Arbeitsunterbrechungen minimieren

Kurzübersicht:

• Notfälle müssen ohne Wenn und Aber sofort behoben werden. Treffen Sie Vorkehrungen, wie Sie schnell wieder in Ihr eigentliches Thema kommen.
• Nicht alle Probleme sind Notfälle. Deshalb müssen sie diese auch nicht umgehend lösen.
• Wo irgend möglich, bearbeiten Sie nur ein Thema zur Zeit. So konzentrieren Sie sich besser auf die Lösung einer Aufgabe.
• Überprüfen Sie die Struktur Ihrer Aufgaben, wenn die Arbeitsunterbrechungen überhand nehmen.
• Das Delegieren von Aufgaben ist die richtige Maßnahme, bevor die Problemflut über Ihnen zusammenschlägt.

Jeder kennt sie, keiner mag sie, niemand kann sie völlig vermeiden: Immer wieder kommt es zu Unterbrechungen. Nachfragen und Anforderungen lassen Sie Ihre Arbeit selten am Stück ausführen. Damit entsteht nicht nur Stress, es wird ineffizient gearbeitet, weil Sie mehrmals neu anfangen müssen. Die Qualität der Ergebnisse leidet darunter. Völlig umgehen lässt sich diese Erscheinung nicht, doch die damit verbundenen Fallen werden mit unseren 5 Tipps umgangen.

Tipp 1: Akute Probleme sofort lösen!

Doch danach gilt es, die angefangene Arbeit wieder aufzunehmen. Wie oft ist Ihnen dabei schon aufgefallen, dass Sie Arbeiten doppelt gemacht oder einen wichtigen Schritt übersehen haben?

• Machen Sie regelmäßig Notizen auf Papier oder elektronisch.
• Ermöglichen Sie sich den direkten Zugriff auf Ihre Notizen.
• Formulieren Sie Ihre Notizen einfach, damit Sie selber diese sofort verstehen.
• Wenn Sie Abkürzungen verwenden, variieren Sie diese nicht.
• Je eher Sie zu Ihrer Aufgabe zurückkehren, desto besser: Die meisten Informationen und Überlegungen sind dann noch frisch.

Tipp 2: Prioritäten setzen!

Nicht alles ist ein Notfall. Lassen Sie sich daher nicht ins Bockshorn jagen. Ordnen Sie neue Probleme in die richtige Reihenfolge.

• Prüfen Sie bei jedem Einzelfall die Wichtigkeit und ordnen diesen entsprechend ein.
• So können Sie zumindest die laufende Arbeit zunächst erledigen.
• Sie können in gewissem Maße den Zeitpunkt von Arbeitsunterbrechungen steuern. Verabreden Sie einen Rückruf oder ein Treffen nach der Erledigung der aktuellen Arbeit oder zumindest an einer sinnvollen Stelle.

Tipp 3: Die parallele Bearbeitung so selten wie möglich wählen!

Die Ereignisse überschlagen sich und können nur noch gleichzeitig erledigt werden. Ein paar wirkungsvolle Maßnahmen unterstützen Sie bei der Bewältigung dieser anspruchsvollen Situation.

• Hektik ist kein guter Ratgeber. Bewahren Sie daher auch in solchen Situationen die Ruhe. Arbeiten Sie die einzelnen Schritte mit Sorgfalt ab, denn überhastete Reaktionen führen nur zu weiteren Verzögerungen.
• Reduzieren Sie die Multitasking-Situationen, indem Sie sich zeitweise abschotten, z. B. durch Stummschalten des Telefons.
• Eine vorausschauende Planung von Meetings zur Information der Mitarbeiter mit festen Terminen kann schon einige Hektik herausnehmen.

Tipp 4: Aufgaben neu strukturieren!

Werden die Unterbrechung so zahlreich, dass Sie Ihr Pensum nicht mehr schaffen,

muss ein neuer Plan her. Kriterien dazu sind:

• Was muss unbedingt an diesem Tag erledigt werden?
• Was ist außerdem wichtig?
• Was kann verschoben werden?

Tipp 5: Aufgaben delegieren!

Manchmal sind keine Kapazitäten vorhanden, weitere Aufgaben zu übernehmen. Dann ist es Zeit, sowohl im eigenen Interesse als auch im Interesse des Unternehmens die Reißleine zu ziehen.

• Geben sie Aufgaben an Kollegen weiter.
• Revanchieren Sie sich bei nächster Gelegenheit mit der Übernahme von Aufgaben des Mitarbeiters. Das stärkt nebenbei den Zusammenhalt in Ihrem Team.