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Multitasking ist ein großer Irrtum

To-do-Listen können furchtbar stressen. Weil sie einem oft vor Augen führen, was man wieder alles nicht geschafft hat. Do so muss es nicht sein. Wer seine lange To-do-Liste in den Griff bekommen will, ohne Kunden und Mitarbeiter vor den Kopf zu stoßen oder Aufgaben unter den Tisch fallen zu lassen, kann die Methode Personal Kanban ausprobieren.

Die Methode basiert auf zwei Grundsätzen:

1. Visualisiere Deine Arbeit
2. Beschränke die Zahl der Aufgaben, die Du bearbeitest.

So funktioniert’s:

Schreiben Sie alle Aufgaben, die in Ihrem Kopf herumschwirren oder schon auf einer To-do-Liste gelandet sind, auf ein Post-it. Jedes To-do bekommt einen eigenen Zettel.
Diese Zettel kleben Sie ordentlich untereinander an eine Wand oder ein Whiteboard. So entsteht die erste Spalte Ihres Kanban-Boards.Tipp: Entscheidend ist: Sie sehen auf einen Blick, was Sie alles zu tun haben – und erkennen dabei auch gleich, welche Aufgaben möglicherweise miteinander zusammenhängen, was nicht warten kann oder was Sie eventuell delegieren können.

Wählen Sie höchstens drei Aufgaben aus, die Sie erledigen wollen. Die entsprechenden Post-its wandern in die zweite Spalte Ihres Boards: „Work in Progess“ oder „In Arbeit“.
Haben Sie eine Aufgabe abgearbeitet, landet das Post-it in der dritten Spalte Ihre Boards: „Erledigt“.
Erst dann dürfen Sie das nächste To-do aus Ihrer Aufgaben-Spalte wählen und mit der Bearbeitung beginnen. Die strikte Begrenzung hilft, sich wirklich auf die jeweilige Aufgabe zu fokussieren. Und gleichzeitig führt sie einem die eigenen Kapazitäten vor Augen – die man allzu häufig überschätzt.

Sebastian ReimerIhr Experte für das Thema Prozessverbesserung im Büro

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