Mit einem Ablageplan den Überblick behalten

Unterlagen und Dokumente sollten in einem Unternehmen von jedem gefunden und verstanden werden. Mit einem Ablageplan sorgen Sie dafür. Dokumente sollten nicht einfach irgendwo abgelegt werden, nur damit der Desktop wieder frei ist – sie sollten strukturiert und geplant in die jeweiligen Ordner sortiert werden. Das ist das ganze 1×1 der Ablage. Der entscheidende Punkt muss dabei sein, dass jedes Dokument jederzeit von jedem erreichbar ist, wenn es gebraucht wird. Mit einem gut durchstrukturierten Ablageplan stellen Sie genau das sicher.

In unserem heutigen Artikel lernen Sie anhand unserer 5 Ablageschritte, wie Sie einen solchen Plan entwerfen und sicherstellen, dass alle Mitarbeiter damit arbeiten können.

Wozu dient der Ablageplan eigentlich genau?
Je größer die Ansammlung an Dokumenten, desto unübersichtlicher und unstrukturierter werden Ordner und Verwaltungssysteme. Deshalb ist es so wichtig schriftlich festzuhalten, wo welche Daten liegen und abzulegen sind.

Ein guter Ablageplan muss die folgenden Kriterien erfüllen:

• er muss eindeutig sein: Jede Unterlage muss einen fest vorgeschriebenen Platz im Ablagesystem finden. Es darf für andere kein Zweifel daran bestehen, wo gewisse Dokumente hingehören.
• er sollte umfassend sein: Der Ablageplan muss für alle Dokumente gelten.
• er muss flexibel gestaltet sein: Immer wieder kommt es vor, dass neue Dokumentarten zum System dazukommen. Der Ablageplan sollte daher immer leicht zu ergänzen sein.
• er muss für alle zugänglich sein: Alle Mitarbeiter müssen Zugriff auf den Plan haben, um Chaos zu verhindern.
• er sollte komplex genug sein, um möglich alle Eventualitäten zu erfassen und gleichzeitig einfach genug sein, um ihn zu verstehen.

Schritt 1: Erstellen Sie eine Liste aller anfallenden Dokumente
Verschaffen Sie sich eine Übersicht über alle Dokumente, die abzulegen sind und im Unternehmen anfallen könnten und werden. Dazu gehören unter anderem Rechnungen, Verträge, Protokolle, Berichte und alles weitere. Schnell kommt hier eine unglaubliche Menge an Daten zusammen.

Schritt 2: Definieren Sie Gruppen
Diese Gruppen aus Dokumenten können beispielsweise sein:

– Für die Geschäftsführung

– Einkauf

– Logistik

– Finanzen und steuerliches

– Marketing

– Vertrieb

– Personal

– Kunden

Schritt 3: Gruppen strukturieren
Mit den Hauptgruppen haben Sie eine erste Struktur geschaffen. Diese können Sie nun noch unterteilen und genauer definieren. Ein Beispiel:

Marketing:

– 001 Eventmarketing

– 002 Trade-Marketing

– 003 Onlinemarketing

– 004 Social Media

– etc…

Schritt 4: Standortbestimmung
Stellen Sie fest, wie der aktuelle Stand der Ablage im Unternehmen ist. In vielen Fällen wird die Antwort sein: Chaos – jeder macht es so wie er will. Gehen Sie dagegen vor und definieren Sie eindeutige Regeln. Ein Datenchaos im Unternehmen kann im schlimmsten Fall ganze Abteilungen vorübergehend lahmlegen, falls ein verantwortlicher Mitarbeiter ausfällt.

Deshalb sollte Ihr Ablageplan auch für neue Mitarbeiter ganz eindeutig nachvollziehbar sein.

Schritt 5: Schriftlich fixieren!
Fassen Sie im letzten Schritt alle Ergebnisse schriftlich in Ihrem Ablageplan zusammen. Stellen Sie unbedingt sicher, dass dieser Plan für alle im Unternehmen zugänglich ist und stellen Sie für den ersten Probelauf Nachfragen, ob alles eindeutig verstanden werden kann.