Eine ideale Vorgehensweise zur gezielten Steuerung des Verbesserungsprozesses ist die Zielauflösung. Ausgehend von den Unternehmenszielen wird abgeleitet, was die Teams bzw. jeder Einzelne zur Zielerfüllung beitragen können. Die Unternehmensziele orientieren sich an der Exzellenz in den Bereichen Qualität, Geschwindigkeit, Wirtschaftlichkeit, Flexibilität, Innovation und Umfeld. Büro und Servicebereiche sind nicht mehr außen vor. Die so genannten‚ indirekten Bereiche‘ sind involviert und müssen ihren Beitrag zur Erfüllung der am Markt geforderten Erfolgskriterien leisten. Der Zielauflösungsprozess bietet eine ideale Möglichkeit zur visuellen Darstellung und Analyse der Ziele. Durch den Soll-Ist-Vergleich werden Abweichungen schnell erkannt. Erfolge motivieren zu weiteren Verbesserungen, negative Abweichungen sind ein Alarmsignal für Kurskorrekturen.

Auf jeden Fall können durch die Darstellung mittels Zielauflösungsprozess Potenziale ermittelt werden. Ziele lassen sich priorisieren und kategorisieren. Aus der Score Card sind die Reihenfolge der Vorgehensweise und die einzelnen Maßnahmen ablesbar. Daraus ergeben sich Kennzahlen. Dies ist gerade im Bereich von Büro und Dienstleistung sehr wichtig, da hier viele Menschen ein Problem mit der vermeintlich mangelnden Möglichkeit zur Erfolgsermittlung haben.

An erster Stelle steht immer die Frage nach dem Ziel: Was möchten Sie mit dem Programm ‚KAIZEN im Office‘ erreichen? Wichtig ist, dass Sie eine Vision haben, die kommuniziert wird, damit alle wissen, wohin die Reise gehen soll. Ein häufiger Fehler in der Praxis ist, dass die Zielvereinbarungen nicht bis zur Mitarbeiterebene aufgelöst werden. Mangelndes Verständnis verhindert dann eine erfolgreiche Umsetzung. Der Erfolg stellt sich ein, wenn klar definiert wird, was der einzelne Mitarbeiter zur Zielerreichung beitragen kann.

Eine gute Ausgangsbasis für die Zielvereinbarung ist eine Beschreibung des Unternehmens, die Position am Markt, Mission & Vision. Daraus lassen sich die Ziele ableiten. Das Ziel als messbares, zukünftiges Ereignis hat eine hohe Wahrscheinlichkeit der Realisierung. Es gibt die Richtung für Problemlösungen vor.

Praxistipp: Zielformulierung
Formulieren Sie die Ziele immer positiv. Achten Sie darauf, dass das Ziel realistisch ist und für die Beteiligten erreichbar ist. Ein Ziel muss den Bereich genau definieren, für den es wirksam werden soll. Wählen Sie sinnvolle Kriterien, mit denen sich der Erfüllungsgrad jederzeit ermitteln lässt – so werden Erfolge messbar. Klären Sie, welche Ressourcen (Budget, Zeit) zur Zielerfüllung gebraucht werden und stellen Sie diese zur Verfügung. Fixieren Sie die  Ziele schriftlich und setzen Sie Termine. Berücksichtigen Sie die Auswirkung der Veränderungen auf andere Menschen, Systeme und Organisationen.

Denken Sie daran: Der Weg ist das Ziel.