Lean in der Administration ist eine große Herausforderung!

• Die Abläufe in der Administration sind weniger transparent und weisen weniger Standards auf.
• Deshalb ist es auch schwieriger, ihren Anteil an der Wertschöpfung festzulegen.
• Die real stattfindende Verschwendung liegt nicht so offen zu Tage.
• Die Abläufe sind nicht so einfach zu messen wie in der Produktion.
• Zeitpuffer und Bestände schaden der Effizienz der Verwaltung.
• Lean trifft in der Administration auf schwer durchschaubare und komplexe Prozesse und gestaltet sich daher langwieriger und anstrengender als in der Fertigung.

Trotzdem ist Lean in der Administration sinnvoll und trifft auf großes Potenzial.

• Außer den offensichtlichen Verbesserungsmöglichkeiten sind die vielfältigen Facetten der verdeckten Verschwendung von großer Relevanz.
• Immer mehr Aktivitäten sind dem Bereich der Gemeinkosten zuzurechnen.
• Trotzdem werden in Phasen der Rezession die Gemeinkostenbereiche nicht in gleichem Maße gestrafft wie die Produktion.
• Allgemein ist zu beobachten, dass die Positionierung der Unternehmen am Markt immer stärker von Leistungen abhängt, die nicht der Produktion, sondern der Administration zugeordnet sind.

In diesen Bereichen der Administration tritt die Verschwendung von Zeit und Ressourcen auf

• Überflüssige Informationen, die zu unproduktiven Abläufen führen
• Unerledigte Aufgaben
• Redundante Aktivitäten
• Mangelnder Informationstransfer
• Ausstehende Entscheidungen anderer Bereiche
• Aufwändige und langwierige Rückfragen
• Mangelnde Organisation und Standardisierung der Abläufe
• Ungenügende Nutzung der vorhandenen Potenziale der Mitarbeiter

So sehen die Ergebnisse aus, wenn die Grundsätze des Lean sich in der Administration durchsetzen

• Verbesserung der Effizienz in der Administration
• Kürzere Durchlaufzeiten
• Überflüssige Schnittstellen entfallen
• Höhere Verbindlichkeit und Verantwortung in der Aufgabenerledigung
• Transparente Information und Kommunikation auf Augenhöhe
• Die Kundenzufriedenheit steigt sowohl intern als auch extern
• Damit steigt auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter

Die Verschlankung der Prozesse
Hauptziel ist die Vereinfachung und Optimierung der Abläufe. Wie in der Produktion ist dazu die Einbeziehung jedes einzelnen Mitarbeiters erforderlich. Dazu gehört die effiziente Organisation der Verwaltungsarbeit durch die Durchsetzung der Firmenphilosophie, die es ermöglicht, auf sich ändernde Strukturen und Anforderungen des Marktes schnell und richtig zu reagieren. Das funktioniert auf die Dauer umso besser, je mehr die Mitarbeiter gemeinsam mit der Führung bestehende Strukturen und Prozesse hinterfragen und optimieren.

Das Schaffen struktureller Rahmenbedingungen
Das bedeutet zunächst die Analyse besonderer Komplexitätstreiber. Aufträge mit einer geringen Stückzahl erfordern einen weitaus höheren Aufwand im ganzen Unternehmen. Das kann dazu führen, dass hier keinerlei Wertschöpfung mehr stattfindet. In solchen Fällen sollte über eine Bereinigung im Vorfeld nachgedacht werden. Das trägt von vornherein zur Vereinfachung und Effektivierung bei. Außer einer solchen Betrachtung sind die Organisationsstrukturen, die Sortimentspalette sowie die erforderlichen Investitionen von Bedeutung.

Der Startschuss für die Etablierung der Lean Administration
Unter dem Leitstern der Erfüllung der Anforderungen der Kunden und des Marktes gilt es sich über die vorhandenen Potenziale klar zu werden. Je klarer das Wissen definiert ist über

• die angestrebten Ziele,
• die Prozesse, die optimiert werden sollen,
• die Methoden, die Lean Management zur Verfügung stellt,

desto erfolgreicher kann dieses bei der Kommunikation über die Umsetzung verwendet werden.

Erstaunliche Fortschritte mithilfe von Lean Administration sind statistisch belegt.
Wir haben in unseren Seminaren zum Lean Management eine Studie des Fraunhofer IPT vorgestellt. Hauptergebnis der Studie ist, dass in den untersuchten Unternehmen durch die Implementierung des Lean Management eine Erhöhung der Effizienz um 34 % erreicht worden ist. Das kann sich im betrachteten Zeitraum von nur zwei Jahren wahrlich sehen lassen.

Zu erreichen ist diese durch optimal gestaltete Abläufe, die täglich gelebt werden. Sowenig Schnittstellen wie möglich, transparente Kommunikation und (selbst)disziplinierte Teamarbeit sind die Eckpunkte einer täglichen Verbesserungskultur. Die kontinuierliche Durchführung eines exakten Performancemanagement gewährleistet die Aufdeckung von Mängeln und damit eine stetige Optimierung.