Mehr Effizienz am Arbeitsplatz

1. Was war das Problem?
Na, wie sieht es auf Deinem Schreibtisch aktuell aus? Die üblichen Tassen und Verpackungen vom Naschzeug, nebenan gleich Dokumente und Post von gestern? Zu allem Überfluss noch die sorgfältig erarbeitete To-Do-Liste, die wohl doch nicht mehr ganz so dringend ist? Ein bisschen Chaos überall?

2. Warum haben wir das noch nicht alleine geschafft?
Dein Arbeitsplatz ist mehr als nur Schreibtisch, PC und toller Drehstuhl. Er ist ein wichtiger Ausgangspunkt, denn hier kommen die Aufgaben der Chefs an, hier werden mit den Kollegen Fachgespräche geführt oder auch Kunden empfangen. Stille sucht man an den meisten Arbeitsplätzen vergeblich, aus diesem Grund sind Arbeitsplätze meistens etwas unordentlich und unstrukturiert.

3. Was wir gemacht haben?
Nun, genau das musst Du ändern. Du musst Dir einen Überblick über Deine Aufgaben verschaffen. Du musst Dir eine „Wohlfühl-Atmosphäre“ im Büro schaffen, damit Du auch an langen und stressigen Arbeitstagen, gesund und fit bleibst.

4. Wie wurde eine Lösung gefunden?
In Form eines Workshops haben wir die folgenden Tipps erarbeitet:

Tipp 1: Telefonate bevorzugen
E-Mails sind zwar praktisch und schnell, sie führen aber in der Praxis häufiger zu unnötigen Rückfragen, die mit einem Telefonat so nicht aufgekommen wären. Das Erledigen der Anfragen dauert länger und ist somit nicht effizient. Aus diesem Grund solltest Du immer das Telefonat bevorzugen, damit aufkommende Fragen vermieden und Missverständnisse umgehend geklärt werden können. Sollte ein E-Mail unabdingbar sein, ruf zum endgültigen Abschluss trotzdem an, um die Angelegenheit vollständig abzuschließen.

Tipp 2: Aufräumen
Die ewige Sucherei nach Unterlagen und Notizen raubt jede Menge Zeit. Wenn Du jeden Abend Deinen Schreibtisch aufräumst – was in der Praxis nur wenige Minuten am Tage benötigt – verbringst Du am nächsten Tag weniger Zeit mit der Sucherei. Wenn jemand etwas auf Deinen super aufgeräumten Schreibtisch legen will, frage sofort nach, was Du damit machen sollst. So verhinderst Du ein erneutes „zumüllen“.

Tipp 3: Reihenfolge festlegen und abarbeiten
Es ist üblich, dass man eigentlich viel mehr zu erledigen hätte, als man an einem Tag schaffen kann. Daher ist es nur sinnvoll, wenn Du zuerst versucht Aufgaben zu reduzieren, manches kann sofort gestrichen werden. Kleine unwichtige Aufgaben. Auf der anderen Seite gibt es aber auch wichtige Aufgaben, die dringend erledigt werden müssen. Diesen Aufgaben musst Du eine erhöhte Priorität zuweisen und am besten umgehend erledigen. In der Mitte befinden sich dann die Aufgaben, die nicht allzu wichtig sind, aber auch nicht gestrichen werden können.

Tipp 4: Verwende Checklisten, Muster und Vorlagen
Es ist erstaunlich, wie viel Zeit man mit gut ausgearbeiteten Vorlagen sparen kann. Es muss nicht mal ein Muster von Dir sein, es kann auch eines von einem Kollegen sein. Diese ermöglichen Dir eine effiziente und zeitsparende Abwicklung Deiner Aufgaben. Was in der Vergangenheit gut funktioniert hat, wird auch in der Zukunft klappen. Das gilt auch für das „outsourcen“; wenn ein Kollege oder Mitarbeiter in der Vergangenheit eine Aufgabe gut erledigt hat, wird er das in Zukunft wohl auch tun. Dieses Prinzip ist anwendbar auf nahezu alles: Lieferanten, Dienstleister, Teams usw. Dieser Tipp wird Deine Arbeitsorganisation maßgeblich verbessern.

Tipp 5: E-Mail-Kommunikation perfektionieren
Auch wenn wir das alle immer glauben und den innerlichen Drang dazu verspüren, ist es nicht so: E-Mails müssen nicht sofort bearbeitet werden. Deaktiviere die Benachrichtigung bei neuen E-Mails. Nahezu nichts ist störender, als das ständige Pop-up oder „Ding“ bei Eingang einer neuen Mail. Es unterbricht Dich bei Deiner aktuellen Arbeit und stört Deinen persönlichen Workflow.

5. Wo fange ich an?
Wende diese Tipps doch auch in der Praxis an, und finde heraus, was für Dich am besten funktioniert.