• Produkte
    • Kennenlernen
      • 7 Gründe für Lean Administration
      • Zeitfresser-Checkliste fürs Büro
      • Lean Office – das 60 Minuten Webinar
      • Einfach digital arbeiten – 35 Minuten Webinar
      • Lean Office Tour
      • Lean Office Tour LIVE Online
    • Ausprobieren
      • Lean Administration in 2 Stunden verstehen
      • Lean Office Fokus-Days
    • Umsetzen
      • Lean Office Facilitator
      • Lean Office firmenintern
      • Lean Office Mastermind
    • Terminübersicht
      • Veranstaltungskalender
  • Anwendungsbeispiele
    • Lean Office Lernreise digital für Führungskräfte
    • Lean Office-Impulsbeitrag für die Lean Trainer
    • Lean Office Day
    • Lean geht auch privat
  • Wissen
    • Buchempfehlungen
    • Downloads
    • Glossar
    • Ratgeber
  • Referenzen
  • Über uns
    • Experten
    • Das Musterbüro
    • Partner
  • Kontakt
  • Menü Menü
Du bist hier: Startseite1 / Digitalisierung - IT und Neues Arbeiten2 / Prozessautomatisierung im Überblick

Prozessautomatisierung im Überblick

Prozessautomatisierung bedeutet, dass eine Aufgabe oder ein Ablauf nicht mehr manuell, sondern automatisiert abläuft, sprich durch Software unterstützt wird.

Im digitalen Zeitalter spielt die Prozessautomatisierung eine ganz entscheidende Rolle und ist nicht mehr wegzudenken. Ganz besonders wenn es um digitale Prozesse und Arbeitsabläufe geht, wird immer häufiger auf die Prozessautomatisierung zurückgegriffen. Abläufe und Prozesse werden nicht mehr manuell durchgeführt, sondern unter Verwendung verschiedener Software automatisiert. Dies spart wertvolle Zeit ein uns soll ein effizienteres, ergebnisorientierteres Arbeiten ermöglichen.

Um Prozesse zu automatisieren gibt es unterschiedliche Optionen. Wir möchten euch die drei nachstehend genannten Möglichkeiten einmal etwas genauer erläutern, aufzeigen, in welchen Aspekten sich diese voneinander unterscheiden und für welche Anwendungsfälle sie am besten geeignet sind:

  • Prozessautomatisierung mit VBA
  • Prozessautomatisierung mit Microsoft Flow/Power Automate
  • Prozessautomatisierung mit RPA

Sinn und Zweck der Prozessautomatisierung ist es, die Prozessgeschwindigkeit und Effizienz zu erhöhen, die Mitarbeiter zu entlasten und Fehlerquellen auf ein Minimum zu reduzieren. Gleichzeitig erlangen die Mitarbeiter mehr Zeit für andere Aufgaben und können schneller auf Anfragen oder Probleme von Kunden reagieren. Dies wirkt sich unmittelbar auf die Kundenzufriedenheit aus und kann dem Unternehmen zu einer besseren Auftragslage und einem angesehenen Ruf verhelfen.


Prozessautomatisierung mit VBA

Die Abkürzung VBA steht für Visual Basic for Application. Es handelt sich hierbei um eine Programmiersprache, die Makros ausführt und allen voran für die Automatisierung von Microsoft Excel und anderen Office Anwendungen verwendet wird. VBA kommt immer dann zum Einsatz, wenn Formatierungs- oder Korrekturprobleme vorliegen und repetitive Arbeitsschritte automatisiert werden sollen. Zudem ist VBA sehr gut für die Erweiterung von Benutzerinteraktion geeignet. Mithilfe von VBA können kleinere Anwendungen wie beispielsweise die sogenannten Buttons entwickelt werden, die sodann regulär genutzt und bedient werden können.

VBA wird häufig für die Interaktion mehrerer Microsoft Office Anwendungen verwendet. So kann zum Beispiel eine Verbindung zwischen Outlook und Excel hergestellt werden, indem ein VBA Skript Kontaktdaten aus Outlook in eine Kundendatei in Excel überträgt. Dieser Prozess würde manuell viel Zeit in Anspruch nehmen, kann mithilfe der Automatisierung jedoch binnen kürzester Zeit erfolgreich und fehlerfrei ausgeführt werden.

