen identifizieren.

Wo lässt sich die Hoshin Kanri Methode einsetzen und wie funktioniert sie?
Die Hoshin Kanri Methode eignet sich für mittelständische Unternehmen ebenso wie für große Konzerne sowie für alle Branchen. Visionen bzw. Strategien können auf allen Ebenen effizient umgesetzt und Prozesse optimiert werden. Folgende Schritte bilden die Grundlage für die Umsetzung der Hoshin Kanri Methode:

1. Unternehmensvision definieren
Wo und wie siehst du dein Unternehmen in der Zukunft? Diese Frage solltest du dir zuerst stellen und deine Visionen und Ziele verständlich und detailliert definieren, denn sie dienen als Orientierung für jeden im Unternehmen. Ein gutes Beispiel dafür ist die Vision des Microsoft-Gründers Bill Gates. Er hat sein Ziel erreicht, dass auf so gut wie jedem Schreibtisch ein Computer zum Einsatz kommt.

2. Strategien entwickeln
Aus einer Vision werden Strategien entwickelt, deren Umsetzung für die nächsten drei, bis zu fünf Jahren, vorgesehen ist. Es wird eine Richtung vorgegeben, wie beispielsweise die Digitalisierung von Prozessen, damit effizienter produziert werden kann.

Die Vision eines kleinen Unternehmens kann es sein, sich zu vergrößern, um eine bestimmte Zielgruppe ausreichend beliefern zu können. Es sollte dann eine Strategie erarbeitet werden, um die Produktion entsprechend anzupassen und Wachstum zu ermöglichen.

3. Festlegung der langfristigen Durchbruchziele
Mit Durchbruchzielen sind die wichtigsten drei Ziele gemeint, die in den kommenden Jahren (3 bis 5) erreicht werden sollen, um Visionen umzusetzen. Sie werden nicht einfach von den Führungskräften festgelegt, sondern gemeinschaftlich in den einzelnen Hierarchieebenen entwickelt und umgesetzt.

Durchbruchziele sind messbare Ziele wie Marktführer zu werden, neue Kunden bzw. Zielgruppen zu erreichen sowie den Gewinn oder die Produktivität um eine bestimmte Prozentzahl zu steigern. Es müssen nicht unbedingt immer drei Durchbruchziele sein, zwei sind ebenso ausreichend. Mehr als drei sollten es allerdings nicht sein, damit dein Unternehmen den Fokus nicht verliert.

4. Festlegung der kurzfristigen Ziele
Kurzfristige Ziele sind Jahresziele, die von den C-Level-Führungskräften definiert werden. Ein Workshop mit der nächsten Hierachieebene, wie die Leitung (Heads of) Produktion, Einkauf und Vertrieb ist hilfreich, um die Ziele entsprechend anzupassen. Danach werden die Ziele, vorzugsweise auch in Form eines Workshop, in den jeweiligen Teams kommuniziert und angepasst bzw. umgesetzt.

Die Hoshin Kanri ermöglicht es, dass die Jahresziele eines Unternehmens, von der C-Level Ebene bis zum Arbeitsplatz jedes einzelnen Angestellten, immer wieder definiert werden. Jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin bekommt dadurch detaillierte Informationen und kann entsprechend zur Umsetzung der gesetzten Unternehmensziele beitragen. Der Fokus ist dadurch für alle sichtbar.

Ein Jahresziel kann sein, neue Vertriebswege zu finden oder die Produktionskosten um einen bestimmten Prozentsatz zu senken. Ebenso kann eine Umsatzsteigerung sowie die Erhöhung des Marktanteils für ein Produkt oder eine Dienstleistung zu erreichen, das Ziel sein.

Jahresziele sollten immer messbar bzw. mit einer Kennzahl bezeichnet werden und können ebenso Teilziele der Durchbruchziele sein. Lautet ein Durchbruchziel den Umsatz von aktuell 5 Millionen Euro auf 20 Millionen Euro zu erhöhen, dann kann das erste Jahresziel sein, einen Umsatz von 10 Millionen Euro zu erreichen.

Kennzahlen werden gesetzt, um zu kontrollieren, ob die festgelegten Maßnahmen und Strategien den gewünschten Effekt haben. Sie eignen sich ebenfalls dazu, den Grad der Zielerreichung zu beurteilen. Das gilt für monetäre Ziele, wie Umsatz, Gewinn und Liquidität, ebenso wie für Kundenzufriedenheit, Bekanntheit des Unternehmens, Marktanteil oder ähnliche Fakten.

5. Festlegen und Umsetzung der Maßnahmen in den Teams
Nach der Zielsetzung müssen Maßnahmen entwickelt werden, um die Ziele in die Tat umzusetzen. Es geht um die Frage, wie genau zu verfahren ist, um die vorher definierten Ziele zu erreichen. Auch bei diesem Vorgehen werden alle Mitarbeiter einbezogen, damit keine Prozesse entwickelt werden, die sich in der Praxis nicht umsetzen lassen. Nachdem alles zufriedenstellend erarbeitet wurde, beginnt die Umsetzung der Maßnahmen.

