Lean Management richtig einführen

Sie sind begeistert von der Idee des Lean Management und möchten am liebsten sofort loslegen? Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem Enthusiasmus, doch wir möchten Ihnen vorher kurz zeigen, was uns in der Praxis immer wieder auffällt. Wir möchten Ihnen dabei helfen, die typischen Fehler bei der Einführung des Lean Management zu vermeiden. Gerade wenn die Umsetzung der Lean-Philosophie im Top-Down-Ansatz begonnen wird, fehlt es oft an der sorgfältigen Vorbereitung und Planung. Denn nur von der guten Idee kann so ein Projekt nicht leben.

Nehmen Sie sich am Anfang die Zeit, die im Laufe der Einführung mehrfach wieder eingespart werden kann. Nun aber zu unseren „Top Five“:

Fehler 1: Die Ziele sind nicht eindeutig definiert.
Zwar ist auch beim Lean Management der Weg das Ziel. Denn hierbei lernen Sie eine Menge an Methoden, die auch für die Zukunft Ihres Lean-Unternehmens wichtig sind. Doch das allein reicht nicht, Sie führen das Lean Management ja nicht als Selbstzweck ein. Daher sind klar umrissene und verbindliche Ziele unabdingbar. Allgemeinplätze sind zwar nicht falsch, können aber nicht verfolgt und kontrolliert werden. „Wir wollen zufriedenere Kunden.“ ist da genauso wenig aussagekräftig wie „Wir wollen die Verschwendung von Ressourcen verringern.“

Nur konkrete Ziele sind gute Ziele. Diese sind mit konkreten Zeiträumen und Einheiten messbar, um ihren Erfolg abrechnen zu können. Bei Nichterreichung analysieren Sie die Ursachen und haben so einen erheblichen Lernerfolg.

Beispiele wären da: „Wir werden die Zahl der Beschwerden in den nächsten 2 Monaten um 5 % senken“ oder „Wir werden unsere Angebote so verbessern, dass wir die Quote der erfolgreichen Angebote im zweiten Halbjahr um 10 % erhöhen.“

Fehler 2: Es hapert an der Einbeziehung der Mitarbeiter.
Leider wird oft die Wichtigkeit unterschätzt, die der Einbeziehung der Mitarbeiter zukommt. Dabei sind diese es doch, die letztendlich die Ideen umsetzen müssen. Sie sind auch diejenigen, die die Abläufe an ihrem Arbeitsplatz am besten kennen. Macht man sich diese durch Unachtsamkeit zum Gegner, wird die Umsetzung eigentlich gut gemeinter Ziele kaum gelingen. Wenn Sie dagegen nachfragen, wo der Schuh am meisten drückt, finden Sie gemeinsam gute Ansätze für erste erfolgreiche Veränderungen. Wer möglichst alle Mitarbeiter ins Boot holen kann, wird auch die Akzeptanz für weitergehende Entwicklungen erleichtern. Die sichtbaren Erfolge durch einen überschaubaren Aufwand sind übrigens auch das Mittel der Wahl, um größere Projekte einzuleiten. Wer seine Mitarbeiter zu Anfang nicht überfordert und stattdessen mit konkreten Verbesserungen aufwarten kann, ebnet den Weg zur kontinuierlichen Einführung des Lean Management.

Fehler 3: Es werden unrealistische Erwartungen geweckt.
Gerade wenn Lean Management in einer Phase der Krise des Unternehmens eingeführt wird, darf niemand Wunder erwarten. Lean Management ist keine Geheimwaffe. Neben einer Analyse der Hauptursachen kommt es darauf an, behutsam erste Veränderungen durchzuführen. Das kann durchaus ein Jahr oder länger dauern, bis sich einzelne Verbesserungen in erhöhtem Umsatz widerspiegeln.

Nachhaltige Veränderungen brauchen nun mal ihre Zeit. Das liegt nicht zuletzt daran, dass der Mensch ein Gewohnheitstier ist: Man bleibt lieber bei den gewohnten Abläufen, die man beherrscht, aber nicht mehr hinterfragt, als sich in unbekannte, gefährlich scheinende Gewässer zu stürzen. Das kostet Überwindung, die nun mal Zeit beansprucht. Wer seinen Mitarbeitern diese Zeit „gönnt“, wird schon bald die Erfolge einfahren können.

Fehler 4: Überstürzte Planung
In der ersten Euphorie kommt es aufgrund vielfältiger Ideen oft zu Planungen, die niemals alle nebeneinander erledigt werden können. Schnell macht sich Frust breit, und im Tagesgeschäft gehen die hehren Projekte in den notwendigen Erledigungen unter. Viele Projekte schlafen in so einer Phase schlicht und einfach ein und geraten in Vergessenheit. Wirksamer sind überschaubare Schritte, die neben konkreten Veränderungen auch viel zur Überzeugung der Mitarbeiter beitragen. So können Sie geschickt die Dynamik der ersten Erfolge für weitere Pläne nutzen.

Fehler 5: Mangelnde Fachkenntnisse
Gerade größere Projekte im Top-Down-Ansatz kommen nicht ohne umfangreiche Kenntnisse im Projektmanagement, in den einzelnen Lean-Methoden sowie der Einbeziehung und Schulung der Mitarbeiter aus. Diese lassen sich in gewissem Maße durch Fachbücher und Seminare erlangen. Verlassen Sie sich bei umfangreichen Vorhaben nicht allein darauf. Die Kompetenz spezialisierter Berater mit vielfältigen Erfahrungen in der Praxis diverser Unternehmen ist kaum durch Bücher zu ersetzen. Lassen Sie sich daher von professionellen Fachleuten unterstützen. Das zahlt sich schon bald in ermutigenden Erfolgen aus.