5 Tipps für den perfekten Jour fix

Nützliche Tipps für die Praxis.

Ein Jour fix ist sinnvoll und in den meisten Büros ein absoluter Standard für den gegenseitig Informationsaustausch zu einem regelmäßigen Termin.

Allerdings haben diese Meetings meist einen schlechten Ruf. Wir finden: Das hat das Jour fix auch mehr als verdient. Denn diese Meetings sind gewaltige Zeitfresser, da sie meist schlecht vorbereitet werden und den Beteiligten so wertvolle Arbeitszeit stehlen.

Denn sie werden meist mit einem unklaren und undefinierten Ziel durchgeführt. Häufig nehmen auch viele Personen daran teil, die mit dem Thema des Meetings nichts zu tun haben. Das führt dazu, dass ganze 95% der Mitarbeiter in Unternehmen der Meinung sind, dass Meetings wesentlich besser vorbereitet werden müssten.

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All das spricht deutlich gegen die Effizienz solcher Meetings.

Heute haben wir 5 Tipps für Sie vorbereitet, wie Sie Ihr Jour fix so vorbereiten, dass es für die Beteiligten nicht zur Qual, sondern zu einem sinnvollen Informationsaustausch wird.

Tipp #1: Der richtige Meeting-Raum

Die Gestaltung des Besprechungsraums steht bei den wenigsten, die Meetings planen auf der Agenda. Doch diese trägt entscheidend dazu bei, das Meeting erfolgreich zu gestalten.

Denn nur wer sich wohl fühlt, kann kreativ und lösungsorientiert denken. Ordnung und Sauberkeit, die richtigen technischen Möglichkeiten zur Präsentation sowohl die richtige Beleuchtung als auch kleine Gimmicks, wie ein Snackteller oder Getränke sind ein gutes Signal dafür, dass Sie Ihre Mitarbeiter wertschätzen.

Beispielsweise ein Obstteller ist ein tolles Zeichen der Wertschätzung während eines Meetings.

Tipp #2: Die Meeting-Dauer:

Ein Jour fix sollte wie der Name schon sagt, eine kurze Besprechung sein und nicht in Details ausufern.

Die kurze gemeinsame Zeit sollte sinnvoll gestaltet sein und zur kreativeren und effizienteren Arbeit anregen. Sonst wird dieser regelmäßige Termin zu einer Gewohnheit für ihre Mitarbeiter, bei der sie schon im Voraus unmotiviert und lustlos auftreten.

Tipp #3: Nur die richtigen Teilnehmer!

Laden Sie nur die Teilnehmer zum Jour fix ein, die auch wirklich dabei sein müssen. Denn alles andere langweilt nicht nur die Unbeteiligten, sondern ist auch noch eine unglaubliche Verschwendung von Ressourcen. Führen Sie sich vor Augen, wie viel Ihre Mitarbeiter in der Stunde kosten und denken Sie hier vor allem auch unternehmerisch.

Tipp #4: Protokollieren!

Wer schreibt, der bleibt! Ein häufiges Problem von ineffizienten Meetings ist, dass die besprochenen Ergebnisse nicht nachverfolgt werden und beim nächsten Meeting direkt wieder auf dem Tisch landen. Das liegt daran, dass das Besprochene nicht richtig aufgezeichnet und mit allen Mitarbeitern geteilt wird.

Lassen Sie also ein Protokoll anfertigen und bestimmen Sie zum Beginn eines jeden Jour fix jemanden, der das Protokoll anfertigt.
Anschließend sollte das Protokoll an jeden Teilnehmer geschickt werden.

Tipp #5: Die Agenda

Bei regelmäßigen Treffen sollten sich wenig Probleme hinsichtlich der Terminfindung ergeben, denn diese sind fix eingeplant. Anders sieht des in der Vorbereitung aus. Schaffen Sie also vor jedem Jour fix Klarheit, worum es im Meeting geht.

Schreiben Sie die Themen und die Tagesordnungspunkte beispielsweise in die Notizen des Kalendereintrages. So kann jeder Beteiligte genau sehen, um was es im Meeting geht und sich entsprechend vorbereiten.

Sebastian ReimerIhr Experte für das Thema Prozessverbesserung im Büro

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