Laufende Projekte sortieren und den Schreibtisch frei halten

Wie soll das nur gelingen?

Büroangestellte mit einem leeren Schreibtisch arbeiten produktiver als jene, die ihren Schreibtisch konsequent überquellen lassen. Deshalb sollten Sie Ihren Schreibtisch immer so leer wie möglich halten und nur mit den Unterlagen befüllen, die Sie wirklich unmittelbar oder regelmäßig benötigen.

Aber wie verfahren Sie mit den laufenden Projekten? Diese gehören doch auf den Schreibtisch?

Grundsätzlich ist das richtig. Dennoch möchten wir Ihnen einige Kniffe mit auf den Weg geben, wie sich diese beiden Grundsätze nicht gegenseitig aushebeln:

Die richtige Ablagemethode ist entscheidend!

Sicher habe Sie immer einige Projekte, die parallel laufen und deshalb auch immer wieder gleichzeitig bearbeitet werden müssen. Diese Tatsache ist einer der Gründe für überquellende Schreibtische. Einige Tipps für die richtige Ablage:

1. Die Zwischenablage

Die Zwischenablage gehört nicht auf den Schreibtisch. Dafür sollten Sie Schuladen, Rollcontainer und andere beschriftete Systeme verwenden.

2. Die Projekteingangsmappe

Führen Sie eine Projekteingansmappe ein, von der aus Sie alles neu angefallene sortieren, bearbeiten oder entsorgen können. Hier findet auch die tägliche Post ihren Platz.

3. Standards setzen

Setzen Sie Standard-Plätze für wiederkehrende Unterlagen (z.B. Magazine, Postsendungen, To-Do-Listen) ein und sortieren Sie Ihre Unterlagen entsprechend dieser Kategorien.

4. Die Wiedervorlage-Box

Definieren Sie eine Box für sich, in der Sie Unterlagen und Projekte einsortieren, die Sie zur Wiedervorlage benötigen, z.B. für Unterschriften. Schrieben Sie ein Inhaltsverzeichnis auf die Box, damit Sie sich besser zurecht finden.

5. Für große Projekte

Für größere Projekte mit vielen Unterlagen nutzen Sie für jedes einzelne Projekt einen eigenen Aktenordner, unterteilt in die Kategorien, die Sie benötigen. Diese Ordner sollten in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes stehen, jedoch bestenfalls nicht in griffweite, sondern in einem Schrank, der nur für Ihre Ordner vorgesehen ist.

Mit diesen Tipps erstellen Sie sich Ihr eigenes Ablagesystem nach Ihren Vorgaben und bekommen den Kopf frei für Ihre tägliche Arbeit.

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Sebastian ReimerIhr Experte für das Thema Prozessverbesserung im Büro

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