So vermeiden Sie Aufgaben-Pingpong

Mit Sicherheit haben auch Sie diese Erfahrungen bereits machen müssen: Aufgaben, die Sie eigentlich weitergeleitet haben, landen schlussendlich wieder bei Ihnen. Dabei können Sie solche Rückdelegationen im Prinzip mit ein paar einfachen Maßnahmen verhindern. Denken Sie darüber nach, mit welchen Argumenten Ihnen die Aufgaben wieder zurückdelegiert werden und überlegen Sie sich passende Gegenargumente.

Natürlich geht es nicht darum, dass Sie Ihren Arbeitskollegen die Hilfe verweigern, vor allem in Notsituationen. Doch in vielen Fällen wird Ihre Gutmütigkeit ausgenutzt, um sich selbst von Arbeit zu befreien. Hier sollten Sie in jedem Fall einschreiten.

Rückdelegationsgrund #1: „Du kannst das besser als ich!“
Hier müssen Sie einfach ein Feingefühl dafür entwickeln, ob diese Aussage korrekt oder falsch ist. Doch selbst wenn es richtig ist, dass Sie für die Aufgabe besser geeignet sind, berechtigt das Ihren Kollegen nicht unbedingt dazu, die Arbeit bei Ihnen abzuladen. Bieten Sie ihm dafür Hilfe zur Selbsthilfe an und fragen Sie ihn

– woran seiner Meinung nach seine Probleme mit der Aufgabe liegen
– wobei er konkret Schwierigkeiten hat
– wie er selbst plant, diese Schwierigkeiten zu überwinden
– was seine kommenden Schritte wären

Dann können Sie ihm konkrete Tipps zur Erfüllung der Aufgabe geben und bei fragen zur Verfügung stehen. So vermeiden Sie, dass Sie die Aufgabe komplett übernehmen.

Rückdelegationsgrund #2: „Das ist so schwierig und ich vergesse immer, wie das funktioniert!“
In jedem Unternehmen gibt es viele Aufgaben, die sehr kompliziert sind, Spezialwissen benötigen, oder einfach sehr selten auszuführen sind und die Teilschritte damit in Vergessenheit geraten. Solche Aufgaben können dann schnell bei Ihnen landen, wenn Sie in diesem Bereich bereits Erfahrungen haben.

In diesen Fällen kann es sinnvoll sein die Zeit zu investieren, um Schritt-Für-Schritt-Anleitungen zu schreiben, die Ihre Kollegen nutzen können. Damit schaffen Sie sich nachhaltig diese Aufgabenverteilungen vom Hals und ihre Kollegen haben eine ausrede weniger.

Geht es um Spezialwissen, dass sich die Kollegen aneignen müssten, sprechen Sie mit Ihrem Chef, ob nicht eine Schulung sinnvoll wäre.

Rückdelegationsgrund #3: „Ich weigere mich!“
In vielen Fällen liegt das Problem auch daran, dass die Aufgaben im Unternehmen nicht klar verteilt sind. Oft ist nicht definiert, wer für welche Tätigkeit zuständig ist. Auch hier ist Ihr Chef gefragt, welcher die Zuständigkeitsbereiche festzulegen hat.

Regelmäßige Teambesprechungen können ebenfalls dabei helfen. Listen Sie dafür alle Aufgaben auf, die regelmäßig unerledigt bleiben, weil niemand sich dafür für zuständig hält. Verteilen Sie diese Aufgaben im Anschluss gemeinsam und legen Sie für Krankheitsfälle und Urlaube Vertretungen fest. Sobald die gesamte Gruppe zusammensitzt, ist im Vornherein klar, dass jeder Aufgaben zu übernehmen hat.

Halten Sie diese Ergebnisse im Anschluss schriftlich fest. Dann reicht allen ein Blick auf die Liste, damit jeder Kollege den zuständigen Sachbearbeiter findet. Auch so lassen sich Rückdelegationen vermeiden.