Gemba Walk: So optimieren Führungskräfte den Arbeitsalltag

Der Gemba Walk ist eine Methode des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, die ursprünglich aus der Lean-Philosophie stammt. Bei einem Gemba Walk geht es darum, dass Führungskräfte und Manager regelmäßig den tatsächlichen Arbeitsplatz besuchen, den „Gemba“, um den Zustand, den Ablauf und die Probleme vor Ort zu verstehen.

Während des Gemba Walks beobachtet die Führungskraft die Arbeit der Mitarbeiter, fragt nach ihren Herausforderungen und nimmt Anregungen entgegen. Ziel ist es, ein genaues Verständnis der betrieblichen Prozesse und Probleme zu erlangen, um Verbesserungen zu identifizieren und umzusetzen.

Der Gemba Walk fördert eine offene Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitern, verbessert die Entscheidungsfindung und trägt zur kontinuierlichen Weiterentwicklung einer Organisation bei. Durch die direkte Interaktion mit den Mitarbeitern vor Ort wird auch das Vertrauen gestärkt und es entsteht eine Kultur des Engagements und der Verbesserung.

Die Ziele des Gemba Walks können sein:

1. Verständnis der aktuellen Zustände: Durch den Besuch des tatsächlichen Arbeitsplatzes erhalten Führungskräfte ein genaues Verständnis der aktuellen Abläufe, Prozesse und Probleme. Sie können beobachten, wie die Arbeit tatsächlich durchgeführt wird und wie sich dies auf die Produktivität, Qualität und Effizienz auswirkt.
2. Identifizierung von Verbesserungspotenzialen: Durch den direkten Kontakt mit den Mitarbeitern vor Ort und das Sammeln von Informationen können Führungskräfte potenzielle Hindernisse, Engpässe oder ineffiziente Prozesse identifizieren. Sie können Verbesserungsmöglichkeiten erkennen, die zu einer Steigerung der Produktivität, Qualität oder Effizienz führen können.
3. Förderung der offenen Kommunikation: Der Gemba Walk bietet die Möglichkeit, dass Führungskräfte direkt mit den Mitarbeitern sprechen und Fragen stellen können. Dies fördert eine offene Kommunikation, die wiederum dazu beiträgt, die Beteiligung der Mitarbeiter, ihre Perspektiven und ihr Wissen einzubeziehen. Dadurch können gemeinsam Lösungen erarbeitet werden.
4. Stärkung der Beziehung und des Vertrauens: Indem Führungskräfte den Gemba Walk durchführen, zeigen sie ihr Interesse und Engagement für die Arbeit der Mitarbeiter. Dies stärkt die Beziehung und das Vertrauen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern und fördert eine positive Arbeitskultur.
5. Initiierung von Verbesserungsmaßnahmen: Ein weiteres Ziel des Gemba Walks ist die Initiierung von konkreten Verbesserungsmaßnahmen. Basierend auf den Erkenntnissen und Informationen, die während des Gemba Walks gewonnen werden, können Führungskräfte Maßnahmen und Lösungen entwickeln, die zur effektiven Umsetzung von Verbesserungen beitragen.

Durch die Verfolgung dieser Ziele ermöglicht der Gemba Walk eine kontinuierliche Verbesserung und Entwicklung der Organisation. Er fördert eine Kultur der Beteiligung, offenen Kommunikation und des Engagements für Verbesserungen.

Ein Gemba Walk wird in der Regel wie folgt durchgeführt:

1. Planung: Die Führungskraft wählt den Gemba, den sie besuchen möchte, und legt den Zweck des Gemba Walks fest. Es ist wichtig, klare Ziele und Fragen zu haben, um die richtigen Informationen zu erhalten.
2. Vorbereitung: Die Führungskraft informiert die Mitarbeiter über den geplanten Gemba Walk und klärt die Erwartungen. Dies ist besonders wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und die offene Kommunikation zu fördern.
3. Besuch des Gemba: Die Führungskraft besucht den Gemba und beobachtet die tatsächlichen Arbeitsabläufe. Sie stellt Fragen, um die Herausforderungen und Probleme der Mitarbeiter zu verstehen. Dabei ist es wichtig, aktiv zuzuhören und die Perspektiven der Mitarbeiter anzuerkennen.
4. Analyse und Diskussion: Nach dem Gemba Walk werden die gesammelten Informationen analysiert und in einem Teamgespräch diskutiert. Hierbei werden relevante Erkenntnisse und Verbesserungspotenziale identifiziert.
5. Umsetzung von Verbesserungen: Auf Basis der ermittelten Erkenntnisse und Verbesserungspotenziale werden konkrete Maßnahmen festgelegt und umgesetzt. Es ist wichtig, dass die Führungskraft die Verantwortung für die Unterstützung bei der Umsetzung übernimmt und die Fortschritte überwacht.
6. Wiederholung: Der Gemba Walk sollte regelmäßig durchgeführt werden, um kontinuierliche Verbesserung zu fördern. Durch regelmäßige Besuche am Gemba werden Veränderungen überwacht und weitere Verbesserungen erarbeitet.

