Datensicherung wird auch im Mittelstand immer wichtiger. Schließlich liegen oft Daten auf Clouds, in internen Netzwerken oder als physische Daten in Ordnern und Schranksystemen und deren Verlust würde das Unternehmen im schlimmsten Fall komplett lahmlegen.

Auch Cyberkriminalität und Hackerangriffe sind ein immer weiter wachsendes Problem. Wir haben eine Checkliste für Sie erstellt, anhand der Sie feststellen können, ob für Ihr Unternehmen Nachholbedarf besteht. Denn neben einer sinnvollen Datenstruktur ist auch die Sicherheit Teil einer nachhaltigen Lean-Kultur.

Unsere 5 Tipps für die Datensicherung im Büro:

1. Daten physisch und digital archivieren

Daten sollten an geschützten Orten aufbewahrt werden. Das dient nicht nur deren Sicherheit, sondern ist auch aus Datenschutzgründen relevant. Schließlich können Verstöße bis zu 300.000 Euro an Strafe kosten. Für Archivierung von Daten und Dokumenten gibt es spezielle Dienstleister, falls Sie die Archivierung nicht selbst vornehmen möchten.

2. Aufbewahrungsfristen beachten

Gesetzte zu solchen Fristen werden immer komplexer und die Strafen immer schlimmer. Holen Sie sich Unterstützung bei externen Beratern oder Archivierungsdienstleistern.

3. Datenwiederherstellung-Strategie

Verluste von Daten und Dokumenten können im schlimmsten Fall die Existenz des Unternehmens bedrohen. Deshalb sollten alle Daten immer mindestens (!) einmal noch als Backup vorliegen – etwa in Archivcentern oder bei externen Dienstleistern.

4. Regeln definieren und einhalten!

Stellen Sie in Ihren Teams verbindliche Regeln auf und definieren Sie genau, wer wann Zugriff auf Daten hat und wer sensible Informationen einsehen und speichern kann.

5. Mitarbeiter schulen

Der größte Risikofaktor in Sachen Datensicherheit ist immer noch der Mensch selbst. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Daten und Sicherheit entsprechend geschult werden. Schärfen Sie das Bewusstsein eines jeden Einzelnen, wie wichtig der richtige Umgang mit den vorliegenden Informationen ist.