Nachstehend haben wir einige Prozesse zusammengestellt, die mit der VBA automatisiert werden können:

  • Daten in andere Dateien übertragen
  • E-Mails verschicken
  • Datenbanken befüllen
  • Schaltflächen nutzen, um Makros abzurufen
  • Formatierung von Dateien ändern
  • Diagramme erstellen

Dateieingabe mithilfe von Eingabemasken


Prozessautomatisierung mit Microsoft Flow/Power Automate

Bei Power Automate handelt es sich um eine Plattform, die zur Automatisierung von Worfklows und Prozessen genutzt wird. Die Besonderheit bei dieser Software ist, dass auch weitere Anwendungen mit einbezogen werden können, die nicht von Windows stammen. Besonders gut eignet sich diese Option bei Prozessen, die eine Aufgabe nach einem Auslöser-Ereignis, einem sogenannten Trigger, ausführen sollen. Bei dem Trigger kann es sich entweder um eine vereinbarte Zeit oder aber eine bestimmt Aktion, wie zum Beispiel den Eingang einer E-Mail, handeln. Der Trigger löst also den Prozess aus. Fehlt der Trigger, kann der Prozess mithilfe vorhandener Schaltflächen auch manuell ausgelöst werden.

Power Automate eignet sich besonders gut für die Automatisierung kleinerer Abläufe und Aufgaben. Durch eine intuitive Benutzeroberfläche und einen unkomplizierten Aufbau kann diese Software auch ohne etwaige Programmiererkenntnisse oder Erfahrung problemlos genutzt werden. Eine Vorlagen Bibliothek bietet allen Nutzern eine große Auswahl an Mustern und macht die Handhabung damit verständlich und leicht umsetzbar.

Mit dieser Methode lassen sich folgende Prozesse optimal automatisieren:

  • Nachricht in MS Teams, sobald ein Ereignis eingetreten ist
  • Automatische Übertragung von Kontakten aus E-Mails in das CRM
  • Versand von Push-Benachrichtigung beim Erhalt von E-Mails von vorab ausgewählten Absendern
  • Geschäftsprozessflow für unterschiedliche Schritte bei Beteiligung mehrerer Mitarbeiter

Urlaubsanträge und -freigaben


Prozessautomatisierung mit RPA

Robotic Process Automation, kurz RPA, steht für die Prozessautomatisierung mit digitalen Robotern und befasst sich mit aufwändigeren Prozessen, die häufig ausgeführt werden müssen oder sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und hierdurch anfälliger für Fehler sind. Ähnlich wie bei Power Automate kann die Automatisierung mit unterschiedlichen Anwendungen erfolgen und ist nicht auf Windows Anwendungen beschränkt. Da RPA ohne Schnittstellen zu anderen Systemen auskommt, kann diese Software zudem immer dann genutzt werden, wenn die Entwicklung von Schnittstellen besonders kostspielig ist oder einen verhältnismäßig großen Aufwand abverlangt.

Die nachstehend genannten Prozesse eigen sich besonders gut für eine Optimierung mit RPA. Nähere Informationen zu dieser Software haben wir in unserem Beitrag „5 RPA Voraussetzungen“ für euch zusammengefasst.

  • Reports generieren
  • Daten in verschiedene Anwendungen übertragen
  • Bestehende Formulare und Datenbanken befüllen
  • E-Mails verschicken
  • Informationen aus PDF Dokumenten auslesen


Automatisierung in der Zukunft

Da sich die Art der zu automatisierenden Prozesse stetig verändert, werden in Zukunft immer mehr Möglichkeiten und unterschiedliche Lösungen zur Prozessautomatisierung angeboten werden. Im Bereich RPA sind beispielsweise bereits erste Ansätze von sogenannten „intelligenten Robotern“ sichtbar, die Rechnungen per Bilderkennung identifizieren und sodann selbstständig bearbeiten können. Viele Anbieter von Automatiserungssoftware orientieren sich derzeit an der „Low-Code/ No-Code“ Methode, die es auch Menschen ohne Vorkenntnisse und Erfahrungen auf dem Gebiet der Programmierung ermöglicht, von der Prozessautomatisierung Gebrauch zu machen. Auf diese Weise sollen in Zukunft immer mehr Unternehmen und Mitarbeiter an die Prozessautomatisierung herangeführt werden.

Sebastian Reimer
Sebastian ReimerIhr Experte für das Thema Prozessverbesserung im Büro

Zertifikatslehrgang Lean Service Manager (IHK*)

In der Qualifikation zum Lean Service Manager lernen Sie, wie Sie Lean und KAIZEN Schritt für Schritt im Büro umsetzen und langfristig etablieren können. Die Zertifizierung erfolgt durch IHK Hessen innovativ, einer Gemeinschaftseinrichtung der 10 hessischen IHKn.

Jetzt mehr erfahren

Neue Beiträge direkt in Ihr Postfach!

Jetzt Newsletter abonnieren und alle Tipps & Trends zum Thema Lean Administration und Kaizen im Office erhalten.