Der Erfolg eines Gemba Walks hängt von der offenen Kommunikation, dem aktiven Zuhören und der Umsetzung der ermittelten Verbesserungen ab. Es ist wichtig, dass der Gemba Walk als eine gemeinschaftliche und wertschätzende Aktivität verstanden wird, bei der die Mitarbeiter aktiv in den Verbesserungsprozess einbezogen werden.

Beim Gemba Walk stellen Führungskräfte verschiedene Fragen, um Informationen zu sammeln, Probleme zu verstehen und die Perspektiven der Mitarbeiter besser kennenzulernen. Hier sind einige typische Fragen, die während eines Gemba Walks gestellt werden könnten:

1. Was sind die größten Herausforderungen, mit denen Sie bei Ihrer Arbeit konfrontiert sind?
2. Welche Verbesserungsideen oder Vorschläge haben Sie, um die Effizienz und Qualität Ihrer Arbeit zu steigern?
3. Gibt es Bereiche oder Prozesse, in denen Sie Engpässe oder Unterbrechungen feststellen?
4. Wie gut sind Sie mit den vorhandenen Ressourcen und Arbeitsabläufen ausgestattet?
5. Gibt es Sicherheitsprobleme oder -bedenken, die behoben werden sollten?
6. Welche Art von Unterstützung benötigen Sie von der Organisation oder den Kollegen, um effektiver arbeiten zu können?
7. Was sind die häufigsten Fehlerquellen oder Qualitätsprobleme in Ihrem Arbeitsbereich?
8. Welche Hindernisse oder Barrieren hindern Sie daran, Ihre Aufgaben effektiv auszuführen?
9. Welche Messgrößen oder Leistungskennzahlen sind für Sie in Ihrem Arbeitsbereich wichtig?
10. Gibt es spezifische Schulungs- oder Entwicklungsbedarfe, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern?

Diese Fragen dienen als Ausgangspunkt für die Diskussion mit den Mitarbeitern und ermöglichen es den Führungskräften, ein besseres Verständnis für die Herausforderungen und Verbesserungspotenziale direkt vor Ort zu gewinnen. Es ist wichtig, den Mitarbeitern zuzuhören, ihre Perspektiven zu respektieren und auf ihre Vorschläge und Bedenken einzugehen.

Eine ideale Gemba Walk Vorlage könnte folgende Elemente enthalten:

1. Titel und Datum: Die Vorlage sollte einen eindeutigen Titel haben, der den Zweck und den Bereich des Gemba Walks beschreibt. Das Datum, an dem der Gemba Walk durchgeführt wird, sollte ebenfalls angegeben werden.
2. Ziele und Agenda: In diesem Abschnitt sollten die allgemeinen Ziele des Gemba Walks festgelegt werden, zum Beispiel Verständnis für die aktuellen Zustände zu gewinnen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren oder Mitarbeiterfeedback einzuholen. Die Agenda beschreibt die geplanten Aktivitäten und Fragen, die während des Gemba Walks behandelt werden sollen.
3. Standorte und Teilnehmer: Hier werden die genauen Standorte oder Bereichsbezeichnungen angegeben, die während des Gemba Walks besucht werden sollen. Zudem sollten die Namen und Funktionen der teilnehmenden Führungskräfte oder Mitarbeiter aufgeführt werden.
4. Fragen und Beobachtungen: In diesem Abschnitt sollten vorformulierte Fragen aufgeführt werden, die während des Gemba Walks gestellt werden können. Es ist wichtig, offene und explorative Fragen zu stellen, um Informationen zu sammeln und die Meinungen und Perspektiven der Mitarbeiter zu erfahren. Die Vorlage kann auch Platz für Notizen und Beobachtungen während des Gemba Walks bieten, um wichtige Informationen festzuhalten.
5. Aktionspunkte und Verantwortlichkeiten: Nach dem Gemba Walk sollten Aktionen oder Verbesserungsmaßnahmen identifiziert und festgehalten werden. In dieser Sektion der Vorlage werden die konkreten Schritte, die erforderlich sind, um die erkannten Probleme zu lösen oder Verbesserungen umzusetzen, zusammen mit den zugehörigen Verantwortlichkeiten und Fristen festgehalten.
6. Follow-up-Plan: Es ist wichtig, den Verlauf und die Umsetzung der identifizierten Aktionen zu überwachen. Die Vorlage kann einen Follow-up-Plan enthalten, der die Daten und Verantwortlichkeiten für die Nachverfolgung der Aktionen festlegt.
7. Feedback-Bereich: Dieser Abschnitt ist dafür vorgesehen, dass die teilnehmenden Führungskräfte ihr Feedback geben.