Kann ich die eigene Produktivität erhöhen?

Das Unternehmen Moonlight GmbH bietet seinen Kunden jegliche Produkte rund um den perfekten Schlaf an und kümmert sich hierbei sowohl um die Produktion der jeweiligen Produkte als auch um sämtliche Verkaufs- und Vertriebsaufgaben selbst. Die erfahrene kaufmännische Mitarbeitern Karen Bauer ist das Herzstück der administrativen Abteilung des Unternehmens. Sie arbeitet bereits seit rund 25 Jahren für die Firma und hat zu allen Angestellten und insbesondere zu dem Geschäftsführer Heinz Schrader einen guten Draht. Karen ist stets über alle laufenden Geschehnisse informiert und hat für ihre Kollegen auch in privaten Angelegenheiten immer ein offenes Ohr. So steht sie auch jedem Angestellten mit Rat und Tat zur Seite, wenn administrative Fragen aufkommen oder Hilfe benötigt wird.

Auch wenn Karen es selbst nur ungern zugibt, weiß sie genau, dass sie sich an ihrem Arbeitsplatz unheimlich oft und leicht ablenken lässt und viel wertvolle Arbeitszeit mit unwichtigeren Dingen verschwendet. So ist Karen beispielsweise täglich damit beschäftigt Dokumente und Unterlagen zu suchen, die von ihren Kollegen an anderer Stelle abgelegt worden sind oder liest reihenweise CC-Mails, um über den aktuellen Sachstand in möglichst allen Projekten der Firma informiert zu sein. Hinzu kommen die vielen Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen, die wertvolle Zeit in Anspruch nehmen. Es liegt daher nicht fern, dass es Karen häufig an Zeit mangelt, um alle relevanten Tagesaufgaben an einem Arbeitstag zu erledigen. Die unschöne Folge ist, dass Karen häufig länger als viele ihrer Kollegen im Büro bleiben muss, um die liegen gebliebenen Aufgaben zu erledigen oder fertigzustellen.

Genervt von den vielen Überstunden, die sie in den vergangenen Tagen wieder hat leisten müssen, fasst Karen den Entschluss, ihr Arbeitszeit künftig sinnvoller zu nutzen und effizienter zu gestalten. Da sie einige Störfaktoren und Ablenkungen wie beispielsweise Spontanbesprechungen, CC-Mails oder auch die Suche nach Dokumenten nicht vollständig allein kontrollieren und unterbinden kann, recherchiert Karen im Internet nach einer geeigneten Hilfe. Hierbei stößt sie zu Beginn auf einen sogenannten Schiebregler, der individuell errechnen kann, wie viel Zeit Karen bei Anwendung einer produktiveren, effizienteren Arbeitsweise einsparen könnte. Das Ergebnis haut Karen beinahe vom Stuhl. Das errechnete Einsparpotenzial ist gewaltig, sodass Karen unmittelbar weiterrecherchiert. Karen findet heraus, dass es zwei besonders wichtige Ansätze für eine produktivere Arbeitsweise gibt. Zum einen können einfache organisatorische Mittel eine erste spürbare Verbesserung erzielen. Durch das Aufstellen fester Regeln wie beispielswiese dem Einrichten störungsfreier Zeiten, in denen Karen ihren Kollegen weder für Privatgespräche noch für Rückfragen und Hilfegesuchen zur Verfügung steht, oder auch Änderungen beim Einrichten des E-Mail-Verteilers, können Abhilfe schaffen und Karen mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben bescheren.

Zudem gibt es moderne digitale Programme, die einen wichtigen Beitrag zur Steigerung der Produktivität leisten können. Besonders bewährt hat sich der von Experten entwickelte digitale Arbeitsplatz namens „Humbee“. Humbee ist ein speziell auf die Produktivität administrativer Tätigkeiten ausgerichtetes Programm, das alle relevanten Daten, Termine, Informationen und Aufgaben an einem einzigen Ort abspeichert. Auf diese Weise findet sich Alles auf Knopfdruck und ohne lästiges, zeitaufwendiges Suchen. Alle Mitarbeiter eines Unternehmens können mit Hilfe von Humbee zu jeder Zeit auf alle benötigten Informationen zurückgreifen und sind im Handumdrehen über den aktuellen Stand eines Vorgangs informiert. Rückfragen anderer Mitarbeiter und unnütze Spontanbesprechungen entfallen somit gänzlich. Die Einarbeitung in das innovative Programm ist unproblematisch und erfolgt in der Regel durch eine eintägige Workshop- oder Schulungsveranstaltung.

Karen ist auf Anhieb von dem digitalen Arbeitsplatz überzeugt und beschließt es sich zur Aufgabe zu machen, diesen im Unternehmen fest zu etablieren. Sie bittet bereits am darauffolgenden Tag um einen Termin bei ihrem Chef und berichtet diesem ganz aufgeregt von den vielen Möglichkeiten und Vorteilen des Programmes Humbee. Der Chef des Unternehmens schätzt Karen und ihre Engagement sehr, sodass er ihr versichert, dem Programm eine Chance zu geben und dieses vorerst auf Probe im Unternehmen einzuführen. Karen und ihre Kollegen sind gespannt, wie sich ihre Produktivität mit Hilfe des digitalen Arbeitsplatzes verbessern wird.