Lean Administration – wie Dienstleister davon profitieren

Auch in den administrativen Bereichen eines Unternehmens können Lean-Methoden für mehr Effizienz sorgen. Die verschiedenen Prozesse innerhalb der Administration können transparenter und schlanker gestaltet werden. Auf diese Weisen werden Verschwendungen und Fehler sichtbar und können aktiv beseitigt werden und erheblich zu Erfolgen des Unternehmens beitragen. Damit dies gelingt, ist jedoch ein Wandel der herrschenden Unternehmenskultur erforderlich, bei dem alle Mitarbeiter eines Unternehmens mitziehen und sich auf die bevorstehenden Veränderungen einlassen müssen.

Für Dienstleistungsunternehmen muss die Kundenzufriedenheit stets an erster Stelle stehen. Um den hohen Anforderungen und Vorstellungen eines Kunden gerecht werden zu können und die Kundenbeziehung keinesfalls zu gefährden, müssen die Abläufe innerhalb eines Unternehmens so effizient wie möglich werden. Auf diese Weise wird die Produktivität gesteigert, ein solides Endergebnis erzielt und das Versprechen an den Kunden eingehalten.

In der Produktion haben sich die Lean Methoden bereits fest etabliert. Die Automobilbranche, genauer genommen der namenhafte Hersteller Toyota war das erste Unternehmen, das mit Hilfe der Lean-Methoden jegliche Arbeitsabläufe und Prozesse optimiert hat und auf diese Weise große Erfolge erzielen konnte. Viele weitere renommierte Unternehmen haben daraufhin an diese Erfolge anknüpfen wollen und sich der Lean-Bewegung angeschlossen – mit Erfolg. Diese Unternehmen perfektionieren ihre Prozesse ständig aus Neue und sorgen somit für eine kontinuierliche Verbesserung, mehr Effizienz und eine gesteigerte Produktivität. Hierbei fokussieren sie sich ausschließlich auf die Wertschöpfung.

Auch für Dienstleistungsunternehmen kann die Anwendung von Lean-Methoden äußerst nützlich sein. Hierbei stehen eine intakte Kundenbeziehung und ein perfekter Kundenservice im Vordergrund. Um die bekannten Techniken aus den Produktionsbereichen auf die Administration zu übertragen, müssen Unternehmen sich darüber im Klaren sein, dass es hier im Wesentlichen um die Informationen geht, die verarbeitet werden müssen und die häufig fehlerhaft behandelt werden. Es ist somit wichtig genau zu definieren, wie die Arbeitsabläufe in der Administration von Statten gehen und wo sich vermeintlich die meisten Fehlerquellen und Verschwendungen einschleichen. Diese müssen sodann aufgedeckt und effektiv verhindert werden. Damit all das zufriedenstellend und zielführend gelingt, ist eine sogenannte Lean-Organisation von Nöten, die eine abteilungsübergreifende Kommunikation und viel Transparenz auf allen Unternehmensschichten erfordert.

Eine strukturierte Lean-Organisation kann jedoch nur dann den gewünschten Erfolg erzielen, wenn ein geeignetes Informationssystem genutzt wird. Um im Hinblick auf den Informationsfluss nicht nur theoretisch, sondern auch praktisch Transparenz und Schnelligkeit gewährleisten zu können, müssen alle Abteilungen gut miteinander vernetzt werden. Oftmals werden verschiedenen Informationen an verschiedenen Standorten, in völlig unterschiedlichen Systemen oder gar Sprachen abgelegt. Dies macht einen Zugriff für alle Mitarbeiter schlicht unmöglich. Es muss daher eine optimale Vernetzung stattfinden, die es allen Mitarbeitern aller Abteilungen ermöglicht, unmittelbar auf die benötigten Informationen und Dokumente zugreifen zu können. Auf diese Weise können alle Unterlagen gebündelt gefunden werden. Im Idealfall werden jegliche Änderungen sofort für alle Mitarbeiter sichtbar gemacht, sodass etwaige Wartezeiten und Nachfragen, die schließlich fehlgehende Informationen und fehlerhafte Meldungen nach sich ziehen können, vermieden werden. Sinnvoll kann es hierbei auch sein, wiederkehrende Prozesse zu automatisieren. Dies verringert das Risiko, dass sich Fehler einschleichen könnten, um ein Vielfaches.

Eine gut vernetzte und integrierte IT-Landschaft sorgt schließlich dafür, dass Abläufe schlanker, effizienter und transparenter werden. Zudem hat dies den Vorteil, dass sich auch Kunden und Geschäftspartner wie beispielsweise Lieferanten digital einbinden lassen. Die Kundenorientierung und eine stärkere Kundenbindung werden hierdurch enorm gefördert. Zeitgleich wird mehr Flexibilität in den Alltag gebracht. Mitarbeiter können sich allein oder in Team mehr einbringen, eigene Ideen und Vorschläge abliefern und sich somit ständig weiterentwickeln.

Ganz entscheidend ist jedoch, dass die Einführung und Umsetzung der Lean-Methoden bereits in der Management-Ebene ansetzt und sich von dort aus durch das gesamte Unternehmen zieht. Ist der Lean-Gedanke jedoch einmal verstanden, eingeführt und wird er von allen Mitarbeitern akzeptiert und gelebt, wirkt sich dies unmittelbar positiv auf die Erfolge, die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit und allen voran die Stellung des Unternehmens auf dem Markt aus.

