5 Tipps für die Datensicherung im Büro

Datensicherung wird auch im Mittelstand immer wichtiger

Oft liegen Daten auf Clouds, in internen Netzwerken oder als physische Daten in Ordnern und Schranksystemen und deren Verlust würde das Unternehmen im schlimmsten Fall komplett lahmlegen.

Auch Cyberkriminalität und Hackerangriffe sind ein immer weiter wachsendes Problem. Wir haben eine Checkliste für Sie erstellt, anhand der Sie feststellen können, ob für Ihr Unternehmen Nachholbedarf besteht. Denn neben einer sinnvollen Datenstruktur ist auch die Sicherheit Teil einer nachhaltigen Lean-Kultur.

Unsere 5 Tipps für die Datensicherung im Büro:

Daten physisch und digital archivieren
Daten sollten an geschützten Orten aufbewahrt werden. Das dient nicht nur deren Sicherheit, sondern ist auch aus Datenschutzgründen relevant. Schließlich können Verstöße bis zu 300.000 Euro an Strafe kosten. Für Archivierung von Daten und Dokumenten gibt es spezielle Dienstleister, falls Sie die Archivierung nicht selbst vornehmen möchten.
Aufbewahrungsfristen beachten
Gesetzte zu solchen Fristen werden immer komplexer und die Strafen immer schlimmer. Holen Sie sich Unterstützung bei externen Beratern oder Archivierungsdienstleistern.
Datenwiederherstellung-Strategie
Verluste von Daten und Dokumenten können im schlimmsten Fall die Existenz des Unternehmens bedrohen. Deshalb sollten alle Daten immer mindestens (!) einmal noch als Backup vorliegen – etwa in Archivcentern oder bei externen Dienstleistern.
Regeln definieren und einhalten!
Stellen Sie in Ihren Teams verbindliche Regeln auf und definieren Sie genau, wer wann Zugriff auf Daten hat und wer sensible Informationen einsehen und speichern kann.
Mitarbeiter schulen
Der größte Risikofaktor in Sachen Datensicherheit ist immer noch der Mensch selbst. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Daten und Sicherheit entsprechend geschult werden. Schärfen Sie das Bewusstsein eines jeden Einzelnen, wie wichtig der richtige Umgang mit den vorliegenden Informationen ist.

Sebastian ReimerIhr Experte für das Thema Prozessverbesserung im Büro

Zertifikatslehrgang Lean Service Manager (IHK*)

In der Qualifikation zum Lean Service Manager lernen Sie, wie Sie Lean und KAIZEN Schritt für Schritt im Büro umsetzen und langfristig etablieren können. Die Zertifizierung erfolgt durch IHK Hessen innovativ, einer Gemeinschaftseinrichtung der 10 hessischen IHKn.

Jetzt mehr erfahren

Neue Beiträge direkt in Ihr Postfach!

Jetzt Newsletter abonnieren und alle Tipps & Trends zum Thema Lean Administration und Kaizen im Office erhalten.

*Unser kostenloser Newsletter informiert Sie regelmäßig per E-Mail über interessante Themen rund ums Thema Lean und Kaizen im Bürobereich und versorgt Sie mit Tipps & Tricks. Die Reimer improve Management GmbH wird Ihre Daten ausschließlich für den zuvor genannten Zweck verwenden und nicht an Dritte weitergegeben. Sie können sich jederzeit aus dem Newsletter heraus abmelden oder Ihre Einwilligung jederzeit per E-Mail an info @lean-service-institute.de widerrufen. Weitere Informationen zum Thema Datenschutz erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung. Ihre Daten werden nach Beendigung des Newsletter-Empfangs innerhalb von 3 Monaten gelöscht, sofern der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Durch Absenden der von Ihnen eingegebenen Daten willigen Sie in den Newsletter-Empfang ein und bestätigen Sie die Datenschutzerklärung.

Sie könnte Sie auch interessieren.

23.04.2021

Die 3 häufigsten Zeitfresser im Büro

Kommunikation und Zusammenarbeit

Der berufliche Alltag verlangt einem viel ab. Kaum jemand möchte da absichtlich trödeln. Es passiert trotzdem und meist ganz unbewusst. Im Büro lauern zahlreiche Zeitfresser, die eigentlich gar nicht sein müssten. Stunden und Minuten vergehen wie im Flug.

03.04.2021

Ablage mit System

Methoden - Prinzipien und Techniken

Die ständig wachsende Informationsflut ist zwar beeindruckend, doch überwältigen muss sie Sie nicht. Mit einer einfachen Systematik behalten Sie den Überblick und alle Dateien und Dokumente im Griff. Und gewinnen jede Menge Zeit für kreatives und konzentriertes Arbeiten. Viele virtuelle Schreibtische unter Windows & Co. sind mit Dateien, Ordnern und Icons überfrachtet.

24.11.2020

Ablage im Griff mit dem 7-Ordner-System