Prozessautomatisierung im Überblick

Im digitalen Zeitalter spielt die Prozessautomatisierung eine ganz entscheidende Rolle und ist nicht mehr wegzudenken. Ganz besonders wenn es um digitale Prozesse und Arbeitsabläufe geht, wird immer häufiger auf die Prozessautomatisierung zurückgegriffen. Abläufe und Prozesse werden nicht mehr manuell durchgeführt, sondern unter Verwendung verschiedener Software automatisiert. Dies spart wertvolle Zeit ein uns soll ein effizienteres, ergebnisorientierteres Arbeiten ermöglichen.

Um Prozesse zu automatisieren gibt es unterschiedliche Optionen. Wir möchten euch die drei nachstehend genannten Möglichkeiten einmal etwas genauer erläutern, aufzeigen, in welchen Aspekten sich diese voneinander unterscheiden und für welche Anwendungsfälle sie am besten geeignet sind:

• Prozessautomatisierung mit VBA
• Prozessautomatisierung mit Microsoft Flow/Power Automate
• Prozessautomatisierung mit RPA

Sinn und Zweck der Prozessautomatisierung ist es, die Prozessgeschwindigkeit und Effizienz zu erhöhen, die Mitarbeiter zu entlasten und Fehlerquellen auf ein Minimum zu reduzieren. Gleichzeitig erlangen die Mitarbeiter mehr Zeit für andere Aufgaben und können schneller auf Anfragen oder Probleme von Kunden reagieren. Dies wirkt sich unmittelbar auf die Kundenzufriedenheit aus und kann dem Unternehmen zu einer besseren Auftragslage und einem angesehenen Ruf verhelfen.

Prozessautomatisierung mit VBA
Die Abkürzung VBA steht für Visual Basic for Application. Es handelt sich hierbei um eine Programmiersprache, die Makros ausführt und allen voran für die Automatisierung von Microsoft Excel und anderen Office Anwendungen verwendet wird. VBA kommt immer dann zum Einsatz, wenn Formatierungs- oder Korrekturprobleme vorliegen und repetitive Arbeitsschritte automatisiert werden sollen. Zudem ist VBA sehr gut für die Erweiterung von Benutzerinteraktion geeignet. Mithilfe von VBA können kleinere Anwendungen wie beispielsweise die sogenannten Buttons entwickelt werden, die sodann regulär genutzt und bedient werden können.

VBA wird häufig für die Interaktion mehrerer Microsoft Office Anwendungen verwendet. So kann zum Beispiel eine Verbindung zwischen Outlook und Excel hergestellt werden, indem ein VBA Skript Kontaktdaten aus Outlook in eine Kundendatei in Excel überträgt. Dieser Prozess würde manuell viel Zeit in Anspruch nehmen, kann mithilfe der Automatisierung jedoch binnen kürzester Zeit erfolgreich und fehlerfrei ausgeführt werden.

Nachstehend haben wir einige Prozesse zusammengestellt, die mit der VBA automatisiert werden können:

• Daten in andere Dateien übertragen
• E-Mails verschicken
• Datenbanken befüllen
• Schaltflächen nutzen, um Makros abzurufen
• Formatierung von Dateien ändern
• Diagramme erstellen

Dateieingabe mithilfe von Eingabemasken

Prozessautomatisierung mit Microsoft Flow/Power Automate
Bei Power Automate handelt es sich um eine Plattform, die zur Automatisierung von Worfklows und Prozessen genutzt wird. Die Besonderheit bei dieser Software ist, dass auch weitere Anwendungen mit einbezogen werden können, die nicht von Windows stammen. Besonders gut eignet sich diese Option bei Prozessen, die eine Aufgabe nach einem Auslöser-Ereignis, einem sogenannten Trigger, ausführen sollen. Bei dem Trigger kann es sich entweder um eine vereinbarte Zeit oder aber eine bestimmt Aktion, wie zum Beispiel den Eingang einer E-Mail, handeln. Der Trigger löst also den Prozess aus. Fehlt der Trigger, kann der Prozess mithilfe vorhandener Schaltflächen auch manuell ausgelöst werden.

Power Automate eignet sich besonders gut für die Automatisierung kleinerer Abläufe und Aufgaben. Durch eine intuitive Benutzeroberfläche und einen unkomplizierten Aufbau kann diese Software auch ohne etwaige Programmiererkenntnisse oder Erfahrung problemlos genutzt werden. Eine Vorlagen Bibliothek bietet allen Nutzern eine große Auswahl an Mustern und macht die Handhabung damit verständlich und leicht umsetzbar.

Mit dieser Methode lassen sich folgende Prozesse optimal automatisieren:

• Nachricht in MS Teams, sobald ein Ereignis eingetreten ist
• Automatische Übertragung von Kontakten aus E-Mails in das CRM
• Versand von Push-Benachrichtigung beim Erhalt von E-Mails von vorab ausgewählten Absendern
• Geschäftsprozessflow für unterschiedliche Schritte bei Beteiligung mehrerer Mitarbeiter

Urlaubsanträge und -freigaben

Prozessautomatisierung mit RPA
Robotic Process Automation, kurz RPA, steht für die Prozessautomatisierung mit digitalen Robotern und befasst sich mit aufwändigeren Prozessen, die häufig ausgeführt werden müssen oder sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und hierdurch anfälliger für Fehler sind. Ähnlich wie bei Power Automate kann die Automatisierung mit unterschiedlichen Anwendungen erfolgen und ist nicht auf Windows Anwendungen beschränkt. Da RPA ohne Schnittstellen zu anderen Systemen auskommt, kann diese Software zudem immer dann genutzt werden, wenn die Entwicklung von Schnittstellen besonders kostspielig ist oder einen verhältnismäßig großen Aufwand abverlangt.

Die nachstehend genannten Prozesse eigen sich besonders gut für eine Optimierung mit RPA. Nähere Informationen zu dieser Software haben wir in unserem Beitrag „5 RPA Voraussetzungen“ für euch zusammengefasst.

• Reports generieren
• Daten in verschiedene Anwendungen übertragen
• Bestehende Formulare und Datenbanken befüllen
• E-Mails verschicken
• Informationen aus PDF Dokumenten auslesen

Automatisierung in der Zukunft
Da sich die Art der zu automatisierenden Prozesse stetig verändert, werden in Zukunft immer mehr Möglichkeiten und unterschiedliche Lösungen zur Prozessautomatisierung angeboten werden. Im Bereich RPA sind beispielsweise bereits erste Ansätze von sogenannten „intelligenten Robotern“ sichtbar, die Rechnungen per Bilderkennung identifizieren und sodann selbstständig bearbeiten können. Viele Anbieter von Automatiserungssoftware orientieren sich derzeit an der „Low-Code/ No-Code“ Methode, die es auch Menschen ohne Vorkenntnisse und Erfahrungen auf dem Gebiet der Programmierung ermöglicht, von der Prozessautomatisierung Gebrauch zu machen. Auf diese Weise sollen in Zukunft immer mehr Unternehmen und Mitarbeiter an die Prozessautomatisierung herangeführt werden.