Unsere Ansätze für eine effektive Zeitplanung

Häufig hat man im stressigen und ablenungsreichen Berufsalltag das Gefühl, dass effektive Zeitplanung unmöglich und nicht realisierbar ist. Häufige Unterbrechungen, viele kleine und zeitraubende Aufgaben, ständig klingelnde Telefone und Dauerstress – deshalb ist eine gute Zeitplanung im Büro so schwierig und dennoch unerlässlich.

Mit unseren Ansätzen und Tipps möchten wir Ihnen einige Herangehensweisen nahebringen, die es Ihnen ermöglichen sollen, künftig besser mit dem Thema Zeitmanagement umzugehen. Hierfür gibt es verschiedene erprobte Methoden, damit auch Aufgaben in den Tagesablauf integriert werden können, welche unvorhergesehen kommen.

Testen Sie einfach verschiedene Methoden und Sie werden schnell merken, welcher unserer Ansätze am Besten zu Ihnen und Ihrer beruflichen Situation passt. Einige der Methoden lassen sich auch hervorragend miteinander kombinieren.

1. Tagesetappen planen mit der ALPEN-Methode

Mit der ALPEN-Methode hat Lothar J. Seiwert eine Methode entwickelt, welche es erlaubt, den Tagesablauf ohne Hilfsmittel zu strukturieren. Alles was Sie dazu benötigen, sind ein paar wenige Minuten Ihrer Zeit, um einen strukturierten Tagesablauf zu erstellen.

Die Eckpunkte der ALPEN-Methode:

– Notieren Sie sich Termine und geplante Aufgaben

– Schätzen Sie die Länge der Aufgaben und der anstehenden Termine

– Planen Sie ausreichend Pufferzeiten ein!

– Treffen sie Entscheidungen über die Dringlichkeit und die Gewichtung der Aufgaben

– Kontrollieren Sie Ihren Plan, wo besteht eventuell Verbesserungspotenzial?

In der Nachkontrolle lässt sich auch der Realismus des erstellten Plans ausloten – Wenn der Plan nur das beinhaltet, was auch in der tatsächlich zur Verfügung stehenden Zeit beinhaltet, dann ist der Plan realistisch.

2. Festlegen von „einsamen Stunden“

Viele Zeitmanager erreichen mit dieser Methode große Erfolge! Sie bezeichnen die erste und die letzte halbe stunde ihres Arbeitstages als „einsame Stunde“. Diese Methode funktioniert folgendermaßen:

– Nach Ankunft im Büro planen und strukturieren Sie Ihren Tag (Zum Beispiel mit der bereits vorgestellten ALPEN-Methode). Blocken Sie sich bei dieser Planung auch Zeit für Aufträge von Ihrem Vorgesetzten.

– Erst nach der Planung lesen Sie E-Mails oder öffnen Sie die Post. Damit können Sie verhindern, dass andere Gegebenheiten Ihre Planung beeinflussen. Für alle dringenden Aufgaben, die über den Tag verteilt aufkommen, haben Sie ja mittels der ALPEN-Methode ausreichend Pufferzeiten eingeplant!

– Nach Tagesabschluss nehmen Sie sich noch einmal eine halbe Stunde Zeit und räumen auf, bereiten den nächsten Tag vor und vor allem: Sie freuen sich, was Sie an diesem Tag alles geschafft haben!

3. Mit Mindmaps den Überblick behalten

Mit der Mind-Mapping-Methode sammeln Sie Aufgabe und behalten einen Überblick über diese. Sie stellen Gedanken bildhaft da und brennen sie damit in Ihr Gedächtnis ein. Statt Worten verwenden Sie vor allem Bilder, Symbole und Icons, wodurch eine Gedankenkarte entsteht. Somit lassen sich nicht nur Aufgaben, sondern vor allem auch Projekt-Meilensteine oder Etappenziele hierarchisch aufbereiten.

Zum Schluss ordnen Sie jeder Aufgabe einen Termin zu. Mit Mind-Mapping können Sie nicht nur Tagesabläufe und Aufgaben, sondern vor allem auch größere Projekte planen und somit effizienter realisieren.

4. Schwerpunkte mit der PEPE-Regel setzen

PEPE bedeutet: Priorität vor Eiligkeit vor Perfektion vor schnellem Erfolg. Hier werden zunächst die „richtigen Dinge“ festgelegt, wodurch die Effektivität erhöht werden soll. Die richtigen Dinge meinen hier vor allem die Kernaufgaben Ihrer täglichen Arbeit. 

Danach kommt alles, was an diesem Arbeitstag unbedingt noch erledigt werden muss. 

An dritter Stelle befassen Sie sich mit Perfektionismus. Dieser kostet viel Zeit und Energie, deshalb müssen Sie Aufgaben, die perfekt und einwandfrei erledigt werden müssen, häufig mit Kollegen durchführen.

Die verbliebene Zeit widmen Sie den Aufgaben, die schnellen Erfolg bringen. Diese Aufgaben erfordern wenig Energie und wenig Zeit. 

5. Pufferzeiten und Pausen einplanen

Sie kennen das sicher – Sie haben morgens oder am Vorabend einen für Sie perfekten Zeitplan für den Arbeitstag erstellt und dann kommt plötzlich alles dazwischen. Unvorhergesehene Aufgaben und Termine können Ihren Zeitplan schnell zum Scheitern bringen. Dies passiert vor allem dann, wenn der Zeitrahmen für die Aufgaben zu knapp kalkuliert ist. Deshalb sind folgende Schritte immens wichtig:

– Schätzen Sie den Zeitrahmen für Aufgaben ausreichend ab und planen Sie hier lieber großzügig als zu knapp

– Planen Sie ausreichend Pufferzeiten zwischen Aufgaben und Terminen. So können Sie vermeiden, dass kleine Zusatzaufgaben, Anrufe oder spontane Meetings Sie aus Ihrem Zeitplan bringen.

– Planen sIe auch Pausen fest an. Pausen sind keine Zeitverschwendung, sondern wichtig dafür, neue Kraft und Energie zu tanken und Ihre Leistungsfähigkeit damit aufrecht zu erhalten

6. Unterbrechungen unterbinden

Wer sich mit Zeitmanagement beschäftigt, oder bereits einmal nach festen Zeitplänen gearbeitet hat, der hat schnell erkannt, dass die beste Planung nichts nützt, wenn man Unterbrochen wird oder Störungen auftreten. Häufig sind es dabei andere, die einen stören, beispielsweise der Chef, die Kollegen, Kunden, oder die Familie.

natürlich lassen sich solche Störer nicht ganz aus Ihrem Alltag vertreiben. Schließlich ist es ja auch Ihre Aufgabe als Fach- oder Führungskraft, als Ansprechpartner oder Problemlöser für Ihren Bereich da zu sein.

Dennoch gibt es natürlich Aufgaben in Ihrem Alltag, die viel Konzentration fordern.

Planen Sie beispielweise feste Zeiten, in denen Ihr Büro geschlossen ist, oder weisen Sie bei Unterbrechungen darauf hin, dass Sie gerade keine Zeit haben und später auf das Thema zurückkommen werden. Verbessern Sie diesbezüglich auch die Arbeitsorganisation mit den Kollegen. Vieles, was den Alltag unterbricht, hat auch Zeit bis zu einem festen Meeting, das ohnehin bereits geplant ist.

Mit diesen Methoden werden Sie Ihren Alltag nachhaltig besser strukturieren können!