Eine Verbesserung und Optimierung verschiedener Abläufe und Prozesse ist maßgeblich für den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Wir haben daher nachstehend sieben wesentliche Gründe zusammengefasst, die erläutern, warum es sich lohnt, hierbei auf die diversen Methoden, Werkzeuge und Denkanstöße der Lean Administration zurückzugreifen.

Grund 1: Megatrend Wissensgesellschaft
In Deutschland ist im Hinblick auf die aktuelle Wirtschaftsleistung ein klarer Trend erkennbar, der sich wohl kaum noch umkehren lassen wird. Wir verstehen uns als Wissens- und Dienstleistungsgesellschaft, weshalb große Teile der Produktion und Herstellung in andere Länder der Erde verlagert werden. Das Verständnis für optimale Prozesse in administrativen Bereichen muss sich daher in den Köpfen alle Unternehmen fest verankern.

Grund 2: Veränderte Marktsituation
Die Marktsituation hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Früher wurden Preise von Verkäufern und Herstellern festgelegt und von Verbrauchern artig bezahlt, da die Nachfrage das Angebot überschritten hat. Heute jedoch bestimmt der Markt die Preise. Es gibt unzählige Anbieter für dasselbe Produkt, weshalb Verbraucher heute kinderleicht Preise vergleichen und wählerischer sein können. Insbesondere die Transparenz, die mit der aktiven Nutzung des Internets einhergeht, trägt einen enormen Teil zu der aktuellen Marktsituation bei.

Grund 3: Verschwendung
Kostbare Arbeitszeit wird häufig durch mangelnde Kommunikation, schlecht organisierte Prozesse und unzählige weitere Fehlerquellen verschwendet. Jedes Mal, wenn wertvolle Arbeitszeit verschwendet wird, geht dem Unternehmen zeitgleich Geld verloren. Es ist daher enorm wichtig, Verschwendungen als solche identifizieren zu können und diese effektiv zu beseitigen um Kosten einzusparen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Grund 4: Überlastung
Aufgrund der vielen verschwendeten Arbeitszeit sehen sich viele Angestellte dazu gezwungen, Überstunden und Mehrarbeit in ihrer Freizeit zu leisten, um das von ihnen erwartete Arbeitspensum schaffen zu können. Dies führt unumgänglicherweise zu arbeitsbedingter Überlastung, Erschöpfung, mangelnder Motivation und nicht selten sogar zu psychischen Erkrankungen wie Burnout oder Depressionen. Werden die Arbeitsabläufe hingegen besser organsiert, fällt die Mehrarbeit weg und die Mitarbeiter können sich über einen ausreichenden Freizeitausgleich freuen.

Grund 5: Demografischer Wandel
Aufgrund des demografischen Wandels fehlen qualifizierte Arbeitskräfte an allen Ecken. Es ist daher umso wichtiger, die im Unternehmen arbeitenden Mitarbeiter bestmöglich und effizient einzuarbeiten, sodass sie das erforderliche Wissen und die benötigten Kenntnisse binnen kurzer Zeit erlernen, um tatkräftig für das Unternehmen arbeiten zu können. Die Art und Weise der Einarbeitung spielt hierbei eine ganz entscheidende Rolle und sollte einem coachenden Stil folgen, der von Arbeitnehmern gut und schnell angenommen und umgesetzt werden kann.

Grund 6: Anspruchsvolle Kunden
Der Kunde ist ja bekanntlich König. Besonders in der heutigen Zeit gilt dieses Sprichwort jedoch mehr als je zuvor. Die heutigen Kunden sind äußerst anspruchsvoll und fordernd. Sie haben klare Vorstellungen und wissen, dass sie diese auch verlangen können. Werden die Wünsche und Bedürfnisse eines Kunden nicht zu seiner Zufriedenheit erfüllt, zögert dieser nicht, sondern geht unmittelbar zum nächsten Unternehmen über.

Grund 7: Vorherrschender Informationsfluss
Kundenbeschwerden basieren in den meisten Fällen auf Fehlern in den administrativen Bereichen eines Unternehmens. Da die administrativen Bereiche die erforderlichen Informationen für die Produktion und Herstellung erhalten und korrekt verarbeiten müssen, wird der gesamte Kreislauf unterbrochen, wenn im Informationsfluss ein Fehler geschieht. Werden die Fehlerquellen in der Administration beseitigt, die Prozesse optimiert und die abteilungsübergreifende Kommunikation erheblich verbessert, können ideale Ergebnisse erzielt werden, die für eine hohen Kundenzufriedenheit sorgen und schließlich zum Erfolg eines Unternehmens führen.

Der Ideenreichtum, die Fähigkeiten und die Kreativität jedes Einzelnen werden genutzt, um das Unternehmen ständig weiterzuentwickeln. Zeitgleich bekommen Mitarbeiter die Gelegenheit sich beruflich frei zu entfalten und in ihrer Tätigkeit aufzublühen. Durch die Anwendung der wirkungsvollen Lean-Methoden können somit alle Beteiligten profitieren.