Stressfrei durch den Tag durch Pufferzeiten

Zu den wichtigsten Grundlagen der Zeitplanung gehört es, für Projekte und Aufgaben ausreichende Pufferzeiten einzuplanen. Wer seine Arbeitstage bis auf die letzte Sekunde mit Aufgaben verplant, wird sich am Ende des Tages garantiert fragen, warum er nicht alles geschafft hat.

Zusätzlich sorgt das verplanen des gesamten Tages ohne Pufferzeiten für unnötigen Stress, falls einmal etwas ungeplantes passiert. Es gilt also die Maxime: Mut zur Lücke in Ihren Zeitplänen!

Wie viel Zeit sollten Sie freilassen?

Sie sollten in etwa 40% Ihrer täglichen Arbeitszeit für Ungeplantes freihalten. Sie werden mit der Zeit selbst merken und einschätzen können, ob Sie diese Zahl langsam aber sicher ein wenig senken können, oder ob Sie in Ihrem Unternehmen sogar noch mehr Pufferzeiten einplanen müssen.

Pufferzeiten richtig ansetzen

Sie werden selbstverständlich nicht jeden Tag die gleichen Pufferzeiten benötigen, da sich Ihre Aufgaben in den meisten Fällen von Tag zu Tag unterscheiden. Versuchen Sie dabei, auf Ihre Erfahrung und ihr Bauchgefühl zu hören und planen Sie lieber ein wenig mehr Zeit als zu wenig ein. In vielen Unternehmen gibt es verschiedene Tage, an denen es erfahrungsgemäß etwas ruhiger ist. Hier können Sie mit der eingeplanten Zeit auch ein wenig großzügiger umgehen.

Bei Routineaufgaben, die Sie oft erledigen und die Ihnen leicht fallen, benötigen Sie am Ende auch weniger Pufferzeiten. Doch bei neuen Aufgaben und Projekten sollten Sie dagegen umso großzügiger planen, da gerade hier oft Unvorhergesehenes eintrifft. Generell gilt: Je größer die Herausforderung, desto mehr Zeit sollten Sie einplanen.

Wie Sie den Puffer am besten nutzen

Manchmal kann es sein, dass der Idealfall eintritt und Sie die eingeplanten Pufferzeiten entweder gar nicht oder nur zum Teil benötigen. Diese Zeiten sollten Sie natürlich nicht dazu nutzen, um Däumchen zu drehen. Hier finden Sie einige Ideen, wie Sie diese übrige Zeit am besten verwenden können:

– Prüfen Sie die erledigte Arbeit nochmals sorgfältig und optimieren Sie Ihre Ergebnisse nochmals
– Beginnen Sie stressfrei mit Ihrer nächsten Tätigkeit
– Nutzen Sie die Zeit um Dinge für Ihre Arbeit zu erledigen, die Ihnen besonders wichtig sind. Beispielsweise eine kleine Fortbildung zu einem bestimmten Thema oder das Aufräumen Ihres Schreibtisches

Die Organisation Ihrer Arbeitszeiten und der Einplanung von ausreichend Puffer ist erst der Anfang Ihres Weges zu mehr Effizienz und Effektivität im Büro. Lassen Sie uns Sie auf diesem Weg begleiten!