5S
Effizienz im Büro durch die 5 S Methode
5 S: Das sind fünf Grundsätze, die sich durch die Benennung mit mit S beginnenden um so leichter einprägen. Es handelt sich um fünf einfache Prinzipien, deren Einhaltung für viele von uns aber so furchtbar schwierig ist.
S wie Sortieren
Sortiere Deinen Arbeitsplatz. Papierstapel, in denen man nichts findet, leere Kaffeebecher, 10 Stifte, Locher, Lineal und Stempel. So sieht es leider auf vielen Schreibtischen aus. Schmeiße weg, was nicht mehr gebraucht wird, lege erledigte Vorgänge ab und frage Dich dabei, ob eine Papierablage überhaupt erforderlich ist. In mindestens 50 % der Fälle erweist sich, dass die wesentlichen Bestandteile elektronisch gespeichert und besser sortiert. Arbeitsnotizen gehören in den Schredder, so spart man Raum für überflüssige Ordnermeter und Zeit für aufwendige Sucherei und erobert die Übersicht über seinen Schreibtisch zurück. Gleichermaßen sollten auch nur die notwendigsten Schreibmaterialien auf dem Arbeitsplatz Platz haben.
S wie Systematische Ordnung
Um jederzeit effektiv und effizient arbeiten zu können, ist eine systematische Ordnung erforderlich. Was Du ständig brauchst, gehört in die unmittelbare Reichweite. Wie in einem Cockpit rücken die unwichtigeren Dinge weiter weg. Was wirklich selten benutzt wird, gehört in die Schublade oder in den Schrank. Eine Unterscheidung zwischen Arbeitsakten, Archivakten und Nachschlagewerken verdeutlicht auch den bewussten Abstand zum Büroarbeiter. Nach dem Cockpitgedanken habe ich alles Wichtige in unmittelbarer Reichweite. So erspare ich mir aufwendige Suchen und trage zu erhöhter Effizienz bei.
S wie Sauber halten
Für den eigenen Arbeitsplatz ist jeder selbst verantwortlich. Vorausgesetzt, dass das erste S umgesetzt ist, wird das auch nicht schwierig. Denn die Papierstapel sind ja schon verschwunden und bilden sich nicht erneut. Wenn dann noch die Schränke und Schubladen bereinigt und sauber sind, ist viel gewonnen. Darüber freut sich auch das Reinigungspersonal, das nun nicht mehr um schwankende Stapel herum putzen muss.
S wie Standardisieren
Ein ganz wichtiger Punkt in einer Abteilung oder einem Team ist die Standardisierung. Hier geht es darum, den effizientesten Weg zu definieren, wie einzelne Prozesse abzuwickeln sind. Dieser muss in eindeutigen und für jeden Beteiligten nachvollziehbaren Abläufen und Regeln festgehalten werden. Eine Dokumentation, die jederzeit verfügbar und allen bekannt ist, schafft Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit. Auch die Ablage lässt sich nach den gleichen Prinzipien organisieren.
S wie Selbstdisziplin
Zur erfolgreichen Optimierung der Büroprozesse gehört ein gutes Maß an Selbstdisziplin. Einmal bestehende Regeln müssen eingehalten werden. Trotzdem ist eine ständige Überprüfung der eigenen Arbeit notwendig. Geändert werden darf allerdings jeweils nur in Kommunikation mit dem Team. Wer keine Fehler von anderen annimmt und selber Fehler vermeidet, nützt dem gesamten Team am besten.
Das 5 S Programm leben
Die Führungskräfte sind die ersten, die sich nach den 5 S richten sollten. Ein kontinuierliches Erweiterung der Kompetenzen und die stetige Optimierung sind eine Daueraufgabe, die nach der Einführung weiter besteht. Je nach Ausgangssituation dauert die Einführung zwischen ein paar Tagen und mehreren Wochen. Nach eventuellen Anstrengungen zu Anfang wird jeder Beteiligte die Vorteile für die tägliche Arbeit erkennen.
Die 5 S Checkliste
Einführen
Das 5 S Programm ist keine Einmalaktion, sondern ein Konzept. Die Einführung verlangt daher eine sorgfältige Kommunikation und das Einhalten der gelernten Regeln durch Management und Angestellte.
Schulen
Eine kontinuierliche Fortbildung und Schulung der Mitarbeiter hilft bei der dauerhaften Akzeptanz der 5 S Methode. Denn so werden immer wieder neue Impulse gesetzt, die dem gesamten Team nutzen.
Wiederholen
Nach der ersten Einführung sollte stark darauf geachtet werden, dass die gewonnenen Erkenntnisse immer wieder angewendet werden und als selbstverständlich eingeübt werden. Das schützt auch vor einem Rückfall in überholte Verhaltensweisen.
Vorsicht vor Überregulierung!
Wenn die Entwicklung von Regeln und Prozessen ein zu starres Korsett ausbildet, kann diese Überregulierung jedes Details zu einer Bürokratisierung führen, die nicht das Ziel des Konzepts ist. Es geht vielmehr darum, Fehlentwicklungen zu korrigieren zur Erleichterung und Effektivierung der Arbeit.