Wie hilft mit das Kanban-Prinzip bei meinem Büromaterial?

In jedem Unternehmen findet sich ein Vorratsschrank, gefüllt mit sämtlichen notwendigen Büromaterialien wie Schreiblöcken, Stiften, Haftnotizen oder Toner. In der Theorie sollte ein solcher Schrank stets gut gefüllt sein, damit es den Mitarbeitern an nichts fehlt. In der Praxis sieht das jedoch häufig ganz anders aus. Greift ein Mitarbeiter nach dem letzten Notizblock, so versäumt er es häufig den Verantwortlichen hierauf hinzuweisen, es werden keine neuen Notizblöcke beschafft und der nächste Kollege, der einen Block benötigt, steht mit leeren Händen da.

Die Suche und Beschaffung von erforderliche Arbeitsmaterialien kostet Zeit und Nerven und kann die Produktivität und Qualität der Arbeit beeinträchtigen. Das innovative Kanban-Prinzip aus Japan soll hier Abhilfe schaffen und dafür sorgen, dass immer ein ausreichender Vorrat an Büromaterial vorhanden ist. Das Prinzip funktioniert unter der Verwendung sogenannter Signalkarten, die sichtbar werden, sobald ein Mitarbeiter den letzten Artikel einer Sorte aus dem Vorratsschrank entnimmt. Die Signalkarte dient jedoch nicht nur der Information, dass das hier ein Artikel bald zur Neige geht, sondern enthält zudem auch klare und unmissverständliche Anweisungen, die den Mitarbeiter zum Handeln auffordern. So findet sich auf der Signalkarte die Information, woher der Nachschub neuer Ware kommt und an wen die Karte übergeben werden soll, damit die entsprechenden Produkte nachbestellt werden können. Nachdem der Bestellvorgang für neues Material abgeschlossen und die Ware eingeräumt wurde, wird die Signalkarte wieder an die korrekte Stelle im Vorratsschrank einsortiert und der Kreislauf beginnt von vorne.

Das Kanban-Prinzip funktioniert nicht nur für Büromaterialien, sondern kann auch für Prospekte, Werbeartikel oder Küchenwaren wie Kaffee, Tee oder Küchenpapier genutzt werden. Damit die Anwendung dieses Systems klappt, müssen jedoch alle Mitarbeiter über den Vorgang und die hieraus resultierenden Vorteile informiert werden.

Die Kanban Methode ist in der Produktion bereits ein fester und wichtiger Bestandteil.
Durch die Nutzung von Kanban Karten als Informationsträger können verschwendungsreiche Überproduktionen verhindert werden und die erforderlichen Materialen werden nachgeordert, sodass immer genau die Mengen nachbestellt werden, die bereits verbraucht wurden. In der Produktion ist dieses Prinzip kaum noch wegzudenken. Dass sich die Kanban Methode jedoch auf auf den Büroalltag übertragen lässt, ist für viele Unternehmen noch neu. Dabei lässt sich die Beschaffung von Büroartikel jeglicher Art problemlos und bedarfsgerecht steuern.

Kanban-Prinzip im Büro – Ist das sinnvoll?
Die rechtzeitige Wiederbeschaffung von Büromaterialien stellt in den meisten Firmen ein zwar kleines, aber dennoch spürbares Problem dar. Um zu verhindern, dass Mitarbeiter immer wieder vor eine leeren Vorratsschrank stehen oder auf eigentlich notwendige Büromaterialien verzichten müssen, weil diese noch nicht nachbestellt worden sind, sollte ein funktionierendes Wiederbeschaffungssystem eingeführt werden. Das bewährte Kanban-Prinzip stellt mit seiner simplen und sehr leicht verständlichen Methode die ideale Lösung dar. Das System muss nur ein einziges Mal eingeführt und allen Beteiligten vorgestellt werden und schon kann es aktiv genutzt werden. Es braucht demnach keine großen Umstellungen oder aufwendige Prozesse, ganz im Gegenteil: Die Signalkarten werden für jeden Artikel erstellt, an der richtigen Stelle im Vorratsschrank angebracht und die Waren werden sodann in den Schrank einsortiert. Mit diesem einfachen Ordnungssystem können Engpässe im Handumdrehen vermieden werden und den Mitarbeitern stehen alle benötigten Arbeitsmittel zur Verfügung, was einen positiven Einfluss auf die Stimmung und Motivation im Unternehmen haben kann.

Insider-Tipps

• Sinnvoll ist es, den Mindesbestand so großzügig festzulegen, dass bis zur Ankunft der neuen Materiallieferung noch ausreichend Material vorhanden ist.
• Waren die verderben oder unbrauchbar werden könnten (Lebensmittel wie Kaffeesahne, Milch oder aber auch Druckerpatronen) sollten stets so eingeordnet werden, dass die ältesten Artikel ganz vorn im Schrank stehen, damit diese auch zuerst verbraucht werden.

Mit einem sehr geringen Aufwand bietet die Kanban Methode demnach ein gut funktionierendes System zur Lösung eines allseits bekannten Problems. Wenn Sie noch Zweifel hegen, ob diese Methode für die Überwachung vorhandener Bestände in Ihrem Unternehmen sinnvoll ist, lassen sich diese am besten aus dem Weg räumen, indem Sie die Methode einfach selbst ausprobieren. Das Kanban-Prinzip steht für Effizienz und hiervon kann wohl kaum ein Unternehmen je genug bekommen.