Kurzformel der KAIZEN-Prinzipien

Die Kaizen-Philosophie steht für Verbesserungen von jedem, immer und überall.

Für alle, die die KAIZEN-Philosophie in der Kurzform erfassen möchten, hier eine Übersicht der wichtigsten Prinzipien:

1. Stillstand verhindern
KAIZEN heisst: alles Bestehende, jeden Ist-Zustand immer wieder in Frage zu stellen, um das, was nicht funktioniert, zu reparieren, aber auch alles, was okay ist, noch weiter zu optimieren. Alte Gewohnheiten und Denkmuster können bremsen und sogar zum Stillstand führen. Mit KAIZEN wird unser Denken wiederbelebt.

2. Echte Lösungen suchen
Das KAIZEN-Prinzip bewegt dazu, vom „Geht nicht!“ zum „Wie geht das?“ umzuschalten. Resignation passt genauso wenig zu KAIZEN wie Verweigerung. Jede Veränderung, Verbesserung oder Erleichterung kann nur wirklich gelingen, wenn man sich engagiert und diese lösungsorientierte innere Haltung auch beibehält.

3. Schuldfragen auslassen
Es ist so leicht, bei Fehlern oder Problemen die Schuld auf die äußeren Umstände oder auf andere zu schieben. KAIZEN-Fans schauen lieber vor Ort nach, was wirklich passiert, und stellen präzise Fragen: sind alle Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsplatz und den Abläufen vertraut? Gibt es klare, ablesbare Standards und die nötige Ordnung am Arbeitsplatz? Wo es erforderlich ist, müssen Vorgesetzte ohne Vorwurf korrigierend eingreifen und die Standards auf ihren Optimierungsbedarf hin überprüfen.

4. Den Weg zum Ziel erklären
Ein Knopfdruck und alles ist gut – so wünschen wir uns oft die Verwandlung vom Chaos zur Perfektion. Eine Utopie, ganz klar. Auch ein Fahrrad rollt nicht mit einem einzigen Tritt in die Pedale. Ein Verbesserungsprozess nach KAIZEN besteht aus vielen kleinen Schritten, die sich nach und nach zu einem großen, gewaltigen Ganzen von unaufhaltsamer Dynamik entwickeln können. KAIZEN ist die Philosophie der kleinen, schnellen und steten Fortbewegung.

5. Fehler sofort beheben
Abwarten oder Notizen machen, wenn Fehler bemerkt werden, ist nach KAIZEN keine Verbesserung. Warum nicht gleich das unternehmen, was eine Lösung oder zumindest eine Zwischenlösung herbeiführt? Komplexere Probleme brauchen möglicherweise einen längeren Weg und schriftliche Erklärungen, damit sie behoben werden können – auch weil dafür vielfach noch Helfer benötigt werden. Aber niemand würde einen Verletzten zur Operation bringen, ohne zuvor bereits die Blutung zu stoppen.

6. Kosten vermeiden
Wer sich mit einem Problem wirklich intensiv auseinandersetzt, findet oft eine Lösung, die keinerlei Kosten verursacht. Neue Geräte oder Technologien sollten nach KAIZEN nur dann angeschafft werden, wenn es wirklich keine kostengünstige Alternative dazu gibt. Und auch dann kann man immer nach der preiswerten Lösung suchen.

7. Schwierigkeiten als Ansporn betrachten
Hadern Sie nicht mit Problemen, sondern machen Sie sich klar, wie sehr schwierige Aufgaben die Menschen dazu zwingen, aktiv zu werden, an einem Strang zu ziehen, sich wirklich Gedanken zu machen und Verantwortung zu übernehmen. Probleme sind nach KAIZEN nicht dazu da, um ihnen ausweichen, sondern sie verlangen, sich ihnen stellen, sonst begegnen sie einem in neuer Gestalt immer wieder. Bei schwierigen Aufgaben fällt Menschen übrigens oft viel leichter eine Lösung ein als bei leichten.

8. Mit Warum-Fragen die Ursachen finden
Versuchen Sie, das nächste auftretende Problem einmal mit einer einfachen KAIZEN-Methode anzugehen. Fragen Sie mehrfach mal nach dem Warum für das Problem. Sie werden merken: wenn Sie den Schwierigkeiten erst einmal auf den Grund gegangen und auf die Ursachen gestoßen sind, wird der Lösungsweg fast von allein sichtbar.

9. Die kollektive Intelligenz nutzen
Wer anderen zuhört und ihre Ideen, Meinungen und Erfahrungen wirklich aufnimmt, kann sein Optimierungspotential verzehnfachen. Man braucht nicht immer einen Spezialisten, um Probleme zu beheben – meistens genügt es, sich mit den Kollegen auszutauschen und gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Die Ergebnisse sind oft verblüffend grandios.

10. KAIZEN leben
Dieses letzte Prinzip ist das wesentlichste: KAIZEN ist eine innere Haltung, die nie endet, nicht nur am Arbeitsplatz ist sie ein Weg. Wer KAIZEN als Lebenseinstellung verinnerlicht hat, erkennt immer wieder mit Freude, dass die Möglichkeiten für Verbesserungen unendlich sind und dass unser Leben durch die vielen neuen Impulse auch unendlich bereichert wird.

Sebastian ReimerIhr Experte für das Thema Prozessverbesserung im Büro

Zertifikatslehrgang Lean Service Manager (IHK*)

In der Qualifikation zum Lean Service Manager lernen Sie, wie Sie Lean und KAIZEN Schritt für Schritt im Büro umsetzen und langfristig etablieren können. Die Zertifizierung erfolgt durch IHK Hessen innovativ, einer Gemeinschaftseinrichtung der 10 hessischen IHKn.

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