Wo bleibt Ihre Zeit?

Tipps zur Zeiterfassung im Büro.

Ihnen rinnt die Zeit regelrecht durch die Finger und Sie können sich nicht erklären, wo sie hin ist? Sicher ein Gefühl, das wir alle von Zeit zu Zeit kennen. Das passiert vor allem dann, wenn unser Alltag aus lauter kleinen Aufgaben besteht und unseren normalen Ablauf völlig durcheinander bringen.

Dann kommt man nach einem solchen Tag nach hause und kann sich nicht entsinnen, was man an diesem Tag eigentlich erreicht hat. Heute möchten wir Ihnen einige Tipps an die Hand gehen, wie Sie so etwas in Zukunft vermeiden.

In vielen Unternehmen wird die Firma nach geleisteten Stunden bezahlt. Deshalb ist es beispielsweise bei Kundenprojekten völlig normal, dass man seine Arbeitszeit erfasst. In öffentlichen Einrichtungen oder in der Verwaltung ist dies allerdings selten der Fall. Deshalb ist es gerade hier wichtig, sich mehr auf seine Zeiterfassung zu konzentrieren. Das schafft nicht nur Gewissheit, mit was genau man seinen Arbeitstag verbracht hat, es schult auch das Gehirn darin zu überschlagen, was zukünftige Aufgaben in etwa an Zeit benötigen werden. Das macht eine Tagesplanung in Zukunft einfacher.

Das Problem ist die Vielzahl an Aufgaben. Zum Beispiel hat eine Sekretärin eine Vielzahl an kleinen Aufgaben zu erledigen. Das macht die Zeiterfassung schwierig.

Das folgende Vorgehen wird Ihnen auch dieses Problem lösen:

Nehmen Sie den Timer Ihres Smartphones und stellen Sie ihn auf 5 oder 10 Minuten ein. Jedes mal wenn er klingelt, notieren Sie sich kurz, was Sie gerade machen. Stichpunkte reichen hier völlig aus. Am besten nutzen Sie dafür eine vorbereitete Tabelle.

So erfassen Sie beinahe automatisch mindestens 6 mal in der Stunde, an was Sie gerade arbeiten. Am Abend sehen Sie so genau, mit welchen Aufgaben Sie den Tag verbracht und welche davon am meisten Zeit benötigt haben

Die Vorteile:

Sie können so gute Argumente für sogenannte Stille Zeiten sammeln, in welchen Sie nicht gestört werden dürfen.
Sie kommen unter Umständen Aufgaben auf die Spur, die eigentlich gar nicht in Ihr Resort fallen, Ihnen aber viel Zeit rauben.
Sie erkennen einfach, ob sich bestimmte arbeiten zusammenfassen lassen.
Sie wissen genau, was Sie an einem normalen Arbeitstag alles tun.

Sebastian ReimerIhr Experte für das Thema Prozessverbesserung im Büro

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