Worum geht es bei einer Prozesslandkarte?

Als Prozesslandkarte oder Roadmap wird eine grafische Übersicht im Rahmen des Prozessmanagements als Teil des Qualitätsmanagements bezeichnet. Sie zeigt die Zusammenhänge sowie Details der Kern-, Management- und Unterstützungsprozesse. Die Struktur eines Unternehmens wird verständlich und übersichtlich dargestellt und dient somit nicht nur der internen, sondern auch der externen Kommunikation. Aufgrund der detaillierten Übersicht ist eine Optimierung der einzelnen Prozesse jederzeit möglich. Damit sind folgende Unternehmensprozesse gemeint:

Strategieprozesse, Managementprozesse

• Entwicklung der Unternehmensstrategie
• Zielsetzung
• HR-Management
• Projektmanagement
• Finanzmanagement
• Qualitätsmanagement
• Risikomanagement

Kernprozesse (Core Prozesse)

• Produkt und/oder Prozessentwicklung
• Produktionsplanung und -steuerung
• Einkauf und Vertrieb

Prozesslandkarte – Unternehmensstruktur, Orientierung und Kommunikation
Eine Prozesslandkarte ist ein Instrument, mit deren Hilfe die Unternehmensstruktur sowie sämtliche betrieblichen Prozesse übersichtlich aufgezeichnet werden können. Daraus ergibt sich ein ganzheitliches Bild des Unternehmens, das die interne und externe Kommunikation sowie die Prozessoptimierung erleichtert.

Mit der Prozesslandkarte optimiert in die Zukunft
Es gibt drei Bereiche, die ohne ein detailliertes Gesamtbild in Bezug auf die Unternehmensprozesse nicht funktionieren:

Unternehmensführung und Weiterentwicklung
Ein klassisches Organigramm zeigt die interne Struktur in einer Organisation oder eines Unternehmens und stellt die Mitarbeiter und ihre Positionen dar. Die Prozesslandkarte ist praktisch eine Fortführung und zeigt ebenso die funktions- sowie abteilungsübergreifenden Arbeitsprozesse und vermittelt damit eine Sicht auf das Zusammenspiel der Unternehmensvorgänge. Damit wird eine optimale Basis für die Unternehmenssteuerung geschaffen, die eine kontinuierliche Prozessoptimierung und Weiterentwicklung sichert.

Qualitätsmanagement
Nur qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen sichern den Erfolg eines Unternehmens. Deshalb ist das Qualitätsmanagement eines der wichtigsten Bereiche für einen Betrieb. Ein funktionierendes Qualitätsmanagement basiert jedoch auf einer Gliederung der Unternehmensvorgänge in einzelne Prozesse. Daraus ergibt sich die Möglichkeit, Vorgänge zu definieren und detailliert zu dokumentieren, welche Aktivitäten wann und mit welchen Ressourcen ausgeführt werden und zu welchem Ergebnis führen. Das Resultat ist ein Unternehmen, das effizient und nachhaltig arbeitet.

Digitalisierung
Wer die Komponenten des digitalen Zeitalters nicht nutzt und sich nicht entsprechend informiert, verpasst irgendwann den Anschluss und gefährdet die Zukunft seines Unternehmens. Viele Unternehmensprozesse lassen sich durch prozessorientierte Software automatisieren und damit gleichzeitig optimieren. Ohne eine detaillierte Darstellung der Prozesse ist eine Digitalisierung jedoch nicht möglich.

Erstellung einer Prozesslandkarte
Üblicherweise wird eine Prozesslandkarte nach dem Top-Down-Prinzip erstellt. Dabei handelt es sich um eine Vorgehensweise, die typisch für Organisationsentwicklungsprojekte ist. Die Umsetzung eines Prozesses wird auf der Führungsebene geplant und jeweils an die folgenden Hierarchien weitergegeben. Die Entwicklung und Ausführung erstreckt sich über alle Bereiche, von der Materialplanung bis zum Vertrieb.

Um eine Prozesslandkarte zu erstellen, ordnest du die Teilprozesse den jeweiligen Prozesskategorien zu. Unterteilt wird in Management- bzw. Strategieprozesse, Kern- oder Wertschöpfungsprozesse und Support-Prozesse (Unterstützende Prozesse), die im einzelnen wie folgt definiert werden:

Management- bzw. Strategieprozesse
Auf der sogenannten C-Level Ebene (Führungsebene) findet die strategische Planung sowie die Unternehmenssteuerung statt. Das sogenannte C-Level setzt sich aus folgenden Positionen zusammen:
Chief Executive Officer (CEO), Chief Financial Officer (CFO), Chief Marketing Officer (CMO), Chief Operation Officer (COO) und Chief Technical Officer (CTO). Abschließende Entscheidungen, wie die Integration eines neuen Softwareprogramms, werden auf dieser Ebene getroffen. Dabei hat der CEO (alleinige/r Geschäftsführer/in oder Vorstandsvorsitzende/r) das letzte Wort.

Kernprozesse oder Core-Prozesse
Kernprozesse, auch Wertschöpfungsprozesse genannt, bezeichnen alle Vorgänge, die mit Kundenbedürfnissen zu tun haben. Dazu gehört die Entwicklung und Herstellung eines Produktes sowie Marketing und Planung sowie die Erfüllung einer Dienstleistung. Wiederholter Service und Wartung gehören ebenfalls zu den Kernprozessen.

