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So begegnen Sie Arbeitsunterbrechungen

„Hilfe: Schon wieder will jemand etwas… und meine Arbeit bleibt liegen!“

Arbeitsunterbrechungen sind so sehr Teil des Arbeitsalltags geworden, dass die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) ein Forschungsprojekt in Auftrag gegeben hat.
Das Ergebnis spiegelt wieder, was fast jeder kennt: Wer bei anspruchsvollen Aufgaben in der nötigen Konzentration unterbrochen wird, kommt so schnell nicht wieder hinein. Häufige Störungen lassen die Fehlerkurve ansteigen und können die benötigte Arbeitszeit für eine Aufgabe um bis zu 40 Prozent verlängern.

Die Masse an persönliche Rückfragen, Telefonanrufen oder E-Mails ist zu einem immensen, permanenten Stör- und Stressfaktor geworden. Wer meint, eine Mail oder ein Anruf sei doch eine Kleinigkeit, muss sich darüber klar werden, dass beim Empfänger jedes Mal Arbeitszeit verloren geht.


Permanente Störungen erfordern Absprachen im Team
Besonders in offenen Großraumbüros klagen Mitarbeiter häufig darüber, dass Sie ständig als Ansprechpartner verfügbar sein sollen, aber nur selten mit voller Aufmerksamkeit bei der Sache bleiben können. Störungen und Unterbrechungen am Arbeitsplatz lassen sich von den einzelnen Mitarbeitern kaum steuern oder vorhersehen, doch im Team kann und sollte man Vereinbarungen treffen, wie mit Arbeitsunterbrechungen umgegangen wird.

In den meisten Fällen resultieren Störungen aus falschen Gewohnheiten und Verhaltensweisen, die viel Zeit und Kraft kosten. Natürlich wird kein Kollege dies beabsichtigen, deshalb mag es schwierig sein, das Thema anzusprechen, ohne dass sich jemand angegriffen fühlt. Bringen Sie es dennoch behutsam zur Sprache. Mit ein wenig Fingerspitzengefühl kann es durchaus gelingen, das Bewusstsein der Kollegen zu schärfen und eine gemeinsame Lösung zu vereinbaren. Die meisten werden vielleicht sogar dankbar sein, weil es ihnen genauso geht.

Durch klare Vereinbarungen potenzieren Sie die Arbeitsleistung
In den wenigsten Fällen passieren Störungen aus böser Absicht, meistens sind die Kollegen nur unwissend oder unachtsam, weil es keine Vereinbarung im Umgang mit Unterbrechungen durch Anfragen, E-Mails und Telefonate gibt.

Damit bei den Empfängern nicht jedes Mal Arbeitszeit verloren geht, muss man sich an klare Leitlinien halten. Dabei reichen manchmal Wenn-Dann-Vereinbarungen schon aus wie: ‘Keine Anrufe zwischen 14 und 16 Uhr.’ oder im Großraumbüro: ‘Wer Kopfhörer aufsetzt, will gerade nicht gestört werden.’ Allerdings sollte jede Vereinbarung eindeutig sein., sonst geht sie ins Leere. Ein Beispiel: auf dem Stationsflur im Krankenhaus soll derjenige ans Telefon, der dem Apparat am nächsten ist. Das kann nicht funktionieren, weil man oft gar nicht weiß, wo sich die anderen Kollegen gerade befinden.

Wie werden Absprachen wirklich umsetzbar und effizient?
Die entscheidende Frage in der Studie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin zum Thema Arbeitsunterbrechungen und Multitasking lautet:
„Was macht Absprachen im Team zu guten Absprachen?“

Je konkreter der zu verbessernde Sachverhalt benannt wird, desto erfolgreicher wird die Vereinbarung.

Der zukünftige Standard beim Umgang mit störenden Situationen muss eindeutig geklärt sein.

Ein Kollege sollte die Einhaltung der getroffenen Entscheidungen kontrollieren und festlegen, wer was bis wann erledigt.

Arbeitssituationen, in denen Mitarbeiter ihre volle Konzentration brauchen, dürfen nur in absoluten Notfällen unterbrochen werden. Diese Situationen müssen klar definiert werden.

Produktiv zu sein hat weniger etwas damit zu tun, so viel wie möglich am Tag zu erledigen. Es hat viel mehr damit zu tun, schlaue Entscheidungen zu treffen – und Aufgaben richtig zu priorisieren. Intelligentes statt hartes Arbeiten ist die Devise.

Mit kleinen Schritten zu großen Ergebnissen.

1. So sorgen Sie für positive Schubkraft!
Schreiben oder lesen Sie Ihr Erfolgsjournal
Führen Sie Buch über Ihre Erfolge. Was haben Sie in der Vergangenheit schon erfolgreich bewältigt? Wer sich darauf besinnt, was er in seinem Leben schon gemeistert hat, kann daraus viel Selbstvertrauen und positive Energie ziehen. Ein persönliches Journal motiviert dazu, an frühere Erfolge anzuknüpfen.

2. Gönnen Sie sich Pausen
Legen Sie gezielt und regelmäßig Pausen ein, nur dann können Sie dauerhaft konzentriert und produktiv sein. In „Mikropausen“ schließen Sie lediglich für ein paar Sekunden die Augen, in kurzen Pausen von 5-10 Minuten kriegen Sie den Kopf frei und in längeren Pausen von 30-60 Minuten können Sie entspannen und die Batterien wieder aufladen.


3. Suchen Sie sich einen Motivator

Plaudern Sie mit jemandem, um sich frische Tipps zu holen. Es kann ein Mentor, ein Freund oder ein Mitglied Ihrer Mastermind Gruppe sein – Hauptsache, er hilft Ihnen, die Perspektive zu verändern und Ihr Vorhaben mit einer neuen Sicht auf die Dinge und mit neuer Energie anzugehen.

Sebastian Reimer
Sebastian ReimerIhr Experte für das Thema Prozessverbesserung im Büro

Zertifikatslehrgang Lean Service Manager (IHK*)

In der Qualifikation zum Lean Service Manager lernen Sie, wie Sie Lean und KAIZEN Schritt für Schritt im Büro umsetzen und langfristig etablieren können. Die Zertifizierung erfolgt durch IHK Hessen innovativ, einer Gemeinschaftseinrichtung der 10 hessischen IHKn.

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