Der erfolgreiche Unternehmer Karl Steinert setzt sich regelmäßig an seinen Schreibtisch und arbeitet eine Liste aus, auf der er all die Dinge aufführt, die er für sein Unternehmen unbedingt umsetzen oder auch verbessern möchte.

Karl bezeichnet diese Aufstellung als eine Art To-Do-Liste, die er seit beinahe zwanzig Jahren konsequent anfertigt und zu erledigen versucht. Mit den Jahren musste Karl jedoch immer wieder feststellen, dass die von ihm geschriebenen Listen nie völlig abgearbeitet werden konnten. Dies liegt zum einem an dem Umstand, dass die vielen Vorhaben und guten Vorsätze im Laufe des Jahres nach und nach in den Hintergrund rücken, vom Tagesgeschehen oder aktuellen Ereignissen aus dem Fokus verdrängt werden und schlicht in Vergessenheit geraten. Zum anderen nimmt sich Karl, wie die meisten Verfasser einer To-Do-Liste, häufig viel zu viel vor, sodass es realistisch betrachtet gar nicht möglich ist, alle Punkte der Liste innerhalb des gesetzten Zeitfensters abzuarbeiten.

Da Karl mit seinem Vorgehen bislang nur mäßige Erfolge verzeichnen konnte und die Umsetzungen seiner jeweiligen To-Do-Listen nicht wie gewünscht funktioniert haben, hat er sich für das kommende Jahr eine neue Idee einfallen lassen. Karl möchte sich nun einmal an einer sogenannten Not-To-Do-Liste versuchen. Diese Liste soll mit etwaigen überflüssigen Aktivitäten gefüllt werden, die Karl in Zukunft nicht mehr machen möchte. Hierzu zählen alle voran Dinge, die Karl und sein Unternehmen im Hinblick auf die Produktivität und Effizienz erheblich einschränken und zurückwerfen: Unnützer Smalltalk mit den Kollegen, das Lesen und Beantworten unwichtiger Mails, ständige Unterbrechungen durch nervtötende Werbeanrufe oder zeitfressende, ziellose Meetings. All diese Aktivitäten haben keinen Nutzen für Karl, sodass sie als reine Verschwendung und Zeitfresser betrachtet werden können.

Die Not-To-Do-Liste soll nun Abhilfe schaffen und Karl ganz klar aufzeigen, welche Aktivitäten und vermeintlich wichtig erscheinenden Aufgaben in der Tat überflüssig sind und ihm auf diese Weise dabei helfen seinen Arbeitsalltag und die Abläufe in seinem Unternehmen so effizient wie nur möglich zu gestalten. Damit die Umsetzung der Not-To-Do-Liste in der Praxis funktionieren kann, sind Selbstreflexion, Selbstvertrauen und Selbstdisziplin von Nöten. Die Selbstreflexion ist erforderlich, um unnütze und überflüssige Aktivitäten als solche identifizieren und sich von ihnen trennen zu können. Selbstvertrauen wird benötigt, um auch einmal „nein“ sagen zu können und seine gesteckte Ziele ohne Sorge über die Meinung anderer umsetzen zu können. Um die Liste und deren Erledigung schließlich auch ernst nehmen zu können und konsequent zu befolgen braucht es eine ganze Menge Selbstdisziplin.

Karl ist sich sicher, dass er mit etwas Mühe eine ganze Menge unwichtiges Zeug aus seinem Alltag verbannen und somit Platz für die wirklich wesentlichen Dinge schaffen kann. Er kann es kaum abwarten, seine gefertigte Liste endlich in die Tat umzusetzen und ist gespannt auf das Ergebnis.

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