Lean Service ManagerIn – Ein Schlüsselfaktor für Lean Office

Ein Lean Service Manager begleitet und unterstützt die Führungskräfte und Mitarbeiter eines Unternehmens bei der Einführung, Umsetzung und langfristigen Etablierung von Veränderungsprozessen. Damit die neu eingeführten Prozesse auf lange Sicht erfolgreich sind, ist die konsequente und kontinuierliche Unterstützung eines Lean Service Managers erforderlich. Festgefahrene Gewohnheiten und Abläufe müssen abgelegt und eine offene, direkte Kommunikation ermöglicht werden. Ein Lean Service Manager wird hierbei auf vielfältige Art und Weise eingesetzt, beispielsweise als Begleiter von Teamentwicklungsprozessen, als Koordinator bei der Reorganisation eines Unternehmens oder als Moderator von Projektteams.

Vorteile interner Prozessbegleitung
In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen wichtiger als je zuvor wettbewerbsfähig zu bleiben. Aus diesem Grunde ist eine ständige Optimierung oder gar Veränderung vorhandener Strukturen und Abläufe notwendig. Damit derartige Veränderung erfolgreich in einem Unternehmen etabliert und sowohl von den Führungskräften als auch von den Mitarbeitern angenommen werden, ist die interne Prozessbegleitung unverzichtbar. Die Prozessbegleitung setzt hierbei auf zwei wichtige Aspekte: Transparenz und Mitarbeiterbeteiligung. Die Mitarbeiter werden bei der Gestaltung und Umsetzung neuer Abläufe aktiv eingebunden und können diese mit entwickeln. Auf diese Weise kann das Wissen und die Erfahrung der Mitarbeiter genutzt werden, um ein bestmögliches Konzept zu erstellen. Zeitgleich stehen die Mitarbeiter den Veränderungen erfahrungsgemäß mit mehr Motivation und positiver Energie gegenüber, wenn Sie zuvor an der Gestaltung beteiligt gewesen sind.

Die Umstellung und Einarbeitung in neue Strukturen braucht Zeit und Geduld. Die Mitarbeiter müssen sich hinsichtlich ihrer Aufgaben und Tätigkeitsfelder oftmals umorientieren und sich mit spezifizierte Anforderungen auseinandersetzen. Neue methodische, kommunikative und auch soziale Fertigkeiten müssen ausgebaut oder ggf. neu erlernt werden. Dieser Prozess benötigt kontinuierliche Pflege, weshalb ein Lean Service Manager hier die optimale Unterstützung darstellt.

Wann ist Prozessbegleitung sinnvoll?
Interne Prozessbegleiter können in unzähligen verschiedenen Veränderungsprojekten eingesetzt werden. Beispiele hierfür sind:

• Umstrukturierungen in Produktion und Administration
• Shop Floor Management, Office Floor Management
• Einführung und Weiterentwicklung von Teamarbeit
• Kompetenz-, Performance-, und Talentmanagement
• Lean, Lean Administration und Leankultur

Aufgaben eines Lean Service Manager
Als Prozessbegleiter stellt ein Lean Service Manager eine wichtige Anlaufstelle bei Fragen und Problemen für alle Mitarbeiter dar. Er agiert sowohl als neutrale Vertrauensperson als auch als Vermittler zwischen den verschiedenen Interessengruppen innerhalb eines Unternehmens. Zeitgleich sorgt er für die erforderliche Transparenz und ermöglicht eine offene Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Abteilungen, um die Etablierung der Veränderungsprozesse gewährleisten zu können. Zudem hilft ein Lean Service Manager beim Identifizieren und Lösen von auftretenden Problemen und Konflikten und korrigiert den laufenden Prozess in einzelnen Phasen, um so einen reibungslosen Ablauf und die stetige Weiterentwicklung zu ermöglichen.

In der Regel haben die Prozessbegleiter einen großen Einfluss auf die Mitarbeiter eines Unternehmens während des Veränderungsprozesses, indem Sie sich als Werte- und Kulturbotschafter verstehen und dafür Sorge tragen, dass alle Beteiligten sich eingebunden und verantwortlich fühlen. Es liegt somit nahe, dass Lean Service Manager als Experten für Kommunikation, Konfliktbewältigung und Zusammenarbeit fungieren und die hierfür erforderlichen Methoden einwandfrei beherrschen. Wichtig ist außerdem, dass ein Prozessbegleiter die Auseinandersetzung der Mitarbeiter mit Ihren persönlichen Sorgen, Ängsten und Hoffnungen im Hinblick auf die bevorstehenden Veränderungen vorantreibt, und diese gemeinsam mit Ihnen bespricht. Eine solch angeregte Diksussion kann bereits im Vorfeld für klare Verhältnisse sorgen, Missverständnissen vorbeugen und die Mitarbeiter entsprechend vorbereiten. Auch für die Vermittlung bei aufkommenden Konflikten zwischen Führungspersonen und Mitarbeitern ist ein Lean Service Manager bestens geeignet.

Ein weiterer Bestandteil der Arbeit als Prozessbegleiter besteht in der Übermittlung von Informationen an die Mitarbeiter sowie der Moderation und Unterstützung bei der Problembehebung innerhalb des Unternehmens. Zu beachten ist hierbei jedoch, dass die Führungskräfte des Unternehmens nach wie vor als alleinige Vorgesetzte agieren und mittels Diskussionsbereitschaft, klarer Vorgaben und der unmittelbaren Weitergabe von Informationen die Führung beibehalten sollen. Der Prozessbegleiter dient hier lediglich als Stütze und bietet Hilfestellung bei dem Ausbau von sozialen Kompetenzen und der Steigerung der Teamabeit im Unternehmen. Eine neutrale Person, die nicht in der Hierarchie eines Unternehmens steht, hat oftmals einen sehr guten Zugang zu der geamten Belegschaft und kann hier als Vermittler wahre Wunder bewirken. Die Lean Service Manager übernehmen somit zahlreiche Aufgaben und gelten daher als „Treibende Kraft“ des Veränderungsprozesses.

Zertifikatslehrgang Lean Service ManagerIn (IHK*)
In lediglich acht Trainingseinheiten möchen wir Ihnen alle wesentlichen Inhalte, Methoden und Instrumente näherbringen, die Sie bestens auf die Aufgabe eines Lean Service Managers vorbereiten und für dessen Rolle qualifizieren. Sofern Sie im Anschluss in der Lage sind, zwei erfolgreich umgesetzte Praxisprojekte vorzustellen, überreichen wir Ihnen das von der IHK Hessen anerkannte Zertifikat zum Lean Service Manager. Zögern Sie also nicht länger und melden Sie sich noch heute zu unserem Lehrgang an.