8 typische Fehler in Meetings

Das ist zwar wirklich oft so. Doch gerade in unserer komplexen Welt sollten wir uns nichts vormachen: Nicht alles lässt sich schriftlich lösen. Nicht alles lässt sich bilateral besprechen. Verschiedene Ebenen und Hierarchien müssen eingebunden werden. Und vor allem liegt nichts am Meeting selbst, sondern an seiner Vorbereitung und Durchführung. 8 Fehler, deren Vermeidung jedes Meeting erfolgreich macht.

Fehler 1: Das Ziel ist unklar oder es gibt gar keins
Wenn bei den Teilnehmern Fragen aufkommen nach dem Sinn und Zweck einer Besprechung und ihrer Rolle dabei, ist schon etwas schief gelaufen. In der Einladung sollte klar definiert sein, worum es geht und was das Ziel dieses Meetings ist. Jedem Teilnehmer sollte vermittelt werden, was seine Rolle und sein Beitrag zur Problemlösung sein soll.

Fehler 2: Die Agenda beinhaltet zu viele Einzelpunkte
Eine effektive Vorbereitung konzentriert sich auf die wesentlichen Punkte. Lieber kürzer und konzentriert in das Meeting starten als mit einer unübersichtlichen Tagesordnung abschrecken. Wichtig ist zu wissen, ob es sich z. B. um eine Informationsveranstaltung handelt oder ob gültige Entscheidungen getroffen werden müssen. Wenn dann jedem Punkt ein festes Zeitbudget zugeordnet ist, wird die Gefahr des Ausuferns deutlich verringert.

Fehler 3: Zeitbugets werden überschritten
Wenn der Zeitplan nicht beachtet wird, ist auch seine Aufstellung für die Katz. Jeder Teilnehmer sollte die Planung unbedingt ernst nehmen und sich daran halten. So bleibt man im Rahmen und niemand nimmt dem anderen die Zeit weg. Das beginnt mit dem pünktlichen Erscheinen der Teilnehmer. Denn mit Warten werden wertvolle Ressourcen vergeudet. Manchmal helfen radikal erscheinende Maßnahmen wie das Abschließen des Raums kurz nach dem angekündigten Termin. Kurz fassen wird sich auch jeder, der keinen Stuhl vorfindet.

Fehler 4: Unvorbereitete Teilnehmer sind ein großer Hemmschuh
Jeder Teilnehmer sollte die Gelegenheit haben, sich anhand der Agenda auf die Besprechung vorzubereiten. Wird diese Vorbereitung versäumt, kann man das Treffen eigentlich abbrechen. Unvorbereitete Redner neigen dazu, abzuschweifen und um den Brei herumzureden. Die Ergebnisse sind dann auch entsprechend. Manche Sitzungsleiter haben in Erkenntnis des Problems gute Erfahrungen damit gemacht, zu Anfang eine „Study Hall“ einzuplanen. So kann jeder sich mit den Vorlagen und Memos zur Sitzung vertraut machen, um damit das Meeting zu effektivieren.

Fehler 5: Langgezogene Präsentationen
So schön Stichpunkte, Tortendiagramme und Animationen sein können, so überflüssig sind ausufernde Präsentationen, bei denen die Teilnehmer abschalten und sich mit anderen Dingen beschäftigen. Es ist weitaus zielführender, zügig auf den Punkt zu kommen. Eine gewagte These befeuert jede Diskussion stärker als eine Vielzahl bunter Folien, die gar nicht wahrgenommen werden.

Fehler 6: Fehlende Aufmerksamkeit
Auch wer nicht gerade der Redner ist, sollte darauf achten, wie er sich seinen Kollegen und seinem Chef präsentiert. Wer aus dem Fenster guckt oder mit dem Nachbarn tuschelt, ist nicht nur unhöflich, sondern hinterlässt auch einen schlechten Eindruck. Besser ist es, sich auf den Vortrag zu konzentrieren und sich Gedanken über seinen eigenen nützlichen Beitrag zu machen.

Fehler 7: Der Chef redet, das Volk lauscht ehrfürchtig
Es ist zwar nachvollziehbar, dass die Mitarbeiter dem Chef zuhören und nicht widersprechen. Doch ein solches Meeting kann tatsächlich durch eine schriftliche Direktive ersetzt werden. Es ist weitaus ertragreicher, wenn man mit einfachen Tricks dafür sorgt, dass alle ihren Beitrag leisten. Wenn die Tagesordnungspunkte jeweils von einem anderen kompetenten Mitarbeiter moderiert werden, sorgt das eher für eine lebendige Diskussion. Auch Arbeitsgruppen, deren Ergebnisse im Plenum vorgetragen werden, sind hilfreich.

Fehler 8: Es hapert an der Umsetzung der Ergebnisse
Das erfolgreichste Meeting nutzt nichts, wenn die Ergebnisse nicht umgesetzt werden. Deshalb ist es so wichtig, die Diskussionsergebnisse schriftlich festzuhalten. Dazu gehören konkrete Ziele, Maßnahmen und Verantwortlichkeiten sowie terminliche Festlegungen. Ein Ergebnisprotokoll mit diesen Festlegungen ist nicht so aufwendig, dass es nicht zeitnah nach dem Meeting verschickt werden könnte.