6. Kontrolle der Umsetzung
Während die neuen Strategien angepasst bzw. umgesetzt werden, sollte regelmäßig eine Kontrolle erfolgen, ob die gesetzten Ziele erreicht werden. Nur dadurch kannst du erkennen, ob eine Nachbesserung erfolgen muss oder warum es zu viele Stillstände gibt. Eine Prüfung der Abläufe kann an den jeweiligen Arbeitsplätzen täglich oder wöchentlich erfolgen. Auf den oberen Hierarchieebenen reicht eine Überprüfung alle zwei Wochen.

Sobald eine Abweichung von der Planung erkannt wird, ist es wichtig, dass du die Ursache findest und gemeinsam mit den Mitarbeitern*innen darauf hinarbeitest, dass die Prozesse wieder entsprechend angepasst werden. Das hilft dabei im Fokus des gesetzten Ziels zu bleiben.

Die Kennzahlen der Jahresziele sind keine strengen Vorgaben, sondern fungieren lediglich als Basis und bewirken eine gewisse Kontrolle. Sie dienen als Orientierung und sind bei der Zielfindung und Weiterentwicklung des Unternehmens hilfreich.

7. Resümee der Geschäftsführung
Am Ende eines Geschäftsjahres lässt die Geschäftsführung Revue passieren, welche Fortschritte erreicht worden sind und definiert Maßnahmen, wie sich die Prozesse im kommenden Jahr noch steigern lassen. Die beteiligten Mitarbeiter*innen werden dabei einbezogen und können Verbesserungsvorschläge machen bzw. mitteilen, bei welchen Prozessen es noch Potenzial für Verbesserungen gibt.

Damit die Ziele erreicht werden können, ist es wichtig, dass die Angestellten die Möglichkeit haben, regelmäßig ihr Feedback in Form von Kritik und Optimierungsvorschlägen an die Führungsebene zu geben. Dadurch wird ersichtlich, ob die Planungen sinnvoll und realistisch sind, die Prozesse verstanden werden sowie umgesetzt werden können.

Weiterhin werden aktuelle Kennzahlen mit den vorgegebenen Zielen verglichen. Gibt es Abweichungen zwischen Ist- und Soll-Zustand? Wenn nötig, werden Anpassungen diesbezüglich vorgenommen. Eine detaillierte Analyse deckt die Gründe auf und ermöglicht es, Ursachen und Fehler zu beheben.

Der Hoshin Kanri Prozess beginnt, ab Jahresziele definieren, in jedem Geschäftsjahr von neuem.

Visualisieren durch die Hoshin Kanri Matrix
Zur Verdeutlichung und als Überblick für jeden in einem Unternehmen, lässt sich die Umsetzung der Hoshin Kanri Methode geografisch durch eine Matrix darstellen, die sogenannte Hoshin Kanri Matrix, auch Hoshin Kanri X-Matrix genannt. Sie zeigt die Visualisierung und Zusammenfassung aller Ziele, Maßnahmen und Kennzahlen.

Alle relevanten Informationen werden durch die Abbildung als Grafik auf den Punkt gebracht und tragen zur Verdeutlichung der Strategie und zu einer optimalen Kommunikation zwischen Management und den einzelnen Teams bei. Anhand der Matrix kann jederzeit kontrolliert werden, ob die Richtung zur Zielerreichung eingehalten wird.

Die Hoshin Kanri Matrix wird in die vier Bereiche der X-Form eingeteilt, die sich um die „Vision“ des Unternehmens, die in der Mitte steht, anordnen:

• Im unteren Quadranten steht der Begriff „Durchbruchziele 3-5 Jahre“, die darunter detailliert in Stichworten aufgeführt werden.
• In den linken Quadranten wird der Begriff „Jahresziele“ gesetzt sowie deren Auflistung quer links daneben.
• Der obere Quadrant zeigt die Begriffe „Maßnahmen, Strategien und Prozesse“, die darüber genauer aufgelistet werden.
• Im rechten Quadranten steht der Begriff „Kennzahlen“ sowie rechts daneben aufgelistet die Bereiche, Teams oder Mitarbeiter*innen, die an den Strategien mitarbeiten bzw. verantwortlich dafür sind.

Durch Symbole, wie Punkte oder Pfeile an den Rändern, können Verbindungen verdeutlicht werden. Das kann zum Beispiel der Zusammenhang zwischen dem Ziel, den Marktanteil um 10 % zu erhöhen und der Maßnahme sein, die Werbung für Produkte anzukurbeln.

Vor und Nachteile der Hoshin Kanri Methode
Jedes Unternehmen sollte langfristig planen und benötigt dafür eine entsprechende Strategie. Die Hoshin Kanri Methode setzt einen klaren Fokus auf die wichtigsten Ziele, mit der Möglichkeit trotzdem flexibel zu bleiben und, wenn erforderlich, von den Vorgaben abzuweichen. Die Umsetzungsprozesse werden nicht allein von der Führungsebene bestimmt und vorangetrieben, sondern von allen Mitarbeitern gemeinsam erarbeitet. Sie befinden sich in einem ständigen Austausch, sodass hierarchische Prozesse mit agilen Arbeitsprozessen verknüpft werden.

Es ist nicht als Nachteil anzusehen, zusätzliche Zeit für die Umsetzung der Hoshin Kanri Methode zu investieren, beispielsweise für entsprechende Workshops, die sich letztendlich auszahlen.