So begegnen Sie Arbeitsunterbrechungen

Die Masse an persönliche Rückfragen, Telefonanrufen oder E-Mails ist zu einem immensen, permanenten Stör- und Stressfaktor geworden. Wer meint, eine Mail oder ein Anruf sei doch eine Kleinigkeit, muss sich darüber klar werden, dass beim Empfänger jedes Mal Arbeitszeit verloren geht.

Permanente Störungen erfordern Absprachen im Team
Besonders in offenen Großraumbüros klagen Mitarbeiter häufig darüber, dass Sie ständig als Ansprechpartner verfügbar sein sollen, aber nur selten mit voller Aufmerksamkeit bei der Sache bleiben können. Störungen und Unterbrechungen am Arbeitsplatz lassen sich von den einzelnen Mitarbeitern kaum steuern oder vorhersehen, doch im Team kann und sollte man Vereinbarungen treffen, wie mit Arbeitsunterbrechungen umgegangen wird.

In den meisten Fällen resultieren Störungen aus falschen Gewohnheiten und Verhaltensweisen, die viel Zeit und Kraft kosten. Natürlich wird kein Kollege dies beabsichtigen, deshalb mag es schwierig sein, das Thema anzusprechen, ohne dass sich jemand angegriffen fühlt. Bringen Sie es dennoch behutsam zur Sprache. Mit ein wenig Fingerspitzengefühl kann es durchaus gelingen, das Bewusstsein der Kollegen zu schärfen und eine gemeinsame Lösung zu vereinbaren. Die meisten werden vielleicht sogar dankbar sein, weil es ihnen genauso geht.

Durch klare Vereinbarungen potenzieren Sie die Arbeitsleistung
In den wenigsten Fällen passieren Störungen aus böser Absicht, meistens sind die Kollegen nur unwissend oder unachtsam, weil es keine Vereinbarung im Umgang mit Unterbrechungen durch Anfragen, E-Mails und Telefonate gibt.

Damit bei den Empfängern nicht jedes Mal Arbeitszeit verloren geht, muss man sich an klare Leitlinien halten. Dabei reichen manchmal Wenn-Dann-Vereinbarungen schon aus wie: ‘Keine Anrufe zwischen 14 und 16 Uhr.’ oder im Großraumbüro: ‘Wer Kopfhörer aufsetzt, will gerade nicht gestört werden.’ Allerdings sollte jede Vereinbarung eindeutig sein., sonst geht sie ins Leere. Ein Beispiel: auf dem Stationsflur im Krankenhaus soll derjenige ans Telefon, der dem Apparat am nächsten ist. Das kann nicht funktionieren, weil man oft gar nicht weiß, wo sich die anderen Kollegen gerade befinden.

Wie werden Absprachen wirklich umsetzbar und effizient?
Die entscheidende Frage in der Studie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin zum Thema Arbeitsunterbrechungen und Multitasking lautet:
„Was macht Absprachen im Team zu guten Absprachen?“

Je konkreter der zu verbessernde Sachverhalt benannt wird, desto erfolgreicher wird die Vereinbarung.

Der zukünftige Standard beim Umgang mit störenden Situationen muss eindeutig geklärt sein.

Ein Kollege sollte die Einhaltung der getroffenen Entscheidungen kontrollieren und festlegen, wer was bis wann erledigt.

Arbeitssituationen, in denen Mitarbeiter ihre volle Konzentration brauchen, dürfen nur in absoluten Notfällen unterbrochen werden. Diese Situationen müssen klar definiert werden.