Support-Prozesse
Support oder unterstützende Prozesse finden in den administrativen Bereichen eines Unternehmens statt, wie Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Berichtswesen und HR-Bereich. Ebenso gehören F&E-Prozesse (Forschung und Entwicklung), Beschaffung und Logistik zu den unterstützenden Prozessen.

Prozess-Optimierung
Für die Führungsebene ist ein Gesamtüberblick auf die Prozesse des gesamten Unternehmens unerlässlich. Teamleiter oder Controller konzentrieren sich dagegen eher auf ihre jeweiligen Bereiche und haben detaillierten Einblick in die Prozesse. Das ermöglicht fortlaufende Prozessoptimierung sowie die Durchführung von Lean-Projekten, wie die Integration von aktueller Software.

Eine Prozessoptimierung ist heutzutage ohne die Automatisation bestimmter Unternehmensprozesse nicht mehr möglich. Es ist nicht mehr zeitgemäß, beispielsweise den Prozess, eine Materialrechnung zu begleichen, manuell durchzuführen. Dafür gibt es spezielle Software-Programme, die den Vorgang digital und teilweise automatisiert durchführen und dadurch Zeit sparen, die anderweitig genutzt werden kann.

Manuelles Prüfen einer Rechnung sowie die Weitergabe zur Freigabe an die entsprechende Person und die Buchhaltung zur weiteren Überprüfung und Überweisung blockiert den Arbeits-Flow, denn es kommt oft zu unnützen Wartezeiten. Die Einführung eines neuen Software-Systems bedeutet anfangs zwar Zeitaufwand und Mitarbeiterschulung, danach amortisieren sich die Kosten für eine aktuelle Softwarelösung jedoch schnell. Die Automation vieler manueller Vorgänge entlastet die Mitarbeiter und optimiert Arbeitszeit. Ein weiterer Vorteil, der viel Zeit einspart ist die Möglichkeit, dass sämtliche Firmendaten aus dem System schnell abgerufen werden können, um damit zu arbeiten.

Tools für die Erstellung einer Prozesslandkarte
Die grafische Darstellung von Prozessen kann durch Blockpfeile erfolgen, die u. a. im Toolset „SmartArt“ in Microsoft Excel und Words verfügbar sind. Eine weitere Möglichkeit für die Erstellung einer Prozesslandkarte bietet eine Mindmaps-Software. Sie hat den Vorteil, dass Ebenen ein- und ausgeblendet werden können und ermöglicht damit die Konzentration auf einzelne Prozesse. Die einfachste Variante zur Erstellung einer Prozesslandkarte ist ein Whiteboard oder eine Tafel, die mit entsprechenden Haftnotizen oder grafischen Zeichnungen versehen werden.

Prozessorientierte Software bestimmt die Zukunft
Wenn du dein Unternehmen prozessorientiert führen möchtest, ist die Entscheidung für eine optimierende Software unerlässlich. Wer die Möglichkeiten nicht nutzt, verliert den Anschluss und gefährdet damit die Zukunft seines Betriebes. Es reicht nicht ganzheitlich zu denken und zu führen, ausschlaggebend ist die Umsetzung bzw. Übertragung auf kompetente Mitarbeiter im IT-Bereich, die eine passende Software integrieren und einrichten sowie bei der Einarbeitung der Mitarbeiter behilflich sind.

Softwarelösungen gibt es für die Bereiche Projektentwicklung, Fertigung, Marketing und Vertrieb, ebenso wie für Lager und Buchhaltung. Die angebotenen ERP-Systeme bestehen heutzutage aus einzelnen Modulen, die schrittweise eingeführt werden können. Dadurch wird vermieden, dass Unternehmensprozesse unterbrochen werden. Eine entsprechende Beratung bringt Aufschluss darüber, wie viel Aufwand eine Umstellung für den Betrieb bedeutet und welche Kosten entstehen. Offene Programmierschnittstellen (APIs) ermöglichen oft die Integration eines neuen Systems bzw. die Anbindung an eine bereits vorhandene Software.

Fazit
Die Prozesslandkarte oder Roadmap lässt sich mit einer traditionellen Landkarte vergleichen, denn sie gibt dir einen Gesamtüberblick über die wertschöpfenden, administrativen sowie unterstützenden Prozesse im Unternehmen. Dadurch ist eine bessere Orientierung möglich, denn Prozesse können detailliert analysiert werden, um Schwachstellen zu erkennen. Lean-Methoden lassen sich leichter umsetzen, dazu gehört auch die Integration von prozessorientierten Softwarelösungen, die in Form von Modulen schrittweise erfolgen kann.

Der Gesamtüberblick auf die Prozesse deines Unternehmens ermöglicht nicht nur eine zukunftsorientierte Prozessoptimierung, sondern verbessert auch die interne und externe Kommunikation. Mitarbeiter, von der Führungsebene über die Funktionsebenen bis zum IT-Team, ziehen Vorteile daraus bzw. können sich orientieren und informieren, ebenso wie zuarbeitende Unternehmen und Kunden.