Ja, ich möchte den Newsletter abonnieren!* 

*Unser kostenloser Newsletter informiert Sie regelmäßig per E-Mail über interessante Themen rund ums Thema Lean und Kaizen im Bürobereich und versorgt Sie mit Tipps & Tricks. Die Reimer improve Management GmbH wird Ihre Daten ausschließlich für den zuvor genannten Zweck verwenden und nicht an Dritte weitergegeben. Sie können sich jederzeit aus dem Newsletter heraus abmelden oder Ihre Einwilligung jederzeit per E-Mail an info@lean-service-institute.de widerrufen. Weitere Informationen zum Thema Datenschutz erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung. Ihre Daten werden nach Beendigung des Newsletter-Empfangs innerhalb von 3 Monaten gelöscht, sofern der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Durch Absenden der von Ihnen eingegebenen Daten willigen Sie in den Newsletter-Empfang ein und bestätigen Sie die Datenschutzerklärung.

Sie könnte Sie auch interessieren.

Ablage im Griff24.11.2020

Ablage im Griff mit dem 7-Ordner-System

Methoden - Prinzipien und Techniken

 

Die ständig wachsende Informationsflut ist zwar beeindruckend, doch überwältigen muss sie Sie nicht. Mit einer einfachen Systematik behalten Sie den Überblick und alle Dateien und Dokumente im Griff. Und gewinnen jede Menge Zeit für kreatives und konzentriertes Arbeiten. Viele virtuelle Schreibtische unter Windows & Co. sind mit Dateien, Ordnern und Icons überfrachtet.
https://www.lean-service-institute.de/wp-content/uploads/2020/11/Ablage-im-Griff-Beitrag.jpg 321 845 Sebastian Reimer https://www.lean-service-institute.de/wp-content/uploads/2021/12/lsi-logo-neu-dunkler.svg Sebastian Reimer2020-11-24 06:07:292023-01-08 11:37:52Ablage im Griff mit dem 7-Ordner-System
Ablage mit System03.04.2021

Ablage mit System

Methoden - Prinzipien und Techniken

 

Die ständig wachsende Informationsflut ist zwar beeindruckend, doch überwältigen muss sie Sie nicht. Mit einer einfachen Systematik behalten Sie den Überblick und alle Dateien und Dokumente im Griff. Und gewinnen jede Menge Zeit für kreatives und konzentriertes Arbeiten. Viele virtuelle Schreibtische unter Windows & Co. sind mit Dateien, Ordnern und Icons überfrachtet.
https://www.lean-service-institute.de/wp-content/uploads/2021/04/Ablage-mit-System-Beitrag.jpg 321 845 Sebastian Reimer https://www.lean-service-institute.de/wp-content/uploads/2021/12/lsi-logo-neu-dunkler.svg Sebastian Reimer2021-04-03 12:06:572021-04-03 12:07:14Ablage mit System
Zeitfresser23.04.2021

Die 3 häufigsten Zeitfresser im Büro

Kommunikation und Zusammenarbeit

 

Der berufliche Alltag verlangt einem viel ab. Kaum jemand möchte da absichtlich trödeln. Es passiert trotzdem und meist ganz unbewusst. Im Büro lauern zahlreiche Zeitfresser, die eigentlich gar nicht sein müssten. Stunden und Minuten vergehen wie im Flug.
https://www.lean-service-institute.de/wp-content/uploads/2021/04/Zeitfresser-Beitrag.jpg 321 845 Sebastian Reimer https://www.lean-service-institute.de/wp-content/uploads/2021/12/lsi-logo-neu-dunkler.svg Sebastian Reimer2021-04-23 08:13:482021-04-23 08:18:36Die 3 häufigsten Zeitfresser im Büro
  • twittern 
  • teilen 

Wissenswertes

  • Downloads
  • Experten
  • Glossar
  • Lean Office Safari – Impulsevent
  • Lean Office und der digitale Arbeitsplatz
  • Lean Performance Office
  • Partner
  • Standortbestimmung

Kontakt

Reimer improve Management GmbH
Wilhelmstraße 23
61381 Friedrichsdorf

Telefon: +49 6172 997384-0
Telefax: +49 6172 997384-8
E-Mail: info@lean-service.institute

Schreiben Sie uns


    Folgen Sie uns auf:

    • Xing
    • Facebook
    • Youtube
    • Impressum
    • Datenschutzerklärung
    • Haftungshinweise
    • Bildernachweise & Umsetzung
    • AGBs
    • Glossar
    • Anfahrt
    • Privatsphäre-Einstellungen ändern
    © 2023 Reimer Improve Management GmbH
    Was bedeutet Kultur? Sie fragen - wir antworten Sie fragen - wir antworten Christina Was bedeutet Resilienz?
    • Veranstaltungskalender

    • Fragen? 06172 9 97 38 40

    • Kontakt





    WordPress Cookie Plugin von Real Cookie Banner Nach oben scrollen