Das ultimative Tool zur Grundursachenanalyse

Frage 1: „Warum wurde die Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt?“
Antwort 1: „Die Kollegin aus dem Marketing hat die Daten zu spät geliefert.“

Frage 2: „Warum hat die Kollegin die Daten zu spät geliefert?“
Antwort 2:  „Sie hat die Akte mit der Anfrage erst gestern bearbeiten können.“

Frage 3: „Warum hat sie die Akte erst gestern bearbeiten können?“
Antwort 3: „Sie war mit anderen Arbeiten ausgelastet.“

Frage 4: „Warum war sie mit anderen Arbeiten ausgelastet?“
Antwort 4: „Es gab einen personellen Engpass.“

Frage 5: „Warum gab es einen personellen Engpass?“
Antwort 5: „Eine andere Kollegin ist in Urlaub, ein weiterer Kollege ist krank. Sie muss die Aufgaben für drei Personen erledigen.“

Die Lösung nach der ersten Antwort hätte sicherlich die Verbesserung der Kommunikation vorgesehen. Antwort  Nr. 5 führt zu einer völlig anderen Lösung: Die Aufgaben müssen neu aufgeteilt oder eine Aushilfe eingestellt werden.
Hat man die Ursache des Problems erkannt, gilt es, diese dauerhaft abzustellen. Eine geeignete Maßnahme ist abzuleiten und umzusetzen:

• Was ist akut zu tun, um das Problem zu beheben? -> wir bestellen ein Ersatzteil und tauschen das defekte Ventil aus
• Was ist in Zukunft zu tun, um zu verhindern, dass dieser Vorfall wieder auftritt? -> wir nehmen das Ventil in den Wartungsplan auf und sorgen dadurch für eine regelmäßige Überprüfung

Wichtig für alle Maßnahmen sind Zeitvorgaben und Verantwortlichkeiten. Beides sollte im Team festgelegt werden.