Der Projektalptraum „rote Ampel“

Das Ampelmodell ist einfach und birgt doch in sich erstaunliche Einsichten

Projektmanagement könnte so einfach sein – wenn nicht viele verschiedene Einflussfaktoren immer wieder den Projektverlauf bremsen würden. Das Ergebnis: Die „rote Ampel“ geht an. Das Projekt ist im Verzug und droht zu scheitern.

Das Problem geht damit los, dass die Projektphasen und die Ampelphasen des Projektes nicht klar definiert werden.

Dabei ist das Ampelmodell ganz einfach, wenn wir über Projektmanagement sprechen:

Grün: Das Projekt verläuft planmäßig
Gelb: Der geplante Fortschritt ist teilweise kritisch
Rot: Der geplante Fortschritt ist kritisch

Wir stellen jedoch immer wieder fest, dass es viele Projektmanager gibt, die viel zu zögerlich damit sind, die Projektphasen richtig eeinzuschätzen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es vor allem drei Typen von Projektmanagern gibt:

Projektmanager, die schlicht nicht wissen, wann der Projektstatus geändert werden muss und wann der Status entsprechend kommuniziert werden muss.
Projektleiter, die keine roten Ampeln in den Projekten dulden. Das führt dazu, dass Mitarbeiter oft eingeschüchtert sind und kein realistisches Bild mehr vom Projekt entstehen kann. Der Ehrgeiz der Führungskraft wird hier zur Falle für das Projekt.
Projektmanager, die das Projekt einfach nicht realistisch einschätzen können und so gut wie nie eine rote Ampel verteilen. Das führt zu einer hohen Unzuverlässigkeit des Teams.

Wir haben aufgrund dieser Tatsachen einige Tipps für Projektmanager zum Umgang mit der roten Ampel:

Definieren Sie für alle verbindlich, was die Ampelfarben bedeuten und wann diese für die einzelnen Projekteilschritte geändert werden
Wer setzt die Ampel und kontrolliert die Fortschritte?
Was wird beim Statuswechsel ausgelöst? Wer ist zuständig? Was muss unmittelbar passieren?
Welche Faktoren gehören zum einzelnen Status?
Wer gibt Entwarnung und kann den Status wieder auf grün setzen?
Wenn Sie diese Punkte beachten, dann stellt der Projektstatus für Sie und Ihr Team kein Problem mehr dar.

Sebastian ReimerIhr Experte für das Thema Prozessverbesserung im Büro

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